Особенности современного делового совещания
1
Введение
Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т. п. И это жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.
Всем известен тот факт, который является законом, что при проведении любых дипломатических процедур главным является переговорный процесс. Не исключение экономика и бизнес. Для заключения любой сделки так же необходимы переговоры. Умение общаться с деловыми партнерами и убедить их согласиться или не согласиться с какими-либо условиями контракта, может в значительной степени повлиять на уровень прибыли, да и на успех бизнеса в целом.
С другой стороны умение убедить своих подчиненных или опровергнуть их неправильные действия так же является очень важным фактором.
Проблемы ведения деловых совещаний являются ключевыми для достижения организационной эффективности и побуждение людей к достижению общих целей. Предела совершенствованию технологии ведения деловых совещаний нет.
Понятие делового совещания, классификация совещаний по целям и методам проведения
Деловое совещание - элемент управленческой деятельности руководителя, наиболее распространенная форма управления, позволяющая использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов для решения сложных проблем, организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями и оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей.
Собрания и совещания, представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются:
- кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты,
ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал);
- характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются
текущие конкретные вопросы, а на собраниях — более общие, накопившиеся за определенный период времени);
- целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности; на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее).
По целям проведения выделяют следующие типы совещаний:
- ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации);
- информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения);
- разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то);
- проблемное (коллективный поиск решения вопроса);
- инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и
объяснение способа действий);
- оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и преодолении узких мест);
- координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).
По методам проведения можно выделить следующие совещания:
- групповое интервью, как метод изучения мнений членов группы по
конкретному вопросу;
- брейнсторминг (мозговой штурм), как метод продуцирования новых идей;
- групповое принятия решений с целью разрешения проблемной ситуации и выработки определенных решений;
- групповое обсуждение отдельного случая (особая, нестандартная ситуация)
Правила подготовки к проведению делового совещания
Начинать подготовку необходимо с определения целей совещания. Это может быть информация, определения проблемы, новые идеи, определения направления действий, определение ответственности или комбинация этих факторов. Ориентируясь на специфические цели, определите, кого вы попросите придти на совещание и как вы его проведете.
Пригласите на совещание людей, которые:
- принимают ключевые решения по вопросам, которые будут затронуты на
совещании;
- могут быть полезны; будут принимать участие в решении вопросов,
которые будут затронуты во время совещания;
- по роду своей деятельности должны познакомиться с информацией,
которую вы предоставите во время совещания;
- будут исполнять принятые решения.
Приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения. Вы можете повысить свои шансы на успех, пригласив ключевых игроков. Для этого пригласите их лично или назначьте время совещания, ориентируясь на их расписание. Предоставьте им активную роль в совещании или подчеркните важность того, что они его посетили. Только отделив настоящие сдерживающие факторы от потенциальных опасностей, вы сможете правильно направить свою команду. Для групп более четырех человек уровень структуры должен быть выше. Если вы хотите, чтобы каждый принял участие в этом процессе, разбейте большое совещание на подгруппы в определенные сегменты времени. Если возможно, выработайте повестку дня до совещания. Используйте для этого следующий список:
- конечная цель совещания;
- желаемый исход;
- дата, время и место совещания;
- кто созывает совещание;
- какая команда будет созвана, имена участников;
- роли участников;
- есть ли что-то необычное в формате встречи;
- есть ли участники со стороны, их имена и роли;
- человек ответственный за распределение времени и соблюдении пунктов
повестки дня;
- продолжительность совещания;
- необходимая подготовка.
Включайте только те пункты дискуссии, которые действительно могут быть рассмотрены в указанный период времени. Лучше недооценить, чем переоценить количество вопросов, которые может рассмотреть группа. Так же старайтесь расставить пункты дня в такой последовательности, чтобы обеспечить движение совещанию. Вопросы должны вытекать один из другого. Отделяйте обмен информацией от принятия решений и решения проблем. Начинайте с более легких вопросов, затем переходите к сложным, но не избегайте трудных вопросов. Будьте осторожны, чтобы времени хватило на наиболее важные вопросы. Во время долгих совещаний старайтесь рассмотреть трудные вопросы, пока участники не устали. Разбивайте трудные вопросы на части.
Как долго должно продолжаться совещание? Это зависит от целей и повестки дня. Максимальна длительность проблемного совещания с насыщенной повесткой – 1,5 – 2 часа, а обсуждения сложного вопроса в его рамках – 40 – 45 минут.
Ограничение продолжительности такого рода мероприятий, за исключением чрезвычайных случаев, обусловлено тем, что через 30 – 40 минут работы у их участников начинает ослабевать внимание. Через 70 – 80 минут появляется физическая усталость. Через 80 – 90 минут развивается “отрицательная активность” – начинаются разговоры и занятие посторонними делами. Через 2 часа непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее, разойтись. В то же время через 30 – 40 минут отвлечения внимание вновь автоматически включается.
Скачать реферат