Техника ведения беседы

Техника ведения беседы за круглым столом как средство руководства

К числу важнейших форм коллегиального сотрудничества следует отнести беседу за круглым столом. Эта форма дискуссии — одна из разновидностей деловых бесед.

Беседа за крутым столом представляет собой разговор между равноправными членами коллектива. Она играет существенную роль в современном управлении компанией. Круглый стол является в некотором смысле символом равноправия участников дискуссии: каждое место за столом имеет одинаковое значение, поэтому отсутствует особый порядок распределения мест и не возникает протокольных трудностей.

Беседу за круглым столом целесообразно проводить в следующих случаях:

при горизонтальном информировании, когда присутствуют не только коллеги одного уровня управления данного участка, но и сотрудники других структурных подразделений;

при согласовании проблем между штабными и линейными подразделениями компании;

при решении задач по координации работы нескольких подразделений без участия руководителей;

при работе комиссий, в которых принимают участие сотрудники различных производственных подразделений в целях подготовки и принятия совместных решений:

при работе команды.

Обсуждение за круглым столом, как правило, организуется с целью разрешения определенной проблемы в процессе дискуссии. Участниками круглого стола могут быть либо коллеги одного уровни управления, либо сотрудники различных уровней и подразделений компании. Путем обобщения мнений участники беседы анализируют тезисы и антитезисы. В результате вырабатывается единая позиция.

Участники круглого стола обладают равными правами, т.е. их голоса имеют одинаковый вес вне зависимости от занимаемого служебного положения. Так появляется возможность использовать для решения проблем знания и способности различных специалистов. Желательно, чтобы они не находились в прямом подчинении. Иначе отдельные участники будут чувствовать скованность, что может негативно сказаться на результатах беседы.

Рассмотрим некоторые примеры из практики организации бесед за круглым столом на производственном предприятии:

В компании участились рекламации из-за низкого качества одной детали, запущенной недавно в производство. Отдел сбыта, OTK и производственный отдел обсудили за круглым столом комплекс мер по устранению недостатков.

На промышленном предприятии возникли трудности производственного характера. За круглым столом три инженера, техник и два мастера выяснили причины трудностей и пути их устранения.

Для предупреждения несчастных случаев необходимо проверить, отвечают ли требованиям по технике безопасности работы, проводимые в цехе химических реактивов. За круглым столом свои соображение по этому вопросу высказали отдельные руководители, инженеры, техники и мастера, знакомые с работой цеха.

Решения за круглым столом принимаются квалифицированным большинством. Это большинство определяется самими участниками беседы. В этом смысле круглый стол принципиально отличается от совещания с сотрудниками, на котором руководитель принимает решение самостоятельно.

Целью круглого стола может быть подготовка решения, которое принимается на вышестоящем уровне управления, в этом случае руководитель не включается в дискуссию, пока коллеги подчиненного ему уровня не обсудят проблему за круглым столом. Другой целью круглого стола может быть принятие решения, которое должно реализоваться на уровне его участников.

Техника ведения беседы за круглым столом

Четкое направление хода дискуссии за круглым столом является важнейшим условием ее успеха. Есть три варианта определения руководителя беседы за круглым столом:

Участники выбирают его из своего круга. Подчас это требует времени, так как могут возникнуть разногласия.

Его определяет вышестоящий руководитель, если беседа проводится по его инициативе.

Руководство беседой осуществляется попеременно ее участниками. Этот метод хорошо себя зарекомендовал при регулярном проведении бесед.

Сотрудник, которому поручено ведение круглого стола, не должен выступать по отношению к коллегам как представитель руководителя. Он только первый среди равных. В противном случае открытая дискуссия в кругу коллег может обернуться информированием о планах руководства.

Руководитель беседы за круглым столом выполняет двойную функцию: он является одновременно ведущим и участником:

С одной стороны, он должен быть нейтральным посредником, держащим в руках нити дискуссии и направляющим ее к цели.

С другой, он равноправный участник дискуссии. Он обязан высказать свое собственное мнение по обсуждаемым проблемам.

Ведущий является равноправным участником круглого стола, поэтому его положение значительно слабее, чем положение руководителя при ведении служебного совещания. К тому же следует учитывать, что коллеги за круглым столом дискутируют значительно резче, они менее сдержаны, чем на служебном совещании. Это существенно затрудняет ведение дискуссии. Руководителю беседы важно сохранять товарищеский тон, который присущ беседе равноправных коллег, и одновременно не ронять свой авторитет. Поэтому руководитель дискуссии должен следовать определенной схеме, облегчающей выполнение его трудной миссии.

Основополагающим принципом ведения круглого стола является разделение общей темы на ряд подтем. В результате появляется возможность целенаправленно переходить от одного положения к другому и ставить соответствующие вопросы. При этом руководитель должен следить за тем, чтобы каждый участник беседы имел возможность изложить свою точку зрения.

Рассмотрим возможный сценарий проведения беседы за круглым столом.

1. Вступление. Руководитель дискуссии после приветствия должен в общих чертах обрисовать тему и сформулировать главную цель беседы. Возможны два варианта:

подготовка решения на вышестоящем уровне;

определение единой позиции и принятие решении участниками круглого стола.

2. Определение фактического положения дел. Руководитель дискуссии должен осветить текущее состояние дел и предложить участникам ответить на вопрос: «Как в настоящее время обстоят дела, и как нам следует поступать?»

Мнения участников могут существенно отличаться друг от друга. Руководитель дискуссии должен иметь в виду, что его собственная оценка не должна играть решающей роли. Он вправе высказывать свою точку зрения лишь по фактическому положению дел.

Существует мнение, что руководитель дискуссии должен привести к общему знаменателю различные точки зрения на сложившуюся ситуацию и добиться определенного единства по этому вопросу. Однако это заблуждение, которым объясняются неудачи многих бесед за круглым столом. В действительности созданную в ходе бесед за круглым столом картину фактического состояния дел следует рассматривать как мозаику: различные точки зрения участников являются теми камешками, которые составляют общую картину.

3. Определение существующих трудностей. Руководитель дискуссии просит собравшихся высказаться о трудностях и проблемах, которые, по их мнению, существуют в настоящее время. Он задает вопрос: «Где, по вашему мнению, самые слабые места? Где, у кого, и по какому поводу наблюдаются особые трудности? Что показывают результаты вашего анализа?»

 Скачать реферат