Документы в процессе управления

Резюме – составленный по определенным правилам набор сведений о претенденте на работу.

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Поскольку на основании этого документа фирмы производят предварительный отбор кандидатов на вакантные должности или создают базу данных претендентов, его составлению и оформлению следует уделять особое внимание.

Реквизиты резюме:

· наименование вида документа;

· дата документа;

· фамилия, имя, отчество;

· почтовый адрес претендента;

· телефон;

· дата и место рождения;

· гражданство;

· семейное положение;

· текст;

· подпись

Текст резюме излагается по разделам.

Цель. Указывается место, на которое претендует составитель.

Образование. Сначала указывается высшее: какой вуз и когда закончили, полученная специальность. Затем перечисляются в обратном хронологическом порядке другие виды образования до года окончания школы.

Опыт работы (трудовая деятельность). Перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы – в обратном хронологическом порядке. Если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также отнести эту информацию к этому разделу.

Дополнительные сведения. Может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д.

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформление резюме произвольное. Его следует печатать на бумаге хорошего качества. Резюме рассылается на фирмы почтой (электронной почтой) или по факсу.

Характеристика (рекомендательное письмо) – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляют администрация и общественные организации (если они есть) предприятия, по просьбе работника или по запросу других организаций.

Реквизиты характеристики:

· адресат

· наименование вида документа (характеристика)

· дата документа

· заголовок к тексту

· текст

· подпись

· печать

Текст пишется от третьего лица, как правило, состоит из следующих частей:

– вводной, где указываются фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

– основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками;

– завершающая часть оформляется если не указан адресат и содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики («характеристика выдана для представления в…»)

Подписывает характеристику руководитель фирмы, подразделения, ведущий специалист. Если характеристика утверждается общественной организацией или трудовым коллективом, то делается ссылка на дату и номер протокола заседания, собрания. Подпись заверяется печатью. Характеристика составляется в двух экземплярах.

Требования к бланкам документов

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выведен при распечатке конкретного документа.

Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов. При изготовлении бланков используют два стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Бланки документов должны иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах:

· продольном – в этом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

· угловом – при угловом расположении реквизиты занимают площадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции. На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

В организации обычно применяется три вида бланков

- бланк письма;

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документа.

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк письма и общий различаются набором реквизитов.

Максимальный набор реквизитов и отметок для реквизитов на бланках:

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается

• размещение на бланке только сокращенного наименования организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;

• произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;

• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);

• размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

 Скачать реферат