Анализ и совершенствование системы коммуникации в организации (МГТС)

Историческая справка о “МГТС”

115 лет между прошлым и будущим.

В нынешнем году Московская Городская Телефонная Сеть отмечает 115-ю годовщину со дня своего основания.

С того памятного дня 1июля 1882 года, который руководство МГТС обозначило точкой отсчета, минуло 115 лет. А ведь начиналось все с ручной телефонной станции, обслуживающей всего 800 номеров.

Сегодня руководство с гордостью констатирует, что Московская Городская Сеть – одна из крупнейших в мире телекоммуникационных компаний.

Направления деятельности МГТС многочисленны, потенциал развития велик, финансовое состояние стабильно. Можно смело говорить что, что в XXI век Москва войдет с развитой высокотехнологичной инфраструктурой сети связи, благодаря которой станет возможна реализация любого вида телефонных услуг. Этому способствует взятый руководством МГТС курс на полное техническое перевооружение сети, коренную модернизацию.

Однако, развивая современные телекоммуникационные услуги, МГТС и не забывает о своем главном предназначении – обеспечивать жителей Москвы нормальной и доступной телефонной связью. Эта задача для МГТС должна быть всегда приоритетной. И подтверждением этому является тот факт, что количество абонентов МГТС достигло 4-х миллионной отметки. Безусловно, четырехмиллионный московский телефон – значительная веха в деятельности 20-тысячного коллектива.

Специалисты МГТС – профессионалы высокого класса. За многие годы в коллективе сложились особые трудовые традиции. Это – порядочность, внимательное отношение к людям, постоянное стремление к профессиональному росту.

Введение

Целью моей работы было проанализировать по какой схеме и как работает коммуникация в очень большой и неповоротливой организации, как «ЗАО МГТС». Общение с сотрудниками организации происходило в основном в аппарате управления с начальником отдела труда и с сотрудниками отдела по «работе с резервами». Вопросы задавались по теории моего курсового проекта, т. е. по порядку, затем записывались ответы в тетрадь, и дома уже на основании этих ответов делался анализ и предложения по улучшению коммуникаций в этой организации. Далее выводы и предложения записывались в курсовой проект.

Процесс коммуникаций и эффективность управления

Если описать работу менеджера, то руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях:, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Хотя общепризнанно, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показа ли, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективен в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Начнем: с анализа коммуникационного процесса в организациях.

Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий сложный процесс. Начнем с выявления, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации.

Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с со­ставляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потре­бителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, обще­национальном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по фи­нансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных полити­ческих групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообра­зия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окруже­нием.

Межуровневые коммуникации в организациях

Ин­формация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчи­ненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приорите­тов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководи­тель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руко­водителей об особенностях готовящихся изменений.

 Скачать реферат