Информационная поддержка руководителя

Для оценки организации информационных потоков используют несколько путей:

1. Формализованное изучение. Каждый документ представляет собой совокупность реквизитов, на основе чего строится информационная модель, выявляются дублирование и избыточность.

2. Экспертная оценка. С помощью специальных вопросников выполняется оценка документов, сообщений персоналом.

3. Статистическая оценка. Совокупность однотипных документов обобщается по фактическим показателям: времени движения, насыщенности, стабильности и т.п.

4. «Запуск птички». По оцениваемому информационному потоку запускается контрольный документ. По нему контролируется график движения, состав выполняемых работ.

5. Накапливание «сбоев». Выявляется статистика ошибок и сбоев по срокам в потоках информации.

Группой экономического анализа ФГУП «ХЗ «Планта» было проведено исследование степени удовлетворенности предприятий Уральского региона информационным обеспечением. В анкетировании принимали участие 28 предприятий.

Степень удовлетворенности информационным обеспечением служб опрашиваемых предприятий было оценено по 5-балльной шкале. 50 % респондентов ответили, что их службы хорошо обеспечены информацией, 46,5 % респондентов удовлетворены информационным обеспечением своей службы и 3,5 % респондентов недостаточно удовлетворены информационным обеспечением (иллюстр. материал 4).

Оценка соответствия информационного потока объективной действительности и количество посторонней информации также давались по 5-балльной шкале. В результате группы респондентов, отмечающие соответствие содержания информационного потока с небольшими неточностями и в равной степени присутствие точной и неточной информации, разделились поровну и составили соответственно по половине опрошенных.

Присутствие посторонней информации и создание помех в информационном потоке отмечают 14,3% респондентов. Постоянное наличие посторонней информации отмечают 39,3% респондентов. На эпизодическое присутствие посторонней информации указывают 42,8% опрашиваемых. 36% респондентов указывают на полное отсутствие посторонней информации в информационном потоке (иллюстр. материал 5).

Предприятия применяют различные виды носителей информации. 93% предприятий используют бумажные носители информации, 32% — магнитные. 78% — электронные (иллюстр. материал 6). На многих предприятиях параллельно используются несколько носителей информации.

Анализ удовлетворенности информационным обеспечением служб опрашиваемых предприятий в зависимости от выполняемых ими функций не позволил получить однородную картину.

Результат оценки потребности поступления информации показал, что поступление информации через равные промежутки времени удовлетворяет 11 % респондентов, поступление информации по мере возникновения необходимо 32 % опрошенных, а 57 % респондентов отмечают необходимость поступления информации в режиме реального времени (иллюстр. материал 7).

Известно, что предприятия используют несколько каналов передачи данных, как во внешней среде, так и во внутренней, поэтому респонденты указывали несколько вариантов ответов. В результате 46,4 % опрошенных указали, что пользуются услугами курьера, 64,3 % – услугой почтовой связи. Телефоном для передачи данных пользуются 85,7 %, этот канал до сих пор остается наиболее распространенным, радиосвязь для передачи информации используют 28,6 %, факс – 82,1 %. Электронную почту применяют 75 % респондентов, а локальную сеть для обмена информацией используют 71,4 % предприятий (иллюстр. материал 8).

67,9 % респондентов указали, что управленческие решения принимаются согласно четкой процедуре, утвержденной на предприятии, а 32,1 % респондентов отмечают, что каждый руководитель подразделения «проталкивает» свои решения самостоятельно по хаотичной схеме.

При этом среди специалистов тех предприятий, на которых управленческие решения принимаются согласно четкой процедуре, возможность утверждения документа за день отмечают 21,1 % респондентов, шанс утверждения документа за два дня отмечают 26,3 % респондентов, в течение трех дней документ утверждается по мнению 36,8 % опрошенных, в течение четырех дней – 10,5 % опрошенных и 5,3 % – пять и больше суток (иллюстр. материал 9). Среди специалистов тех предприятий, на которых управленческие решения «проталкиваются» по хаотичной схеме, 34 % респондентов указывают, что необходимо затратить три дня на утверждение документа, 10 % респондентов затрачивают четыре дня на утверждение решения и свыше пяти дней затрачивают на утверждение документа 56 % респондентов (иллюстр. материал 9). Таким образом, прослеживается зависимость эффективности управленческих решений и скорости их принятия от эффективной организации информационного обмена.

Эффективность информационных потоков, их организация, а также загруженность информационных каналов напрямую зависят от количества замкнутых связей (связи со смежными подразделениями), приходящихся на подразделения предприятия. Известно, что если на структурное подразделение приходится более семи замкнутых связей, то снижается эффективность его работы из-за перегрузки большим объемом информации.

20 % респондентов указывают на одну замкнутую связь, приходящуюся на их подразделение, более 2-3 замкнутых связей отмечают 12 % респондентов, свыше 4-5 замкнутых связей – 16 % и 52 % опрошенных отмечают, что на их подразделение приходится более 7 замкнутых связей (иллюстр. материал 10).

Выводы и предложения

Развитие бизнеса и информационных технологий, с одной стороны, привело к существенному увеличению объема накапливаемых сведений, а с другой – повысило их ценность. Сегодня ядром информационной системы любого предприятия является корпоративное хранилище данных. К ее функционированию предъявляются жесткие требования. Нужно обеспечить высокую скорость доступа к информации, ее сохранность в случае катастроф и т.п.В последнее время резко увеличилось число компаний, осознающих необходимость модернизации и усовершенствования существующего корпоративного хранилища данных таким образом, чтобы оно стало инструментом управления бизнесом и его анализа. Но внедрение информационных систем в РФ проходит не столь гладко как в США, где корпоративные информационные системы позволяют значительно снизить затраты и увеличить эффективность работы предприятий.Как показало исследование приведенное в пункте 3.2 на российских предприятиях неважное информационное обеспечение, т.к. 1) только половина респондентов ответили, что их службы хорошо обеспечены информацией; 2) 60,7 % подтвердили наличие и использование автоматизированных систем управления и обработки информации. По моему мнению, необходимо «исправлять ошибки» и внедрять автоматизированные информационные системы. Они значительно повысят конкурентоспособность предприятий. Кроме того, предоставят возможность:1) автоматизировать производственные процессы, что сократит издержки;2) оптимизировать бизнес-процессы;3) пространственного позиционирования, что важно, прежде всего, для транспортных компаний;4) повысить качество, объем и доступность материалов, необходимых для оценки конкурентоспособности и принятия решений;5) преодолевать географические барьеры общения.Внедрение инноваций в деятельность предприятий не может ограничиваться только применением передовых информационно-коммуникационных технологий. Необходимо продумывать комплекс мер по достижению целей долгосрочного развития предприятий.