Технология проведения делового совещания

Завершайте совещание в точно назначенное время. Таким образом вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня; никто не будет затягивать свое выступление и занимать время следующего участника.

Хотя для любого руководителя главное в деловом совещании — его итог, качественность, эффективность принятого решения, тем не менее очень важны и чисто психологические последствия подобного мероприятия. Люди должны уйти с совещания, не испытывая раздражения, не ощущая антипатии к кому-то из коллег, чье мнение получило признание большинства, и не испытывая чувства дискомфорта, если, скажем, какая-то их идея таким признанием не пользуется.

На заключительном этапе совещания важно не забыть зафиксировать, кто и что будет выполнять. И кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания [7] На основании этого официального документа руководство вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.

Заключительное слово руководителя совещания должно включить:

подведение итогов работы относительно повестки дня;

оценку работы всех участников в целом и во время совещания;

благодарность за проведенную работу;

воодушевляющее высказывание по поводу реализации планов;

ворожение уверенности в успехе проведения запланированного мероприятия;

информацию о сроках проведения и повестке следующего совещания;

слова прощания.

Протокол, в котором правильно зафиксировано основное содержание выступлений и сформулированы принятые решения, может оказать неоценимую помощь в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса на предприятии на день и час совещания.

В формуляр протокола входят: наименование ведомства, учреждения или предприятия, название вида документа (протокол), дата заседания, индекс (номер), место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного совещания, указание фамилий председателя и секретаря, состав присутствующих, повестка дня, текст по форме «слушали — решили» (постановили), подписи председателя и секретаря. В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделяют краткий и полный протоколы. В кратком не приводятся целиком тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полные протоколы дают возможность судить не только о характере совещания, но и о деятельности предприятия, учреждения, фирмы в целом. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или магнитофонной записи.

Важно, чтобы при составлении протокола обеспечивалась его юридическая полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, отраженной в протоколе. Нередко на совещаниях решения принимаются путем голосования, поэтому в протоколе должно быть указано число присутствующих (ибо от этого зависит кворум, установленный уставом предприятия или законом), а иногда и явочный лист с подписями присутствовавших на заседании (например, в случае присуждения ученых степеней и званий, прохождения по конкурсу).

Типичные ошибки при проведении совещаний, которых надо избегать

Руководитель не уделяет внимание психологическому состоянию присутствующих и не прилагает усилий для реализации задачи их объединения, не создает необходимой атмосферы совместной работы.

руководитель недостаточно демократичен, в результате чего все участники совещания ждут его указаний, а не обсуждают наиболее эффективные пути решения возникающих проблем.

руководитель, наоборот, недостаточно тверд и решителен в проведении совещания, в результате чего оно проходит долго и неплодотворно, а потом возникают недоразумения.

Эти ошибки не единственные, но они наиболее чувствительно сказываются на результате совещания.

Таким образом, при правильной организации и проведения совещания обеспечиваются условия для наиболее эффективного проведения того мероприятия, которое на этом совещание планировалось (обсуждалось), и достижение целей объединения команды в целом.

 Скачать реферат