Коммуникации в организации

Введение

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники ап­парата управления, являются жизненно важными связующими зве­ньями между руководителем и его подчиненными, между руководи­телями одного уровня, между организацией и внешней средой. В по­вседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников — вышестоящих руководите­лей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, по­ставщиков и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатывае­мой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и при­нимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения по­ставленных целей.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодей­ствие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи све­дений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители раз­вивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необ­ходимую информацию на всех уровнях управления.

Целью моего реферата является, изучение того, как организационные коммуникации действуют на практике.

Задачами являются изучение того, как связаны коммуникации с деятельностью служащих в организации, какую роль они играют в организации, как ими можно управлять.

В моем реферате я буду изучать организационные коммуникации на примере организации, которая называется ОАО «Петролеспорт».

Главной трудностью при написании моего реферата является изучение практической части материала, т.к. я имею не достаточно информации о собственном предприятии.

Значение коммуникаций

Коммуникации важны для руководителей по следующим причи­нам:

1) руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75—95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучше­нии данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы для эффективности управления;

3) коммуникации необходимы для утверждения авторитета и вы­ражения воли руководителя;

4) хорошо налаженные коммуникации, содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах дея­тельности[1].

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмо­циональное выражение и передача информации. С помощью ком­муникативности осуществляется контроль поведения членов груп­пы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работни­ка, например, просят привести свои действия в соответствие со стра­тегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работ­ников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д.

Для большинства людей их работа является первичным источни­ком социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осу­ществляется в группе, является механизмом, с помощью которого чле­ны группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работ­ников и позволяет реализовывать социальные потребности. Сущест­венное значение имеет и функция коммуникативности, которая свя­зана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предо­ставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентифи­кации и оценки альтернативных решений[2].

Определение коммуникации и ее средства

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточ­ненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвя­зи между используемыми символами; прагматика коммуникаций свя­зана с их результативностью и эффективностью при достижении оп­ределенных целей.

Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации: 1) несловесные персональные[3]: эти коммуникации очень важны в деловом общение, т. к. именно по выражению лица человека, по его мимике и жестам можно сказать о чем на самом деле думает человек, что он хочет сделать. В организации, в которой я работаю были организованы специальные курсы. На этих курсах людей обучали тому, как нужно правильно двигаться, правильно смотреть. Объясняли, какой взгляд что означает. Взгляд человека очень о многом может сказать, это очень важно в деловых переговорах. Поэтому, наша организация наняла психологов, которые для всех желающих (за счет организации) проводили лекции по поводу того, как нужно себя вести на деловых переговорах. Также в организации проводились деловые игры. 2) словесные устные: грамотная и хорошо построенная речь, речь в которой приводятся доказательства своей точки зрения также очень важна в деловых переговорах. Существуют всевозможные психологические словесные приемы, с помощью которых можно воздействовать на людей. Организация, в которой я работаю, заключила договор с трейнинговой компанией. В связи с этим договором, трейнинговая компания провела курс лекций, на которых обучала сотрудников ОАО «Петролеспорт» навыкам делового общения. Это являлось необходимым, т.к. сотрудникам данной компании каждый день приходится общаться с поставщиками, клиентами и наконец, друг с другом. 3) письменные персональные[4]: такой вид коммуникаций позволяет руководителю всей компании и руководителю отдела издавать формальные приказы, с помощью которых можно влиять на подчиненных. Например, в моем отделе при введение каких-либо новых правил или норм работы, мой начальник издает письменный приказ. Этот приказ может касаться как одного сотрудника, так и всего отдела. 4) письменные групповые внутри организации и за ее пределами: т.к. моя организация – это открытое акционерное общество, можно сказать, что те распоряжения, которые отдает генеральный директор по отношению к акционерам данной компании можно отнести к письменным групповым внутри организации и за ее пределами. На современный подход к коммуникациям в большой степени повлияло развитие ки­бернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решения.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из эле­ментов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики уп­равления считают, что формы, в которых осуществляются коммуни­кации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) ин­формации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифров­ки и получения информации, а также значение обратной связи.

 Скачать реферат