Основы делопроизводства

Страница
4

Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами) выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

9. Как оформляются в документах таблицы и выводы?

Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они (сведения располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.

Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы в графическом виде представлены на рисунке 1.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таблица 1». Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной

Рисунок 1

части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы .», «Окончание таблицы .» и повторяют только строки с номерами граф (рис. 2). Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят.

Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера

Рисунок 2

ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками.

Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.

Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (табл. 1.4). Слова типа «смотри», сокращенно «см.», при этом не пишутся.

При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями, например:

«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:

Затраты труда и заработная плата………………………………… 1,8

Машины и материалы…………………………………………………2,0»

10. Как оформляют в документах некоторые знаки препинания и символы?

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.

Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.

Знак «тире» может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово «есть» и в качестве знака переноса.

Знак «тире» при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: «социально-политические методы», «финансово-экономический факультет»). Знак «тире» при использовании его в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон («демократия — путь к процветанию»). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

В документах, где повторяющиеся слова в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием «То же». Комбинацию из знаков тире и кавычек (—»—) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

Примеры правильного оформления:

Советский район Ростовская область

« « То же

« « Тоже

Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки «№» и «%» ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 27/2). Когда числа пишутся словами, знаки «№» и «%» в также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).

11. Какие корректурные знаки используются при правке деловых документов?

В процессе оформления документов на всех стадиях их подготовки возникает необходимость исправления ошибок, выделения отдельных элементов текста, включения в текст или удаления из него отдельных фраз, слов, букв. Для указания места и характера корректировки текста используется система графических знаков.

Приведем начертание и назначение некоторых корректурных знаков, применяемых при правке черновиков документов иди при их перепечатке.

Знак Z ставится для обозначения начала абзаца («красная строка»).

Знак указывает на необходимость ликвидации абзаца. Левый конец знака при этом ставится в начале фразы, которая должна быть отнесена в продолжение предыдущего абзаца.