Делопроизводство и документооборот в компании

Делопроизводство и документооборот в компании

Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством. Невнимание к грамотной организации делопроизводства может привести к непредвиденным расходам, например, на оплату судебных издержек, штрафных санкций налоговой, технической, санитарной и других инспекций, а также к административной и уголовной ответственности. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы. В этом могут быть заинтересованы, как отдельные безответственные сотрудники, так и целенаправленно действующие группы, преследующие свои корпоративные интересы. Чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство.

Изначально следует организовать делопроизводство в соответствии с действующими государственными стандартами. Это впоследствии снимет многие проблемы и исключит необходимость тратить впустую драгоценное время, например на поиски понадобившегося документа, что часто можно наблюдать в заводоуправлениях, конторах и камеральных помещениях.

Документирование управленческой деятельности должно соответствовать действующим стандартам. Для организационно-распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. В перечень реквизитов входят:

Государственный герб.

Эмблема предприятия.

Изображение наград.

Код юридического лица по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование министерства, ведомства или вышестоящей организации для предприятий, имеющих ведомственную подчиненность.

Наименование юридического лица.

Наименование структурного подразделения.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке.

Название вида документа.

Дата.

Индекс.

Ссылка на индекс и дату входящего документа.

Место составления или издания.

Гриф ограничения доступа к документу.

Адресат.

Гриф утверждения.

Резолюция.

Заголовок к тексту.

Отметка о контроле.

Собственно текст.

Отметка о наличии приложения.

Подпись.

Гриф согласования.

Визы.

Печать юридического лица.

Отметка о заверке копии.

Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело для хранения.

Отметка о переносе данных на машинный носитель информации.

Отметка о поступлении входящих документов.

Реквизиты 1 и 3 на документах коммерческих структур не проставляются, а реквизит 2 может использоваться, если фирма имеет товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке.

Код по ОКПО может быть изображен на бланке юридического лица, изготовленном типографским способом, а код по ОКПУ проставляется только на унифицированных документах, предусмотренных перечнем управленческой документации.

Реквизиты 6 и 7 указываются в именительном падеже в строгом соответствии с названиями, поименованными в правовых актах (Устав, Положение, Указ, Постановление и т.д.).

Реквизит 8 указывается только на документах, используемых внутри организации.

Реквизит 9 используется при переписке и не нужен на документах внутреннего пользования. Банковские реквизиты указываются обычно на письмах по вопросам расчетно-денежных операций.

Реквизит 10 проставляется на всех служебных документах, кроме писем. Он указывается прописными буквами (ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ и т.д.), после названия юридического лица.

Реквизит 11 приводится арабскими цифрами обязательно на одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например, 30.09.08. В юридических и финансовых документах допускается применять словесный или словесно-цифровой способ.

Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, входящему и внутреннему документу при его регистрации.

Реквизит 13 проставляется на ответах ниже даты и индекса письма.

Реквизит 14 указывается ниже даты и индекса документа, кроме писем на бланках, где имеется почтовый адрес.

Реквизит 15 отмечается в правом верхнем углу, если документ содержит информацию ограниченного распространения или коммерческую тайну. В государственных организациях используется гриф «Для служебного пользования», а в прочих юридических лицах — «Конфиденциально».

Реквизит 16 проставляют вверху справа на документах внешнего и внутреннего использования. При направлении бумаги в разные организации, реквизит 16 не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресами не пишется. Если необходимо отправить в пять и более адресов, то оформляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один адрес после названия организации, должности и фамилии адресата.

Реквизит 17 состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности утверждающего лица, личной подписи и ее расшифровки (фамилия и инициалы), даты утверждения. Если документ оформлен не на официальном бланке, то необходимо в наименование должности включить название юридического лица. При утверждении документа приказом или протоколом реквизит 17 состоит из слова «УТВЕЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, даты и номера. Действующим стандартом реквизит 17 предусмотрен для следующих документов:

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; экспертизы; списания; передачи дел; ликвидации юридического лица и т.д.)

Договоры (о материально-техническом снабжении; о сбыте продукции; об аренде помещений и оборудования; трудовые и подряда; о научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.)

Задания (на разработку научно-технической продукции; на капитальное строительство; на разработку проектно-сметной документации и т.д.)

Инструкции (должностные, по документообороту, технике безопасности, внутреннему трудовому распорядку и т.д.)

Нормативы (расхода сырья и полуфабрикатов, материалов, энергии, трудовых ресурсов и т.д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, выполнении заданий и т.д.)

Перечни (должностей; типовых документов; расценок и сроков их действия и т.д.)

Планы (производственные; внедрения новой техники; капитального ремонта и т.д.)

Положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.)

Программы (технического перевооружения; финансовой стабилизации и т.д.)

Структура организации, штатное расписание, штатная расстановка.

Реквизит 18 обязательно указывается на документе, а не на отдельном листе, и должен содержать фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и сроки его исполнения, дату и подпись принимающего решение лица. Если указывается несколько исполнителей, то из группы назначается ответственный, который в списке резолюций записывается первым.

 Скачать реферат