Система коммуникаций и ее роль в управлении предприятием

Правильный выбор системного стиля руководства позволит руководителю оптимально наладить коммуникационное взаимодействие в коллективе, что в свою очередь приведет к продуктивности и большей отдачи со стороны коллектива.

Далее рассмотрим причины возникновения и сущность коммуникационных конфликтов.

Коммуникационные конфликты

Известно, что управление – это всего лишь умение выдвинуть цели и побуждать других людей к их достижению. Именно на стадии выдвижения цели группы (организации) и особенно при побуждении к ее достижению всегда появляются противоречия, которые способны перерасти в конфликт. Для того, чтобы это предотвратить, надо определить в системе управления, кто за что отвечает (структура управления совместной деятельностью), что и в какой последовательности следует предпринимать (ход процесса), какие средства для этого необходимы (обеспечение процесса). Первой задачей в данном случае является обеспечение всех этих функций управления через привлечение сотрудников к принятию решений с тем, чтобы в том процессе они могли найти движение и к собственной цели, совпадающей в конечном итоге с целью всей группы. При аврале, когда цели организации «спускаются» сверху, от управляющего, это мало вдохновляет сотрудников, поскольку такие цели «чьи-то», а не «свои». Они мало интересны. Со временем управляющий должен добиться, чтобы сотрудники считали цели организации не «чужими», а «своими», тогда установится согласие и понимание о путях и средствах их достижения, предотвратятся конфликты на стадии принятия решения.

Менеджер должен также знать, что важнейшим гарантом формирования и закрепления чувства принадлежности к группе является такая система внутригрупповых коммуникационных связей, которыми охвачены все без исключения члены группы. Исследования показывают, что трещины во взаимодействии сплоченной группы появляются, когда в ее составе есть наряду с тем, кто хорошо информирован, и те, кто оказался отстраненным от основных информационных потоков. Коммуникационные сети в основном строятся от основных информационных потоков и в противоположном направлении, а также между членами группы, и при этом важно, чтобы информация, проходящая по этим сетям, затрагивала не только интеллект, но и эмоциональную сферу людей. В том случае, когда отдельные члены организации, а тем более большинство сотрудников не включены в эти сети, неизбежно возникает эмоционально отрицательное недовольство в коллективе, способное породить такой специфический вид внутригруппового конфликта, как коммуникационный конфликт.

Коммуникационный конфликт возникает часто и тогда, когда никто не решается на установление «обратных связей» с руководителем, т.е. никто не обращает внимания на его промахи. Аналогичная ситуация возникает даже когда сотруднику так и не просигнализируют о том, что его признают и уважают. Поэтому только комплексный охват коммуникационными сетями всех сотрудников организации, включая и прямые, и обратные информационные потоки как вертикальной, так и горизонтальной направленности (см. Рис. 2.1), способен предотвратить такого рода конфликты. Ну, а если они все же возникают, то в этом случае всегда будет возможность придать им конструктивную направленность. Ответственность за налаживание оптимальных связей и их осуществление в первую очередь возлагается, разумеется, на руководителя – менеджера. В управленческой деятельности на снижение конфликта существенное влияние оказывает и такой ее компонент, как контроль. Последний снижает конфликтогенность, как это ни странно. Контроль при правильной его организации не должен быть продиктован ни в коем случае ослеплением властью, недоверием или подозрительностью; его должна порождать главным образом предусмотрительность и забота, исходящие из того, что ошибки и недостатки свойственны людям и при разумном, заботливом подходе их можно избежать или ослабить и вообще большинство людей способны добиваться хороших результатов. Чтобы стать фактором предотвращения конфликтов и их ослабления, контроль должен не столько вскрывать недостатки, сколько – самое главное – отмечать хорошо сделанную работу, которая, к сожалению, очень часто остается незамеченной, и не оцененной по заслугам. Если же контроль будет сопровождаться справедливым и доброжелательным подведением итогов и доверительной беседой с подчиненными в ходе которой ему сообщается, правильно ли он выполнил задание, нужны ли какие-либо изменения, какие направления в работе теперь приоритетны и т.д., вот тогда устраняются подозрительность, недоверие, обычно и порождающие конфликты между людьми.

Еще один эффективный способ предотвращения конфликтов в группах – это превращение последней в единую работоспособную и сплоченную «команду». Речь идет о формировании коллектива виде единой «команды» из сотрудников с разными способностями, разной подготовкой, квалификацией и информированностью.

Важнейшее значение в управлении конфликтными ситуациями имеет выбор лидером правильной стратегии управленческого воздействия на возникший коммуникационный конфликт. Существует несколько правил, которыми следует руководствоваться при выборе стратегии.

Правила, при выборе стратегии решения коммуникационных конфликтов:

1. Следует иметь в виду, что эффективные пути разрешения конфликта коренятся не в ликвидации его самого, а в устранении тех причин, которые его порождают.

2. Необходимо стремиться всегда уяснить действительные причины конфликта, как бы глубоко они ни были завуалированы конфликтующими сторонами.

3. Руководитель не должен забывать, что у конфликта всегда бывает больше чем ода какая-то отдельная причина. Их обычно целый комплекс. Поэтому важно, глубоко проанализировав ситуацию, постараться все их выявить.

4. Управляющий (лидер) может существенно повысить шансы успешного разрешения конфликта, если он своим поведением дает понять, что считает конструктивные конфликты нормальным явлением в жизни группы (организации) и, участвуя в их разрешении вместе с другими, опирается не на авторитет своей власти, а на глубокий анализ ситуации и убедительность аргументации.

5. Чтобы предупредить конфликтную ситуацию или ее преодолеть, если она возникла, лидер должен вырабатывать в себе умение и навыки рациональной организации социального пространства, так чтобы индивиды не препятствовали реализации возможностей друг друга, т.е. добиться такого взаимодействия членов группы, когда не нарушается и не подавляется свобода каждого из них, и значит, не допускается ограничение их возможностей по реализации своих интересов.

Чтобы управление конфликтами в группе или организации было результативным, следует исходить из того, что коллектив, как правило, не нечто монолитное, в нем всегда будет мест для различных точек зрения, разнообразных претензий и притязаний, вызывающих споры, столкновения мнений, в общем, коллизий. Поэтому в этих случаях надо стремиться выяснить объективные причины для конфликта сторон, поскольку только четкое знание их интересов, претензий, притязаний может способствовать нахождению средств предупреждения и разрешения таких конфликтов.

 Скачать реферат