Информационная система и организация

Введение. Информационная система и организация.

Существует ряд основных вопросов, с которыми общество сталкивается постоянно: эффективность, конкуренция, безработица, качество жизни и т.д. Применение ИС – это один из путей решения таких проблем, так как технология радикально меняет и технологический процесс, и окружающую среду. Однако не всегда можно предсказать последствия применения ИС. Ввиду того, что все части организации взаимосвязаны, изменение в одной части неизбежно ведет к изменению в другой, поэтому факторы, влияющие на взаимодействие организации и ИС, включают в себя и политические, и структурные, и культурные, и природные ресурсы и т.д.

Взаимодействие информационной системы и организации обычно происходит на двух уровнях (кроме того, что оно может быть как положительным, так и отрицательным):

Ø микроуровне, который выражается во влиянии на отдельных индивидуумов и их работу, а также на работу отделов;

Ø макроуровне – на всю организацию, отрасль и общество в целом.

Мы должны понимать, что массовый потребитель не подготовлен в современных экономических условиях к восприятию информационных технологий и информационных систем как средства решения его важнейших проблем в бизнесе. Современные средства используются узкими группами лиц. При этом действуют две тенденции в стоимостном аспекте функционирования информационной системы.

С одной стороны, развитие технологий снижает затраты на создание информационной системы. А с другой - стоимость информационного обслуживания растет в связи с высокой стоимостью квалифицированного труда.

Как организация воздействует на информационную систему?

Менеджеры решают вопросы роли ИС в организации, кто и как будет управлять ИС, прямо или косвенно она будет воздействовать на решения.

Причины построения ИС можно подразделить на два вида внешние (повышение стоимости труда и других ресурсов, изменение политики государства) и внутренние (организационная стратегия, культура, ценности).

Управленческие решения по поводу роли ИСЧ в организации обычно принимаются на основе экономической и стратегической необходимости ИС. Часто очень сложно подсчитать пользу от введения ИС в стоимостном выражении, поэтому такое решение особенно важно; кроме того, не всегда система работает так, как планировалось, причина чему – опять же влияние организации.

Управленческие решения относительно роли информационной системы.

Место ИС в организационной структуре.

Управленцы должны решить, кто будет разрабатывать, устанавливать и управлять ИС, которая для своей корректной работы требует специалистов, специальный отдел в организации. Кроме того, важно решить, кто будет конечным пользователем, решить вопрос о степени децентрализации управления системой, кто отвечает за доступ к данным и их расположение.

Существует ряд решений, имеющих преимущества и недостатки. Одно из них – степень централизации. Это очень индивидуально. Возможно два подхода: централизованное и децентрализованное расположение ИС.

Владение данными.

Вопрос об ответственности за данные и авторство тесно связан с вопросом о том, где располагается отдел ИС. При централизованном расположении значение данных хорошо осознается, они защищаются, но иногда недоступны. Бизнесу нужна информация, а не данные. Децентрализованный подход имеет свои проблемы. Функциональные отделы владеют различными данными, но существует множество вопросов безопасности и сохранности.

Структура отдела ИС может быть самой различной в различных организациях. В организации реально существуют только те подотделы, которые удовлетворяют деловым потребностям. Структура отдела ИС также зависит от различных факторов, включая организационную структуру, стратегию, степень децентрализации, авторство, культуру и т.д.

Отдел ИС может быть подразделен на следующие подотделы:

Ø операционная группа, ответственная за работу и поддержку аппаратных средств и прикладного обеспечения, телекоммуникации и сети, состоящая из компьютерного оператора, обслуживающего персонала, специалиста по охране данных, системного программиста, системного аналитика, телекоммуникационного менеджера;

Ø группа создания приложений, которая отвечает за создание новых ИС, состоящая из программистов, системного аналитика, проектных менеджеров;

Ø центральная информационная группа, которая отвечает за поддержку конечных пользователей.

Влияние информационной системы на организационную структуру.

В этом вопросе гораздо больше теории, нежели реальных данных и приемлемых находок, поэтому мы здесь будем говорить не о тенденциях, а о предположениях, теоретических моделях.

Первые исследования указывают на то, что, прежде всего ИС сокращает число менеджеров средней руки, так как проанализированная информация может поступать уже непосредственно главному менеджеру. Но современные исследования критикуют эту теорию. Они говорят о том, что нельзя забывать о других функциях менеджеров, которые не могут управляться ИС, и что подобное влияние – это всего лишь одно из многих, и говорить о нем как о тренде не имеет смысла. Теоретически ИС может уменьшить средний уровень иерархии, но увеличивает при этом высший, улучшая обратную связь.

Другие теории говорят о том, что ИС поставляет средним менеджерам гораздо больше информации, ввиду чего они принимают более важные решения и потребность в низшем уровне иерархии отпадает. Результаты видны в структуре типа бриллианта. Также есть социальные теории о малом влиянии ИС на менеджеров.

В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих производства (производство, сборка, обработка и хранение материалов, хранение и обслуживание инструментов, контроль качества) и появлению новых структурных подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

Одна из тенденций развития информационных технологий приводит к ликвидации промежуточных звеньев внутри предприятий и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению организационной структуры предприятия. Ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

При внедрении информационной технологии в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

 Скачать реферат