Рекомендации по организации и ведению деловых переговоров

Большое число участников может создать у контрагента неблагоприятное впечатление о том, что:

ведущий переговоры или плохо к ним подготовлен или некомпетентен в смежных вопросах права, финансовых расчетов, ценовой политики фирмы, потребительских свойств товара и т.д.;

руководители и оперативный состав фирмы имеют низкую коммерческую подготовку или их работа плохо скоординирована;

руководство фирмы не дорожит рабочим временем своих сотрудников и, в конечном счете, затратами фирмы, особенно при выезде на переговоры за рубеж.

Другая крайность, когда переговоры с контрагентом ведет один руководитель, указывает или на слишком авторитарный стиль руководства, который сам по себе неудобен для деловых отношений, или на желание руководителя извлечь из переговоров личный интерес.

Некоторые протокольные рекомендации

Недопустимость опозданий к назначенному времени начала переговоров связана с тем, что не только указывает на низкий культурный уровень опоздавших, но и говорит о плохой организованности фирмы, неуважении к партнеру и необязательности в делах, что в целом может составить о фирме крайне неблагоприятное впечатление. Опоздание не может оправдать никакая занятость, ссылки на которую способны только вызвать ненужное раздражение партнера. Если уж такое случилось, лучше ограничиться извинением.

Нежелательность более раннего прихода связана с тем, что показывает неумение пришедших планировать время и вызывает раздражение у принимающей стороны, которой приходится досрочно прерывать запланированную работу. Зарубежные фирмы часто не спешат принимать ранних гостей, ставя их в неудобное положение ожидающих просителей.

Встреча представителей контрагента или партнера поручается обычно младшему персоналу, но не участнику предстоящих переговоров. Участники переговоров со стороны принимающей стороны должны до прибытия гостей уже находиться в помещении для переговоров. При входе гостей участники только здороваются с гостями, но не представляются по званию и занимаемой должности. Обычно ведущий переговоры от принимающей фирмы приглашает гостей выбрать место за столом. После этого за стол садятся участники пригласившей стороны, причем старшие по положению садятся друг напротив друга.

Взаимное представление участников происходит после того, как все сели за стол переговоров и руководители обменялись приветствиями. Затем любой из руководителей, лучше дать такую возможность гостям, представляет своих участников с упоминанием фамилии и должности. По мере представления участники вручают партнерам свои визитные карточки.

Кстати, лучше заказывать визитные карточки стандартного размера, 90 х 50 мм, если Вы хотите, чтобы их не выбросили, а хранили в стандартных кляссерах. Деловым людям прилично оформлять карточку скромно, с указанием фирмы или организации, которую он представляет, фамилии, имени и отчества, занимаемой должности и звания. Внизу карточки указывается адрес фирмы или организации и номера телефонной, факсимильной и иной связи. Печать золотом или цветной фон - вряд ли лучший способ поднятия авторитета владельца визитки. Как-то при переговорах с одной из крупнейших нефтегазовых компаний России ее руководитель вручил автору учебника свою визитку с пальмами на фоне заходящего в океан солнца. Очевидно, он заказал их на случай переговоров с вождями африканских аборигенов.

Теперь на переговорах с представителями фирм из дальнего зарубежья не принято ни курить, ни пить. На переговорном столе должны всегда стоят прохладительные напитки, причем если они с твердо закатанными металлическими пробками, то их необходимо заранее открыть или иметь на столе несколько механических. открывалок, чтобы не заниматься их передачей друг другу или не посылать одного из участников переговоров на их поиски.

Предложить представителям контрагента крепкие напитки можно во время кратковременного отдыха на отдельно сервированном столе. Лучше предложить немного хорошего коньяку в специальных больших бокалах, поскольку хороший коньяк не столько пьют, сколько наслаждаются его ароматом. Коньяк лимоном не закусывают.

В случае успешного подписания запланированного договора или другого важного документа прилично предложить по бокалу шампанского. Чтобы не устраивать "обмывание" участников переговоров, как принято на соревнованиях по "Формуле-1", шампанское должно быть заранее разлито по бокалам работниками протокольной группы и подано на подносе сначала участвовавшим в переговорах дамам, потом - гостям, а затем - представителям принимающей стороны. Ведущий переговоры с принимающей стороны предельно кратко поздравляет всех с успешным завершением переговоров. Тосты говорить не принято.

Если принимающая сторона не планирует пригласить делегацию контрагента на ланч, то желательно назначать время утренних переговоров с таким расчетом, чтобы их закончить самое позднее в 11-11.30. Если принимающая сторона не планирует пригласить гостей на обед, то лучше не назначать переговоры к концу рабочего дня.

Порядок и тактика ведения переговоров

Кто ведет переговоры. На дисциплинированной фирме деловые переговоры ведет назначенное руководством ответственное за их подготовку и проведение лицо. Остальные представители фирмы должны молчать и вступать в беседу при предоставлении ведущим права высказаться по определенному вопросу или по собственной инициативе с разрешения ведущего. Хоровых выступлений следует избегать, поскольку ведущий переговоры заранее мысленно составляет для себя план поэтапного обсуждения проблемы в интересах достижения наиболее благоприятных для его фирмы компромиссов. Согласование, например, условий контрактов купли-продажи подчинено определенной логической последовательности. В частности, до согласования цен надо уточнить характеристики товаров, договориться по базисным условиям поставок, решить вопросы страхования, гарантий, условий платежа и т.д. До согласования взаимных санкций требуется определить взаимные обязательства. Свою логическую последовательность имеет согласование условий подрядных контрактов, посреднических соглашений, решение взаимных претензий и т.д.

Весь процесс переговоров состоит из последовательной цепи взаимных компромиссов, и от уже согласованных условий отказываться не принято. Конечно, можно вернуться к пересмотру уже согласованного условия, и контрагент не имеет формального права от этого отказаться, но он непременно воспользуется этим и, в свою очередь, вернется к пересмотру наиболее невыгодного для него ранее достигнутого компромисса.

Поэтому хаотичное хоровое ведение переговоров, как правило, приводит к экономическому проигрышу, и строгий порядок не должен рассматриваться участниками как недоверие к ним или ущемление их прав. Они должны понимать, что их задача - быть советниками ведущего переговоры.

Инициатива в переговорах имеет важнейшее значение для достижения поставленной цели. Инициатива в переговорах во многом зависит от опыта ведущего переговоры и тщательной предварительной проработки проектов документов, которые должны быть положены в основу обсуждения и подведения итогов. Всегда следует стремиться к тому, чтобы в основу обсуждения были положены документы, разработанные Вашей стороной и в большей степени защищающие ее интересы.

 Скачать реферат