Секреты успешного внедрения автоматизации раскрывают практики

Подписи сторон

Заказчик исполнитель

Не все равно, с чем работать и с кем иметь дело .

Самое время вспомнить китайскую пословицу: "Если делаешь что-нибудь неправильно, не рассчитывай на правильный результат". Поэтому еще раз акцентируем ваше внимание на том, что только после определения целей компании и степени готовности к управленческим реформам (упорядочении бизнес-процессов) имеет смысл заниматься выбором конкретной автоматизированной информационной системы (АИС), призванной превратить стратегию компании в оперативные планы.

При выборе АИС и поставщика ПО следует действовать с особой мудростью, то есть, учитывая чужие ошибки, постараться избежать собственных промахов, тем самым повысив эффективность внедрения проекта.

Среди проблем, с которыми столкнулись ваши предшественники при выборе системы, наиболее часто встречаются следующие:

- в приобретенной АИС нет одной, двух, трех и т.д. очень важных функций либо происходит дублирование одних и тех же функций разными подразделениями;

- внедрение превратилось в бесконечный процесс;

- из фирмы-разработчика АИС уволился ведущий сотрудник отдела автоматизации, поэтому сопровождать систему некому;

- выбрали систему, а потом оказалось, что для ее внедрения нужно полностью модернизировать все компьютеры и/или сетевое оборудование предприятия;

- приобрели дорогую мощную АИС, но используют ее только на 50% (30%, 20%, 10% и т.д.);

- увеличился объем операций (количество рабочих мест, например) - и система стала медленно работать.

Наличие подобных проблем связано с плохим пониманием тех требований, которым должна удовлетворять автоматизированная система. Вот некоторые из них.

Первое. Система должна охватить всю организацию в целом и обеспечить информационную взаимосвязь подразделений.

Второе. Она должна предусматривать несколько вариантов развития предприятия.

Третье. Она должна учитывать различные временные рамки. Например, производственный процесс может планироваться на основе "скользящих" прогнозов, в то время как составление балансового отчета, скорее всего, будет необходимо не более чем раз в квартал.

Четвертое. Система должна предусматривать многообразие пользователей и отвечать их требованиям. Прежде чем приобрести АИС, убедитесь, что с ней сможет работать максимальное количество пользователей. Кроме того, система должна обеспечить работу пользователей, которые будут подключены к ней на протяжении последующих 12-18 месяцев с момента ее ввода в эксплуатацию. Поэтому так важен "уровень сервиса", заложенный в систему разработчиками.

Выбирая систему, выясните ее возможности по отслеживанию прохождения документации предприятия, обеспечению обновлений версий у пользователей.

Обратите внимание! Для многих предприятий представляют интерес механизмы "защиты" данных в системе, обеспечивающие невозможность доступа и тем более внесения изменений в "закрытую" информацию, предназначенную только для высшего руководства компании.

Конечно, данный "список" не претендует на полноту изложения требований к системе. Но изначально, осуществляя выбор, нельзя упускать один существенный момент: набор необходимых требований к АИС и ПО диктует построенная на предприятии модель бизнес-процессов, включающая в себя описание стандартов - финансового, материального, производственного учетов и документооборота, а не наоборот.

Обратите внимание! При выборе программного обеспечения важно учесть, что бизнес-процессы будут меняться по мере развития предприятия и информационная система, на основе которой проводится автоматизация, должна быть гибкой и легко перенастраиваемой. Поэтому внедрять целесообразно только ПО, допускающее такую модификацию.

Выбирая систему, следует обратить внимание на "жизнеспособность" компании-разработчика и ее программного решения, наличие завершенных проектов на территории стран СНГ, в частности Беларуси, отраслевые рекомендации профильных предприятий, а также навыки управления проектами и предприятием в целом у разработчиков и наладчиков ПО. В данном контексте целесообразно дать несколько рекомендаций, которые помогут вам предотвратить возможные ошибки.

Разумно подходите к выбору ПО для построения информационной системы. Старайтесь рассмотреть как можно больше систем, увидеть их работу "живьем", а не на "бумаге".

Выясните, что представляет собой каждый поставщик. Как долго поставщик присутствует на рынке? Является ли предлагаемый им продукт главным направлением его деятельности? Как много он имеет клиентов и что это за организации? Является ли данный продукт собственной разработкой поставщика или он перепродает чужой? И если это перепродажа, кто будет отвечать за возможные неполадки?

Изучите функциональные возможности предлагаемых программных решений. Убедитесь в том, что выбранная вами программа обладает именно теми функциональными возможностями, которые вам нужны. Также проверьте "возраст" версии и узнайте, не собирается ли поставщик заменить ее в ближайшем будущем. И если у него есть такие планы, то будет ли новая версия иметь сходные функциональные возможности, получите ли вы ее бесплатно, а главное, придется ли вам переделывать имеющиеся приложения? Если необходимые вам функции в данной программе отсутствует, следует с осторожностью относиться к обещаниям поставщика включить их в следующую версию. К сожалению, продавцы ПО часто не выполняют своих обязательств и выпускают новую продукцию, не обладающую всеми функциональными возможностями, которые планировалось включить ранее.

Оцените приложение самостоятельно. Никогда не принимайте решение о покупке программного продукта, основываясь только на первых впечатлениях от его демонстрации. Вы должны самостоятельно оценить возможности применения того или иного приложения для решения задач вашей организации.

Задавайте поставщику вопросы, требуйте разрешения поработать с демо-версией самостоятельно.

Рассчитайте фактическую стоимость владения. Стоимость программного обеспечения зачастую является не самой большой тратой, которую вы понесете при покупке автоматизированной системы. Здесь необходимо учитывать также стоимость внедрения, обучения пользователей, поддержки программного обеспечения, накладные расходы и "жизненный цикл" продукта.

Изучите рекомендации, которые может (и должен!) представить вам поставщик. Убедитесь, что данный поставщик ранее уже устанавливал необходимое вам ПО (тип приложения). Большинство продавцов программного обеспечения имеют впечатляющие списки клиентов, но используют ли последние выбранное вами приложение так, как планируете это сделать вы? Убедитесь в том, что внедренное приложение, на которое ссылается поставщик, такое же по объему и уровню сложности, как и то, которое собираетесь внедрить вы. Выясните реальную цену внедрения и вид поддержки, который получили ваши "предшественники".

Оцените возможности поддержки продукта. Наконец, какого рода поддержка вам доступна? Можете ли вы иметь круглосуточную поддержку? В том случае, если вы являетесь международной компанией и ваши пользователи разбросаны по всему миру, какого рода поддержку они будут иметь, будет ли она предоставлена на русском языке?

 Скачать реферат