Делопроизводство
1
История создания пишущей машины (ПМ).
Первые данные по созданию технических средств для механизации процесса письма относятся к началу XVIIв. В 1714г. специальным королевским распоряжением машинисту Лондонской водонапорной станции Генри Миллю была дано право на «изготовление машины или искусственного метода для последовательного печатания отдельных букв, как при рукописном письме». У Генри Милля возникла идея создания устройства с последовательным движением литер, на основании которой в дальнейшем были разработаны ПМ. В 1867г. в США три печатника из г. Милуоки - Л. Шолес, К. Глидден, С. Суле - создали ПМ с подвижными литерными рычагами и передвигающейся при печатании кареткой. Эта ПМ печатала только прописными буквами. В последствии была создана машина корзиночного типа, но ее недостаток заключался в том, что печатаемая строка была не видна, так как литерные рычаги находились снизу б/о вала. В 1876г. фирма «Ремингтон» выпустила первую серию ПМ. Они имели ножную педаль, которая возвращала каретку в обратное положение. Большим успехом пользовался аппарат «Скорописец», изобретенный в 1870г. в России М.И. Алисовым. В 1888г. была создана ПМ «Космолит». В США К. Вагнер расположил литерные рычаги горизонтально в шлицах сегмента, печатная строка стала видимой. В 1922г. появились первые Электрические ПМ.
Форматы бумаги
Существует несколько форматов бумаги. Наиболее употребляемые форматы А4 и А5. А3-297х420, А4- 210х297, А5-148х210. Текст, выполняемый на формате листа А4 , пишется через 1,5 м.и. Причем, левое поле - 35 мм, правое 4-8, верхнее - 22, нижнее -19. Нумерация листа начинается со 2-й страницы, номер страницы ставится по центру сверху без дополнительных знаков. Текст машинописной страницы начинается с абзаца, который пишется от 1 п/т. В тексте могут быть пункты, подпункты, разделы, подразделы. Они нумеруются арабскими цифрами с точкой, также могут быть заголовки и подзаголовки, главы, которые пишутся по правилам их оформления
Докладная записка и ее реквизиты
Докладная записка - док. адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Д/з бывают внутренние и внешние. Внутренние составляются самими составителями на чистом листе бумаги и содержат реквизиты: адресат, название вида док, дата, заголовок к тексту, текст, подпись. Внешние д/з составляются от имени учреждения на специальном бланке, подписываются руководителем и имеют реквизиты: адресат, название вида док, дата, индекс, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, приложения (если есть), подпись, расшифровка подписи. Текст д/з состоит из двух частей. В 1 части излагаются факты, послужившие для составления д/з. Во 2 - выводы и предложения. В зависимости от содержания д/з могут носить инициативный, отчетный и информационный характер.
Классификация ПМ.
По назначению ПМ делятся на два класса: канцелярские и портативные. Канцелярские ПМ используют предприятия или организации для оборудования. Портативные ПМ предназначены для индивидуального пользования. По литерным рычагам ПМ делятся на рычажные и без рычажные. К канцелярским ПМ в основном относятся рычажные ПМ, а к портативным соответственно - без рычажные.
Правила написания . , ! ?
Точка, запятая, восклицательный и вопросительный знаки пишутся без верхнего регистра. Под цифрой …
Делопроизводство.
Одним из существенных элементов, управленческого производства является делопроизводство - деятельность, охватывающая все вопросы документирования и организации работы с документами, в процессе осуществления управленческих действий. Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия форм документов и методов их обработки. Поэтому ГОСТом в 1973г. была введена единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая представляет собой научно упорядоченный комплекс правил и нормативов по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документа. Д\п состоит из: 1) документирования - создание док, отражающих деятельность учреждения. 2) документационное обеспечение - работа с готовыми документами, созданные в учреждении или полученными извне: прием, регистрация, распределение, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документов к архивному хранению и дальнейшему их использованию.
Каретка
Каретка представляет собой комплекс деталей и механизмов, обеспечивающих установку бумаги, ее освобождение и переход на новую строку. Каретка движется по направляющим штангам, передвигая б/о вал, с закрепленной на ней бумагой, по линии печатаемой строки. Передвижение каретки влево происходит под действием механизма главной пружины. Главная пружина имеет постоянный завод и заключена в барабан, который вмонтирован в левой части направляющих. И соединен с кареткой при помощи жильной тяги. Завод натяжения главной пружины отворачивают стопорный винт якоря барабана и при помощи зубчатки заводят пружину так, чтобы при письме сила ее натяжения обеспечивала отпечатку знаков до крайнего левого положения. При обрыве тяги ее можно заменить тесьмой, ширина которой должна быть 5-6мм. Ходовая гребенка выходит из сцепления с ходовой шестерней после каждого удара по клавишу. Причем каретка перемещается на одинаковое расстояние, равное шагу письма. Шаг письма - расстояние между серединами двух соседних знаков, он равен 2,6мм.
Правила написания тире, дефиса и переноса в тексте.
Данные знаки пишутся под цифрой 2 и расположены на 4 ряду клавиатуры. Тире пишется под цифрой 2, причем с двух сторон делается дополнительный интервал. При написании дефиса дополнительный интервал не делается. При написании переноса дополнительный интервал не делается, и данный знак не переносится на новую строку.
Документ и его виды.
Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях, объективной и мыслительной деятельности человека. Информация может быть зафиксирована письменно, при помощи чертежа или рисунка, в виде фотографии, аудио или видеозаписи. Документы различают по видам деятельности:
1)по происхождению - служебные и личные; 2)по назначению - средства фиксации фактов (протокол, акт), средства передачи информации на расстояние (письма факсы) 3)по месту составления -внутренние и внешние 4)по наименованию - несколько (письма, протоколы, отчеты, договора) 5)по количеству, отраженных вопросов -простые и сложные 6)по форме -типовые, индивидуальные и трафаретные. Типовые разрабатываются выше стоящими органами, для подведомственные орган. трафаретные - типографским способом. 7)по стадиям создания - подлинники, копии. Подлинники -первоначальный документ, созданный отдельным или коллективным автором. Копия - точное воспроизведение подлинника.(проставляется «копия» в правом верхнем углу). Отпуск - полная копия исходящего документа. Выписка - копия части документа. Дубликат - подлинный экземпляр док., выдающийся при утере. 8)по срокам хранения - постоянное(вечное), долговременное (свыше 15 лет), временное (до 10-15 лет)
Скачать реферат