Анализ особенностей работы кадровой службы

· Журнал учета исполнительных листов

· И другие.

Другой особенностью в деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является способ хранения документации.

Хранению непосредственно в отделе кадров Университета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.

Особенностью является то, что документы на сотрудников профессорско-преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Университета, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.

Личные дела заводятся не на всех сотрудников Университета, а только на ведущих работников профессорско-преподавательского состава, руководящие должности управленческо-вспомогательного состава и сотрудников администрации.

Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».

Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.

На всех остальных работников Университета, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.

Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив Университета. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел Санкт-Петербургского государственного политехнического университета включает в себя следующие разделы:

1. Приказы и инструктивные письма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами. Копии.

2. Приказы ректора университета по личному составу. Копии.

3. Основания к приказам по личному составу.

4. Положение об отделе кадров.

5. Должностные инструкции сотрудников

6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.

7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.

8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.

9. Личные дела.

10. Личные карточки преподавателей и сотрудников университета.

11. Списки профессорско-преподавательского состава, научных работников, административно-управленческого персонала.

12. Учетные карточки научных работников, специалистов с высшим и средним специальным образованием.

13. Документы о предоставлении работников университета к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов).

14. Заявления о приеме на работу по совместительству.

15. Графики отпусков, заявления на отпуск.

16. Трудовые книжки преподавателей и сотрудников университета.

17. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.

18. Документы для служебного пользования.

19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.

20. Описи на дела, сданные в архив.

21. Акты об уничтожении дел.

А также некоторые другие.

Изучив основные положения номенклатуры дел Университета, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

Для упрощения работы с документами в кадровой службе Санкт-Петербургского государственного политехнического университета используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствует система под названием «Радость кадровика». Эта система позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.

Система предоставляет работникам отдела кадров следующие возможности:

· Оперативный доступ к информации о кадровом составе.

· Получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека.

· Подготовка и издание приказов.

· Изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях.

· Подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов.

· Все сведения хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

Однако программу «Радость кадровика» нельзя назвать идеальной. Эта система хоть и проверенная временем и уже довольно привычная для сотрудников отдела кадров Университета, но тем не менее морально устаревшая для современного уровня развития автоматизированных технологий. Для учета, регистрации документов и хранении информации можно порекомендовать более новые и усовершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS (Electronic Document Management Systems). Что касается систем, предназначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не стоит на месте. Расширенными функциональными возможностями и самыми последними разработками обладают "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализ основных направлений деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе:

1. В основе работы кадровой службы Университета стоит разделение состава его сотрудников на профессорско-преподавательский состав и управленческо-вспомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадрового делопроизводства.

 Скачать реферат