Разработка системы менеджмента в организации
5
· приём рейтингов офисов по факсу;
· приём и передача телефонных сообщений из других региональных офисов;
· собеседование по телефону о приёме на работу;
· организация встреч с рекламодателями, инспекторами государственными служб.
5. Проектирование коммуникации в организации
Коммуникация, общение – это обмен информацией и смыслом информации с двумя и более людьми.
Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникацией называют связующими процессами.
Все коммуникации можно разделить на внешние и внутренние. Внешние – это обмен информацией с вышестоящим аппаратом управления – учредителем и банками, потребителями государственными службами. В каждом случае информация является как входящей, так и исходящей.
Внутренние – это обмен информацией в организации между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, которые могут быть межуровневыми или вертикальными коммуникациями.
В рамках вертикальной коммуникацией информация перемещается с уровня на уровень. При этом информация может передаваться по нисходящей и по восходящей вертикали.
Кроме того, существует неформальная информация, проходящая на межличностном уровне, не всегда являющаяся достоверной.
Основные виды коммуникации представлены в табл.5.
Таблица 5
Коммуникации в организации «ОСЭ – Луганск»
|
Виды коммуникаций |
Характеристика конкретных видов документов |
Пример использования информации при разных видах коммуникаций |
Пример применения документов при осуществлении разных видов коммуникаций |
|
Внешние -организация -государство -потребители Внутренние -по нисходящей -по восходящей |
Отчёты, переговоры Отчёты Реклама, речь Распоряжение, указания Предложения, тестирования |
Информация используется для распределения товара между офисами Используется для определения платёжеспособности предприятия Используется для привлечения большого числа потребителей Информация о нормах продажи Информация о более эффективном методе презентации товара |
Обеспечивает контроль над реализацией товара, задолженность перед акционером Контроль над деятельностью предприятия Для увеличения объёма продаж Прояснение задач организации, ожидаемых результатов Получение сведений об идеях, усовершенствованиях в работе дистрибьютора |
|
Неформальные |
Беседа, рассказ |
Слухи о грядущих перемещениях |
Стимулирование работников, выявление возможной реакции людей на решения руководителя |
Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщения, канал и получатель, которые графически изображены на рис.4.
Формирование Кодирование и Передача по Декодирование
идеи выбор канала каналу
|
|
Сообщение |
Получатель |
Оценка уровня понимания идеи |
Обратная связь
Рис.4. Графическая модель коммуникационного процесса
1) Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её. В данном случае отправитель-это бухгалтер «ОСЭ – Луганск».
2) Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов. Сообщением будет служить отчёт о реализации товара за прошедшую неделю.
3) Канал, средство передачи информации. Каналом является: факсимильная связь, компьютерная сеть «Интернет».
4) Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её. Получателем отчёта будет бухгалтерский отдел центрального офиса АОЗТ «ОСЭ».
При обмене информацией отправитель и получатель проходят четыре взаимосвязанных этапа:
1) Зарождение идеи. Отправитель решает, какую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.
2) Кодирование и выбор канала. Отправитель с помощью символов кодирует идею, использовав слова, интонацию.
3) Декодирование-перевод символов отправителя в мысли получателя.
4) Обратная связь-реакция получателя, показывающая, понята или нет переданная информация. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными решениями.
Графическая модель коммуникационного процесса в дочернем предприятии «ОСЭ – Луганск» представлена на рис.5
Уведомление Подсчёт количества Телефакс, Сверка данных
акционеров реализованного «Интернет»
о финансово- товара, на какую
хозяйственной сумму и по какой
деятельности цене за каждый
предприятия вид
|
|
Отчёт о реализации товара за неделю |
Бухгалтерский отдел АОЗТ «ОСЭ» |
Внесение информации в базу данных |
«ОСЭ – Луганск» в лице бухгалтера
шум
(плохая телефонная связь)
Составление рейтинга офиса.
Рекомендации президента компании по дальнейшей
деятельности предприятия.
Рис.5. Графическая модель коммуникационного процесса на предприятии «ОСЭ – Луганск»
6. Разработка предложений по эффективному руководству
Руководитель организации человек, который одновременно является лидером и эффективно управляет своими подчинёнными. Его цель - влиять на других таким образом, чтобы они выполняли работу, порученную организации.
Лидерство – это способность оказывать влияние на отдельные личности и группы, направляя их усилия на достижения целей организации.
Влияние – любое поведение индивида, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения другого индивида.
Скачать реферат