ПР – подразделение в коммерческой фирме: структура, особенности функционирования

В этом отношении весьма полезно собирать ежеквартально агентство и отдел по связям с общественностью вместе для обсуждения того, что было выполнено и для определения будущих приоритетов. Тем не менее, такие заседания сами по себе могут быть дорогой тратой времени, поэтому необходимо контролировать заседания и следить за тем, чтобы обсуждение шло в нужном русле. Как определенное мероприятие, должны проводиться ежемесячные мониторинги изменений проводимых агентством.

Внутриорганизационная оценка деятельности ПР отдела и его руководства тесно связана с умением составлять бюджет. Периодические содержательные проверки бюджета являются превосходным управленческим средством соразмерять планы и приоритеты с возможностями, так как агентства функционируют во временных и бюджетных рамках, заданных компанией. Агентства работают особенно эффективно, если ин действия четко направляются в соответствии с четко сформулированными целями. А это и есть задача руководства ПР - подразделения.

Заключение

Привлечение профессионального ПР – агентства к деятельности компании, имеющей собственный отдел по связям с общественностью, является порой оправданным и полезным шагом, плюсами которого являются: новые идеи и свежий взгляд на проблему, профессиональный подход к узким проблемам, решать которые внутри ПР отдела сложно или неэффективно, появление людей, неотягощенных субъективным пониманием ситуации, стереотипами, связями с другими сотрудниками и т. д. Однако не следует забывать и о минусах этого решения: возможные утечки конфиденциальной информации, дополнительные затраты, сложности урегулирования отношений руководства с агентством, налаживание рабочих отношений сотрудников собственного отдела ПР с внешними специалистами, установление и поддержание атмосферы сотрудничества и взаимопомощи, сложности оценки результатов работы агентства и т. д.

Таким образом, вопрос об использовании услуг ПР – агентства и выборе конкретного агентства должен решаться с участием всех причастных к дальнейшей работе лиц с учетом всего многообразия факторов.

Практика

Краткое описание организации

Примером успешного функционирования организации, имеющей собственное ПР –подразделение и пользующейся услугами ПР –агентств, является компания «АСРЕ» («АЦПЕ»), в которой проходила моя практика. Основной сферой ее деятельности является международная торговля, осуществляемая между фирмами стран Западной Европы, Америки и Восточной Европы.

Деятельность «АЦПЕ», включает в себя:

представление в странах СНГ западных (в основном, французских и американских) фирм в области химической и нефтехимической промышленностей, газо- и нефтеперерабатывающей промышленностей, энергетики, металлургии, агропромышленного комплекса и других

экспортно-импортные операции по поставкам запасных частей, технологического оборудования для нефтяной, газовой, нефтехимической, химической, металлургической промышленностей, и промышленности по производству минеральных удобрений.

содействие экспортно-импортным операциям между странами СНГ, Францией и другими странами Западной Европы и Америки.

Будучи аккредитованной при МВЭС в России, на Украине и в Казахстане, «АЦПЕ», имеет свои представительства в Москве, Киеве, Алматы, Перми, Нижнем Новгороде, Уфе, Волжском, а также отделение в Хьюстоне (США).

5.2. История создание и развитие ПР-подразделения

ПР-подразделение в фирме «АСРЕ» сложилось постепенно, т. е. никакого заранее продуманного плана или четкого решения о выделении в структуре фирмы отдела по связям с общественностью не было. Хотя многие функции этого отдела с успехом осуществлялись другими отделами. Например, секретарь-референт занимался рассылкой различных писем и приглашений особо значимым клиентам, принимал посетителей и рассказывал им о компании, менеджер по рекламе занимался не только вопросами, связанными с рекламой услуг фирмы, но и созданием имиджа компании, и подготовкой и распространением паблисити, и организацией презентаций и различных встреч с клиентами. Одной из причин, которые привели к решению создать ПР-подразделение, стало невыполнение одной из сторон условий контракта, заключенного при посредничестве фирмы «АСРЕ». Происшедшее грозило разрушить репутацию компании как надежного поручителя и посредника, работающего только с солидными поставщиками. Руководство компании заняло решительную позицию, компенсировав затраты покупателя и вписав поставщика в «черный список» компаний, с которыми никогда больше не будут заключены договора. Информацию об этом нужно было в кратчайшие сроки и не навязчиво довести до всех клиентов. Именно тогда и встал вопрос о том, кто будет этим заниматься. Стало ясно, что секретарь не достаточно компетентен в данных вопросов. Было принято решение о привлечении внешнего агентства, а затем с его помощью спроектирован собственный отдел по ПР, место которого в структуре организации представлено ниже. Появление менеджера по отношениям с инвесторами было вызвано нарастанием трудностей с финансированием на определенном этапе развития компании. Таким образом, можно сказать, что процесс формирования ПР-подразделения во Франции был естественным, что касается появления менеджеров по связям с общественностью в филиалах, то это было запланированным решением; так же, как и положение о том, что на территории определенной страны эти менеджеры будут осуществлять взаимодействие в случае необходимости с местными ПР-агентствами.

5.3. Место ПР-подразделения в структуре организации

Место ПР-подразделения и его структура представлены на схеме, которая демонстрирует тот факт, что деятельность отдела по ПР и мнение его руководителя пользуется авторитетом в организации. Вице –президент по ПР входит в «доминантную коалицию» и участвует в процессе принятия решений. Однако это не совсем так. Данная схема была предложена ПР- агентством и одобрена президентом компании. Но, будучи достаточно авторитарной личностью, на практике президент не всегда «соглашается» с такой ролью отдела. Это подтверждают и приблизительный анализ деятельности ПР-подразделения, в которой 75-80% составляют «запрограммированные» решения и только 25-15% «непрограммируемые». Хотя президент компании и демонстрирует понимание важности деятельности отдела по ПР и готовность участвовать в его работе, в том числе и осуществляя рекомендуемое общение с внутренними членами организации и внешними партнерами и клиентами. Кроме того, он старается не забывать привлекать вице-президента по ПР к выработке стратегических решений и прислушиваться к его мнению.

Что касается соотнесения функционального управления, к которому относиться отдел по ПР и линейного, то, в целом, оно было оценено как эффективное сотрудничество с периодическим возникновением некоторых трений по поводу не всегда точного объяснения всем членам организации принципов деятельности организации, краткосрочных и приоритетных целей, условий взаимодействия линейных и менеджера по ПР; нежелания идти на компромисс по вопросам, касающимся отношений с общественностью и возникающим в различных сферах деятельности; проявления нелояльности и излишне жесткой оценки некоторых поступков и высказываний, способных, по мнению менеджера по ПР, принести вред имиджу компании.

 Скачать реферат