Характеристика современной системы кадровой документации
2
Личная карточка
Одним из основных документов кадровой документации является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (Форма Т2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, называются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.
В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Образец карточки по личному составу представлен в Приложении ХХХ.
Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.
По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что даёт возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.
Не реже чем один раз в год специалист по кадрам проводит сверку всех данных о работнике в личной карточке Т-2. Кроме того, сами работники обязаны сообщать в отдел кадров обо всех изменениях, которые с ним происходили (развод, женитьба, рождение ребенка, смена адреса, смена телефона, получение образования и т.д.).
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.
Характеристика
Характеристика – это официальный документ кадровой документации, который выдаёт администрация, учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая – это анкетные данные. Следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, учётную степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. начинаться от 1-го положения табулятора через 1,5 межстрочных интервала.
Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.
Четвёртая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица.
Подписывает характеристику, как правило, руководитель предприятия.
Автобиография
Автобиография (греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу), форма биографии, где главным героем является автор.
В автобиографии автор в хронологическом порядке описывает события своей жизни. В ней должны быть указаны название документа, содержание, подпись и дата.
Цель автобиографии – представить жизнь (или какую-то ее часть) как некое целое, когда описываемые события отделены от настоящего неким временным промежутком и автор может отнестись к ним более или менее беспристрастно, а сами события успели приобрести в его глазах большую или меньшую осмысленность.
Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография);
а) имя, отчество, фамилия автора;
б) число, месяц и год рождения, место рождения;
в) сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
г) образование и специальность по образованию;
д) вид трудовой деятельности;
е) последнее место работы и должность;
ж) награды и поощрения;
з) участие в общественной работе;
и) семейное положение и состав семьи;
к) домашний адрес и телефон;
л) дата и личная подпись.
Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.
Трудовой контракт
Трудовой контракт – это один из документов кадровой документации, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. Для государств СНГ, в частности для России, контракт – явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда ещё только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причём в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах, акционерных обществах) с большим успехом, нежели на государственных предприятиях.
Сторонами трудового контракта являются:
а) в качестве работодателя – предприятия любой формы собственности, учреждения, организации, отдельные граждане;
б) в качестве работника – граждане, достигшие 16 лет (в исключительных случаях 15 лет).
Предметом трудового контракта является выполнение работником трудовой функции наилучшим образом для работодателя с целью получения прибыли.
К числу обязательных условий трудового контракта относятся:
1) Наличие волеизъявления о приеме-поступлении на работу, которое отражает волю сторон действительную, а не мнимую;
2. Условие о месте работы;
3. Условие о трудовой функции;
4. Условие о времени начала работы, с которого договор вступает в силу и возникают права и обязанности;
5. Условие о заработной плате.
Юридически и экономически грамотно подготовленный трудовой контракт будет активно стимулировать работника для достижения наивысших результатов в своей работе, что благоприятно отразится на финансовом положении предприятия.
Скачать реферат