Оформление управленческих документов

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

Приказ по личному составу

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

- прием на работу;

- перемещение по работе;

- увольнение с работы;

- установление должностных окладов;

- отпуска;

- командировки;

- изменения фамилии;

- поощрения;

- взыскания и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному составу:

1. Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.

2. Номер (индекс) пишут с большой буквы «К», что означает приказ по кадрам.

3. Заглавие – «По личному составу».

4. Констатирующая часть в приказе может отсутствовать.

5. Распорядительные пункты оформляют в последовательности:

- прием на работу;

- перевод или перемещение по работе;

- установление разрядов;

- установление разрядов;

- установление категорий служащим и рабочим;

- возложение временного исполнения обязанностей;

- предоставление отпусков;

- установление неполного рабочего дня;

- изменения фамилии;

- увольнение с работы;

- изменение фамилии;

- увольнение работы;

- прекращение работы в связи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. В организации, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) при приеме на работу следует указывать:

- на какую должность;

- в какое подразделение;

- с какой оплатой;

- с какого числа;

- вид работы – постоянная с испытательным сроком; со стажировкой; временная на срок…; по совместительству…;

- особые условия работы – с принятием материальной ответственности; с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

- вид и причину перевода;

- устанавливаемый оклад;

- длительность, в случае временного перевода;

- в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

- при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗОТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

11. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Особенности оформления и действия приказов:

- приказы оформляют на бланках формата А4;

- нумеруют приказы в течение календарного года;

- приказы визирует юрист, заместитель директора по кадрам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления;

- приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 4 ноября;

- срок хранения приказов 75 лет.

Образец приказа представлен на рис. 30.

Выписка из приказа

Выписка из приказа (рис. 31) – копия части подлинного документа.

Заверительная надпись состоит из слова «Верно», пишется от начального поля, с большой буквы, мелко без кавычек и знаков препинания.

Наименование должности сотрудника, завершившего выписку, пишут от начального поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатных знаков, 61 деление).

Дату заверительной надписи пишут от начального поля.

Заявление

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Заявление о приеме на работу (рис. 32).

Его нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.

На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, затем издается приказ.

Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону.

Заявление о переводе на другую должность (рис. 33).

Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данный момент должность, а в тексте – причины перевода.

Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членом семьи (рис.34) и т.п.

Заявления должны содержать в тексте указания на соответствующие документы – справку с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.п. Без них решение вопроса невозможно. Документы представляют вместе с заявлением.

Трудовой контракт

Трудовой контракт (договор) – соглашение между трудящимся и предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством.

Согласно КЗОТ употребляют термин «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны сами выбирают термин.

 Скачать реферат