Основы делопроизводства

34.2.1.Перечислите состав реквизитов телефонограммы. Реквизиты телефонограммы:

· Наименование ведомства;

· название предприятия (организации) - автора документа;

· должность, фамилия и инициалы сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;

· наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

· наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

· дата и номер телефонограммы, время передачи;

· текст (не превышающий 50 слов);

· наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

34.2.2. Какие требования предъявляются к тексту телефонограммы?

При составлении телефонограммы придерживаться рекомендаций:

· текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов;

· информация должна быть краткой и срочной;

· слова, которые плохо воспринимаются на слух, можно передавать с помощью разбивки по буквам (используя при этом часто употребляемые простые слова);

· в тексте не должно быть более 50 слов.

34.2.3. Порядок адресования различным партнерам, в т.ч. зарубежным.

Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Зарубежным партнерам телефонограмма передается на языке международного общения – английском.

34.2.4.Отличие телефонограммы от факса. Телефакс (факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного и др.), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от других связей (телефонной, телеграфной) эта связь позволяет получить изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника.

34.2.5. Назначение телефонограмм в работе фирм, организаций.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

Телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Это документ по оперативным вопросам.

34.2.6. Особенности и правила передачи и приема телефонограммы.

· Телефонограмма составляется на специально разработанных бланках или чистом листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.

· Текст телефонограммы печатается через 1,5 интервала

· В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

· В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

· Датой телефонограммы является дата ее передачи.

· Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список фирм, организаций, к которым ее посылают, и номера телефонов, по которым телефонограмма передается.

· Телефонограмма составляется секретарем или исполнителем по поручению руководителя. После составления текст должен быть проверен и подписан руководителем фирмы, организации.

· При передаче телефонограммы вначале называют имя своей фирмы, организации и телефон, вид документа; после передачи текста записать должность, фамилию и инициалы лица, принявшего телефонограмму, дату и время передачи;

· При приеме необходимо записать: название фирмы, организации и телефон, текст телефонограммы, должность, фамилию и инициалы лица, предавшего телефонограмму, дату и время приема;

· Необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст со всеми знаками препинания передающему лицу.

· Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Срок хранения телефонограммы не превышает 1 года.

 Скачать реферат