Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края)

В архиве отдела по работе с налогоплательщиками используются металлические односторонние стеллажи. Высота стеллажа не превышает 2,2 м. Стеллажи установлены на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами 1-1,2 м, остальных проходов – не более 70-80 см. В помещении архива установлены металлические шкафы.

Принципы хранения отдельных видов документов Инспекции

1. Документы налоговой и бухгалтерской отчетности (налоговые декларации и бухгалтерская отчетность).

Документы налоговой и бухгалтерской отчетности, предоставленные крупнейшими и основными налогоплательщиками Инспекции, хранятся в самостоятельных «налоговых делах» указанных налогоплательщиков.

Документы налоговой и бухгалтерской отчетности налогоплательщиков, не относящихся к крупнейшим и основным налогоплательщикам, не рассортировываются по «налоговым делам» отдельных налогоплательщиков и группируются по видам однородных документов.

Допускается ведение «налоговых дел» налогоплательщиков, не относящихся к крупнейшим и основным налогоплательщикам, сформированных по нескольким налогоплательщикам.

2. Документы, касающиеся проведения и оформления результатов налоговых проверок, предоставленные налогоплательщиком пояснения, письма, запросы, копии ответов на них, судебные дела определяются ни хранение в отдельные папки («досье налогоплательщика»). Допускается хранение («досье налогоплательщика») рядом с «налоговым делом» налогоплательщика.

Документы Инспекции хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Заключение

Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.

Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

В-третьих, порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.

В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.

В Инспекции рационально используются средства для документооборота. Следует отметить что, внедрение персональных компьютеров, обеспечение свободного доступа к сети Интернет эффективно для повышения работы документационной службы предприятия в целом и организации хранения документов в делопроизводстве.

В Инспекции имеются документы в электронной форме, создаваемые сотрудниками организации на компьютерах, полученные по электронной почте, переведенные в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Но вопрос об их упорядочении и организации хранения еще до конца не решен.

Электронное хранение документов позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

Таким образом, если Инспекция, полностью перейдет на безбумажный документооборот, то имеется возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под хранилища. Автоматизированные технологии позволят существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

В данной работе проанализировано, каким образом в Инспекции достигается организация хранения документов в делопроизводстве. Выяснено, что текущее хранение дел Инспекции осуществляется по месту их формирования. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений Инспекции.

Номенклатура дел Инспекции предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения, а также анализа видов, состава и содержания документации Инспекции.

Номенклатура дел структурного подразделения Инспекции составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с архивом Инспекции и подписывается начальником структурного подразделения.

На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел общего обеспечения составляет сводную номенклатуру дел Инспекции.

Но в Инспекции отсутствует электронный вариант номенклатуры дел. При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году.

Исполненные документы Инспекции формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

Дела Инспекции формируются, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Инспекции. Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений.

Делопроизводство в структурном подразделении Инспекции ведёт один из работников подразделения.

Делопроизводство в Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием системы автоматизированного ведения делопроизводства, предназначенной для учёта и сопровождения документов.

Основное внимание в делопроизводстве Инспекции сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику.

С научно-технической точки зрения рассмотрены: понятие и форма составления номенклатуры дел, правила и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности документов, организацию справочной работы, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов.

Обеспечение организации хранения документов в делопроизводстве является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера.

Приложение А

Наименование

структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_ № _

(место составления)

на 20 год

 Скачать реферат