Применение мировых информационных ресурсов в менеджменте

К сожалению, все описания существующих информационных систем страдают серьезным недостатком: часто определить, есть ли в этой системе нужная информация можно лишь после того, как вы стали ее подписчиком и уже провели поиск в интересующей вас БД. Естественно, что при этом появляются определенные финансовые обязательства перед Вендором. Чтобы узнать, о чем рассказывает та или иная книга или статья, ее нужно прочитать. Аннотации бывает недостаточно. Поэтому, во избежание непроизводительных затрат, целесообразно обращаться к специалистам по информационному консультированию.

Разработка стратегии поиска

На этом этапе следует, прежде всего, выбрать БД или файлы (во всех крупных информационных системах база данных называется файлом), в которых целесообразно искать требуемую информацию и которые доступны в рамках применяемой онлайновой системы. Здесь помогают справочно-информационные материалы с описанием структу­ры файлов и их предметного наполнения. Их обычно предоставляет Вендор после заключения контракта.

Затем следует наметить основные шаги информационного исследования и последовательность их выполнения (т.е. разработать стратегию поиска). Это наиболее сложная задача, требующая знания структуры и содержания файлов, методов работы с документами или записями, из которых состоит файл, знания ценовых факторов (формы контракта с Вендором). Далее необходимо по каждому шагу составить задание на поиск (см. ниже), конкретизировать составленный стратегический план в командах поисковой системы, используемой на Host-компьютере для поиска информации. Фактически разработанная стратегия поиска позволяет сделать понятными поисковой системе вербализованные и алгоритмизированные информационные потребности пользователя.

Это своего рода информационный фильтр. Всю эту работу необходимо выполнить, не соединяясь с Host-компьютером. После этого можно приступать непосредственно к решению задачи. Чем тщательнее была проведена подготовительная работа, тем точнее будут полученные результаты и тем меньше времени и средств будет затрачено на ее решение.

Стандартный формат задания на поиск имеет следующий вид:

Таблица №2

В LEXIS -NEXIS библиотека - это несколько десятков или сотен файлов, объединенных по тематическому признаку. В файл включена информация или из одного информационного источника, например, газета "The New York Times" с 1982 года, или, как в случае файла PROMT, информация из полутора тысяч информационных источников. Границы между файлами или библиотеками размыты, что создает как некоторое неудобство, так и гибкость при работе с системой. Файлы состоят из документов, а те, в свою очередь, из сегментов или параграфов.

В QUESTEL-ORBIT нет разделения на библиотеки. Пользователь работает только с файлами. При этом файл в QUESTEL-ORBIT почти всегда содержит практически все информационные источники по проблеме. Например, файл CAS - Chemical Abstract Services включает в себя все статьи, доклады на конференциях, пресс-релизы компаний и тому подобную информацию, связанную с научными и коммерческими вопросами химии. Всего CAS обрабатывает более 9000 информационных источников. В QUESTEL-ORBIT файл состоит из записей.

Перечень библиотек, файлов, их полные и сокращенные имена, сведения о том, какого рода информация входит в тот или иной файл, содержатся в специальных справочных руководствах. Эти руководства пользователь получает от компании, с которой он заключил контракт на информационное обслуживание.

Рассмотрим теперь последний компонент задания на поиск - поисковый запрос. В поисковом запросе формулируется и записывается по определенным правилам концепция поиска. В общем случае концепция поиска представляет собой достаточно сложное образование. Главным (иногда единственным) элементом концепции поиска и соответственно поискового запроса является ключевое слово или сочетание слов, которые определяют эту концепцию. Слова или их сочетания должны с боль­шой степенью вероятности содержаться в тексте искомого документа.

Так, например, запись поискового запроса в виде software инициирует поиск всех документов, содержащих этот термин (software-программное обеспечение), а по запросу lazer (laser) technologies будет осущест­вляться поиск документов, где упоминаются лазерные технологии.

Для того, чтобы составить задание на поиск, необходимо владеть английской терминологией, характерной для данной предметной области, знать точные английские эквиваленты ключевых слов и понятий, которые будут использоваться при поиске необходимой информации. Например, интересуясь такой темой как "запоминающие устройства для ЭВМ" вам надлежит применять термины, принятые в английском языке для этого понятия - "memory" и "storage". При этом следует определиться, какой из них подходит для вашего случая. Точный выбор ключевого слова - непростая задача. В большинство баз данных документы (записи) поступают из многих источников, а в разных регионах (странах) разными авторами публикаций для воспроизведения одного и того же понятия могут быть использованы отличные друг от друга термины. Для облегчения этой задачи в некоторых онлайновых системах (LEXIS-NEXIS) применяются встроенные вспомогательные словари и тезаурусы, в других (QUESTEL-ORBIT) - реализована возможность просмотра словаря файла.

Важным инструментом для формулирования поисковой концепции являются знаки логических операций "and" (и - логическое умножение) и "or" (или - логическое сложение), которые служат для соединения двух или нескольких ключевых слов или концепций. Поясним их использование на примерах.

Поисковый запрос "small business" (малый бизнес) and "investments" (инвестиции) вызовет поиск документов (записей), в которых упоминаются оба записанных слова.

Запрос "small business" and "Petersburg or Moscow" приведет к поиску документов, в которых наряду со словами "малый бизнес" будут также встречаться название городов "Санкт-Петербург" или "Москва". Таким образом, с помощью <and> можно уточнить поиск, сузить его область, а по операции <or> расширить ее.

Кроме вышеперечисленных операций <and> и <оr> в поисковых запросах используются и другие средства, например, операция контекстной близости W. Эти операции составляют ядро любой поисковой системы и зна­ние их уже достаточно для решения широкого класса задач. По мере того, как приобретается опыт, можно использовать более сложные элементы поисковых систем, позволяющие различать единственное и множественное число, строчные и заглавные буквы, контролировать частоту появления ключевых слов в документе, проводить статистический анализ и перекрестный поиск.

 Скачать реферат