Закон информированности-упорядоченности

Задача субъекта управления в ИСУ заключается в следующем:

• отделить ценную информацию от «шумов»;

• выделить из информации наиболее важную часть, позво­ляющую анализировать текущее состояние объекта управ­ления и выработать правильное решение.

Большое значение имеет работа со слухами. В типичный пе­речень тем для слухов входит следующая информация:

• предстоящие сокращения;

• новые дисциплинарные и экономические меры наказания;

• изменения в структуре организации;

• грядущие кадровые перемещения и повышения;

• подробности споров руководителей;

• подробности личной жизни руководителей.

Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превра­титься в дезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных. Для работы со слухами существует два основ­ных метода:

· воспитание лояльных сотрудников и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распростране­ние несанкционированной бытовой информации;

· информирование работников об интересующих их вопро­сах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д.

Управление информационным процессом, связанным со слухами, существенно улучшает микроклимат в коллективах и в компании в целом.

Характеристики управленческой информации

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Рассмотрим подход к этим характеристикам.

Объем информации должен рассматриваться с двух сторон — как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), времен­ного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, теку­щего состояния объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта). Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

· информационная избыточность,

· субминимальный уровень,

· недостаток информации (информационный голод).

Информационная избыточность об объекте управления по­вышает качество решения, однако увеличивает время на приня­тие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности,

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных эко­номико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Моно­полизация проявляется в двух направлениях:

• засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;

• стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социаль­ного и материального статуса.

Выход должен быть в демократизации информационных процессов, т. е. в широком доступе к интересующей информа­ции через различные каналы всех заинтересованных лиц.

Субминимальный уровень информации — это минимально-полный объем информации для конкретного человека, при ко­тором он может принять обоснованное управленческое решение, Естественно, этот уровень — величина субъективная и его сле­дует подстраивать под конкретного человека. Технология опре­деления этого минимума должна учитывать индивидуальность человека. В этой связи концепция построения автоматизирован­ных рабочих мест (АРМ) может хорошо реализовать данный уровень информации.

Методика оценки уровня объема воспринимаемой человеком информации основана на экспертных методах.

Современные руководители частных организаций (они же и владельцы) постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику?

Достоверность во многом зависит от методики документо­оборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, пере­даче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже. Достоверность может быть искусственно по­вышена в результате обработки большего, чем обычно, объема информации по эффективным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно полу­чить, обрабатывая информацию с доверительным и даже с нега­тивным уровнем достоверности.

Ценность информации характеризуется снижением уровня за­трат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие пра­вильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня:

· нулевой,

· средний (сокращение уровня затрат или повышение при­были более чем на 10%),

· высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза),

· сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость. Нулевую ценность имеет информа­ция, повторяющая известные характеристики объекта управле­ния или представляющая ненужные для принятия решения ха­рактеристики. Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к рабо­те специалистами. Высокую ценность представляют имитацион­ные модели организаций, позволяющие руководителю правиль­но предусмотреть возможные последствия реализации при раз­личных вариантах решения. Сверхвысокую ценность представ­ляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Иногда сверхценная инфор­мация имеет криминальный источник.

Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, преду­преждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то по­лезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринима­ется.

Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации относится к искусству управления. Со­временной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр).

Открытость информации — это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня от­крытости информации:

· секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использо­вание.

 Скачать реферат