Технологические приемы деловой беседы

Отсутствие контакта между участниками разговора и в то же время нежелание его прервать, из-за боязни испортить отношения вызывают появление замечаний-отговорок, по смыслу не соответствующих предыдущей аргументации. Они характерны для робких, нерешительных людей и вызываются желанием потянуть время, отодвинуть неприятные объяснения.

Ряд замечаний может последовать в связи с желанием оттянуть принятие решения, возлагающего на человека обязанности, или просто «очистить совесть». На подобные замечания прямо не отвечают, а находят дополнительные аргументы, подтверждающие правильность занимаемой позиции.

Если собеседник делает замечание, важно прежде всего правильно понять его смысл, причины появления. Это поможет определить, что делать дальше: опровергать или признавать правоту партнера. Но даже если тот ошибается, необходимо проявить максимальное уважение к его мнению, внимание, сдержанность в оценках поступков, избегать демонстрации своего превосходства. Не следует парировать каждое замечание, а тем более давать немедленные ответы, лучше для виду немного подумать. Не следует «уходить», отшучиваться, показывать ухудшения настроения, менять тему разговора. Если замечание сформулировано недостаточно четко, его лучше лишний раз уточнить, чтобы потом не приписывать партнеру то, что он не имел в иду.

Поскольку наилучшим замечанием является то, которого не было, появление замечаний необходимо предупреждать подробным изложением собственной точки зрения, ее тщательной аргументацией с учетом возможных вопросов.

Если замечаний много, но они в основном незначительны, на них можно отвечать одной фразой, отражающей их основную суть. Это в значительной степени гасит агрессивность собеседников и заставляет задуматься над мелочностью своих придирок.

Всякий человек будет удовлетворен, если при ответе на его замечания будет сделана ссылка на его аргументы, авторитет или на опыт и мнение лиц, которых он ценит.

Против объективных и корректных замечаний может быть применен такой способ возражения, как «одобрение плюс уничтожение». Его суть состоит в том, что замечание сначала безоговорочно принимается, но затем его значение умаляется, а своя идея преувеличивается. К нему близко условное согласие, при котором сначала с оговорками признается правота собеседника, а затем демонстрируется в выгодном свете собственная позиция.

При ответе на субъективные замечания целесообразно принятие маловажных предпосылок, высказанных собеседником, но если последние пустые, их следует опровергнуть.

Если собеседник раздражен, целесообразно применить метод эластичной обороны, главная задача которого состоит в поддержании нити разговора до тех пор, пока его участники не «остынут» и можно будет вернуться к обсуждению основной проблемы. Близок к нему и метод отсрочки, являющийся уже активным. Он состоит в отвлечении собеседника на некоторое время от затрагиваемой проблемы и возвращение к ней позже, когда она потеряет смысл или страсти несколько улягутся.

Вместо прямых ответов на замечания собеседника можно проводить аналогию с ситуацией, которую он хорошо знает, или заставить отвечать на свое замечание, умело задавая вопросы.

Ослабление воздействия замечаний при сохранения их общего смысла возможно с помощью перефразированных высказываний. В то же время, если поступившие замечания полностью бессмысленны, их лучше опровергать.

Заключение

Мы рассмотрели, как правильно провести совещание или собрание:

1.Определить перечень вопросов, по которым созываются совещания, и круг лиц, имеющих право это делать.

2.Разработать и довести до сведения всех причастных лиц графика проведения регулярных совещаний.

3.Составить постоянные списки работников, обязанных присутствовать на тех или иных совещаниях.

4.Заблаговременно известить участников о времени, месте и повестке дня.

5.Выделить лицо, отвечающее за подготовку совещаний, которое разрабатывало бы график, списки, готовило помещения, рассылало приглашения, координировало процесс подготовки.

6.Заранее выяснить основные точки зрения на обсуждаемые проблемы.

7.Протоколировать полностью ход обсуждения.

Так же выяснили какие приемы привлечения и удержания внимания собеседника может применить менеджер ведя деловую беседу:

1.Экспрессия – оригинальность, отличие от привычного поведения.

2.Прямое включение.

3.Неожиданность.

4.Провокация.

5.Гипербола.

6.Прогназирование.

7.Сопоставление всех «за» и «против».

8.Апелляция к авторитету.

9.Предоставление возможности принять решение.

10.Сопереживание.

11.Внесение элемента неформальности (например, рассказ о себе).

12.Быстрота и темп.

13.Установление визуального контакта.

14.Учет уровня аудитории.

15.Дозирование новой информации (не слишком много).

16.Разнообразие информации.

17.Установление и поддержание обратной связи.

18.Поддержание достоинства партнеров.

 Скачать реферат