Коммуникации – сущность, роль, проблемы повышения эффективности

Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений.

Общение нужно рассматривать не только как отправление и прием информации, взаимное информирование двух индивидов, каждый из которых является активным субъектом, предполагает налаживание совместной деятельности. Поэтому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.

В специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.

Функции и типология коммуникаций

Основные функции коммуникации [5]:

информативная – передача истинных или ложных сведений;

интерактивная (побудительная) – организация взаимодействия между людьми, например, согласование действий, распределение функций, влияние на настроения, убеждения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение;

перцептивная функция – восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;

экспрессивная – возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Типологию коммуникаций можно представить в виде таблицы 1.

Таблица 1 - Типология коммуникаций

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынке. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа (имиджа) организации: на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. д.

2. Информация перемещается внутри организаций с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п.

а) коммуникация «сверху вниз». Классическая теория менеджмента занимается в первую очередь этим типом коммуникаций. Необходимо добиваться того, чтобы сотрудники понимали смысл коммуникации и могли эффективнее работать в интересах предприятия. Это требует наличия простых, ясных и понятных коммуникационных средств. Анализ предпочтений 114 управляющих по кадрам в обрабатывающей промышленности США к наиболее эффективным коммуникациям «сверху вниз» позволил отнести совещания в малых группах (41%), внутрифирменные коммуникации (13%), беседы с непосредственным руководителем (13%), письма работникам на дом (11%), конференции рабочих и служащих (10%), информация на досках объявлений (10%). Одновременно эти респонденты к действенным каналам коммуникаций «сверху вниз» отнесли неформальные дискуссии (32%), беседы с мастерами (25%), обследование мнений персонала (12%), подачу жалоб (7%), деятельность представителей профсоюзов (6%).

Малозначимыми или неэффективными для коммуникаций «сверху вниз» были названы распространение видеоматериалов, плакаты мотивационного характера, информирование работников о финансовой ситуации компании, экскурсии по предприятиям;

б) помимо обмена по нисходящей, организации нуждаются в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Таким путем руководитель узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможности исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных записок.

Коммуникации «снизу вверх» связаны с коммуникациями «сверху вниз», иначе возникает опасность, что информация может быть неправильно истолкована или не принята. Важно, чтобы сотрудники были достаточно мотивированы и чувствовали уважение к себе как партнерам по дискуссии. Реализация планов и решений значительно упростится, если удастся устранить эмоциональную напряженность. Коммуникация «снизу вверх» содействует, в частности, нововведениям.

3. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организация нуждается в горизонтальных коммуникациях. организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен иформацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация − это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные звенья работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений, что является важной составляющей удовлетворенности работников. Коммуникационный процесс по горизонтали является важнейшей предпосылкой решения проблем, возникающих в организации. В плане координации необходимо искать средний путь между нулевым решением и анархией, которая возможна при горизонтальной коммуникации. Эмпирические исследования показывают, что 2/3 объема внутренней коммуникации носит горизонтальный характер, а их эффективность составляет примерно 80%.

 Скачать реферат