Построение системы информационного обеспечения

На практике и в теоретической литературе можно встретить много попыток описать и систематизировать методы анализа информационных потребностей. С точки зрения соучастия "носителя" информационных потребностей в процессе их определения различают следующие методы.

Анализ задач определяет объективные потребности в информации путем анализа процессов обработки информации и принятия решений.

Анализ документов исследует документы, находящиеся в распоряжении ответственного за выполнение тех или иных задач.

Метод аналогичных выводов переносит информационные потребности одного "носителя" этих потребностей на другого.

Наблюдение фокусирует анализ на выполнении задач.

Интервью является в той или иной мере структурированным опросом "носителя" информационных потребностей.

При помощи опросного листа осуществляется письменный опрос.

При использовании метода сообщений "носитель" информационных потребностей составляет "отчет" о своих задачах и необходимой для их реализации информации.

Невозможно дать конкретные рекомендации в пользу того или иного метода. В практической деятельности при определении потребностей в информации все они используются в различных комбинациях.

Структурированный анализ стратегических информационных потребностей, как показано в главе 7, можно осуществить при помощи сбалансированной системы показателей. При этом на каждом предприятии идентифицируются стратегически релевантные и критически важные для успешной деятельности факторы, а затем определяются информационные потребности, необходимые для управления этими факторами.

Сбор и обработка информации при помощи показателей и систем показателей

Как уже подчеркивалось ранее, информационное обеспечение предприятия образует фундаментальную основу для планирования и успешной реализации разработанных планов. Сбор, обработка и распределение информации являются критическим фактором достижения предприятием намеченной прибыли. И если предприятие эффективно и целенаправленно реализует эти процессы, оно может добиться стратегического преимущества в конкурентной борьбе. Для этого необходимо распознать ценность информации, которой владеет предприятие. Сумма собранной и обработанной информации превышает, как правило, возможности классических информационных путей и источников. Поэтому основная задача состоит в структурировании имеющихся знаний и создании соответствующего потребностям доступа к этой базе знаний. Такое структурирование осуществляется при помощи метаинформации, к примеру, по ключевым или заглавным словам, соответствующим продуктам или процессам, а также по коммуникативным источникам информации. Доступ к этому общему банку данных может осуществляться через "входы" в сеть Интранет. Интернет-технологии облегчают создание и дальнейшее развитие таких информационных систем. С возникновением Интернета сбор информации стал значительно легче. Информационные массивы существенно увеличились, тем самым селекция запрашиваемой информации стала одной из задач сбора информации. Обработка собранной таким образом информации и в дальнейшем останется важнейшей задачей всеобъемлющей системы информационного обеспечения. При этом задача контроллера состоит как в том, чтобы из информационного массива отбирать информацию, релевантную для управления предприятием, так и в том, чтобы обрабатывать и готовить эту информацию для руководства предприятия.

Существенная проблема обработки информации состоит в рациональном и способном передать главное содержание "сжатии" и сопоставлении имеющегося цифрового материала. Числа, которые в сжатой форме несут информацию о состоянии дел на предприятии, называются показателями.

Показатели являются исходными величинами (например, цены или количество штук), производными (например, суммы, разницы) или относительными величинами (например, количество/период). Их необходимо понимать как арифметическое техническое средство, которое служит количественному выражению информации для различных ситуаций, связанных с принятием решений.

Базовым принципом показателей является сжатие отдельных информационных данных для отражения ситуаций и взаимосвязей при помощи определенной измеряемой величины. С этим, однако, связана опасность, что при сильном сжатии информации в одном показателе могут быть утеряны важные детали описываемой ситуации, а тем самым теряется возможность ответить на вопрос о причинах изменения этого показателя.

Противодействовать этой опасности можно при помощи арифметического технического деления, замещения или расширения отдельного единичного показателя. Деление означает разложение числителя и/или знаменателя дроби на отдельные составляющие или подвеличины (например, членение показателя "оборот/год" на показатели "оборот продукта А/год" или "оборот продукта А/месяц"). При замещении числитель и/или знаменатель заменяются другими величинами (например, "объем сбыта х цена" вместо "оборот"). При расширении исходный показатель в числителе и/или знаменателе используется в нескольких математических процедурах одинаковой величиной - например, в результате дисагрегации показателя "прибыль/совокупный капитал" фактором "оборот" получаем показатели "прибыль/оборот" [= рентабельность оборота] и "оборот/совокупный капитал" оборачиваемость капитала].

При помощи этих трех действий исходный или ключевой показатель может быть разложен на два или несколько показателей. Таким образом возникает иерархическая система показателей. Математические связи показателей в такой арифметической системе легко охватываются и отражаются при помощи программ электронной обработки информации.

Показатели, которые описывают различные логические взаимосвязи, не представляется возможным объединить при помощи математических действий. Тем не менее, и в данном случае возможно построение системы показателей. Разные показатели, которые связаны между собой с объективно логической точки зрения, относят к определенной сфере показателей (например, показатели ликвидности) и рассматривают каждый показатель отдельно. При этом говорят о системе упорядочения.

При создании системы показателей необходимо учитывать следующие признаки ее формирования.

Показатели должны быть величинами, отражающими количественные характеристики, т.е. они должны быть (однозначно) измеряемыми в денежных или количественных единицах.

Между отдельными показателями, образующими систему показателей, не должны существовать отношения конфликтного характера, т.е. системы показателей должны представлять собой свободную от каких-либо внутренних конфликтов совокупность показателей, упорядоченных на основании объективно-логических критериев.

Показатели могут относиться к данным как прошлых, так и будущих периодов. При осуществлении сравнительных расчетов необходимо обращать внимание на то, чтобы показатели имели одинаковое временное отношение.

 Скачать реферат