Управление проектом карьеры менеджера

o Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.

o Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.

o Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами при определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

Исходя, из этого предлагаю внести в работу предприятия следующие мероприятия:

1.Обеспечивать единые механизмы хранения и доступа к данным.

В приложениях автоматизации управления используются данные, представленные в разном виде - в виде структурированной информации, файлов документов и их изображения, данных полнотекстовых индексов, справочной информации, а также записей каталога пользователей.

Подобное разнообразие данных, хранящихся в системе, предъявляет особые требования к обеспечению целостности хранимых данных. В том случае, если данные приложений не хранятся в едином централизованном хранилище, и система не обеспечивает единого унифицированного интерфейса взаимодействия с данными, то существенно усложняется обеспечение целостности данных системы, увеличиваются расходы на ее сопровождение, обеспечение резервного копирования и восстановления данных.

Система должна обеспечить единый механизм доступа ко всем данным системы. Все данные должны быть доступны только прикладному сервису системы и не могут быть модифицированными пользователями и приложениями непосредственно.

2.Поддерживать единые механизмы разграничения и управления правами доступа.

Система должна поддерживать единые механизмы аутентификации и разграничения прав доступа ко всей информации. В противном случае пользователю понадобится вводить множество паролей, а администратору - вести большое количество списков пользователей для разных приложений. На практике система должна обеспечивать единые средства аутентификации, интегрированные со средствами аутентификации Windows, а также обеспечивать возможность доступа к информации, как в локальной сети, так и при соединении с системой через Интернет.

С другой стороны, при раздаче прав на использование объектов системы, администраторы должны использовать унифицированный интерфейс управления правами доступа, в идеале - стандартный диалог управления безопасностью Windows.

3.Предоставлять пользователям общие средства навигации и доступа к данным.

Особенностью системы управления является то, что она реализует большое количество приложений на базе единой платформы. В связи с этим необходимо обеспечить пользователям системы унифицированные средства доступа к приложениям. В качестве такового могут быть использованы, Microsoft Windows Explorer, Microsoft Outlook, Internet Explorer или средства организации Internet портала, например Microsoft Share Point Portal Server.

Универсальное клиентское рабочее место должно обеспечивать динамическое управление табличными представлениями данных и отчетов.

4.Поддерживать общую структуру справочников.

Огромную проблему при внедрении приложений автоматизации управления создает отсутствие в организации единых справочных данных, как правило, дублируются в приложениях, внедряемых в компании, что приводит к существенному снижению эффективности использования информации, содержащихся в базах данных. Например, информация о контрагентах компании накапливается в системе управления контактами, базах данных рассылки, системе управления сбытом и бухгалтерской программе, что не позволяет воспользоваться информацией, накапливаемой в данных системах с единой точки зрения, например, проанализировать зависимость объема продаж от проведенной рекламной компании. То есть, справочная информация не может быть использована как источник для поиска и структурирования информации в системе. Кроме того, при централизации хранения и управления справочной информацией существенно снижается стоимость ее сопровождения.

5.Обеспечивать интегрированные средства поиска.

Ключевой вопрос успешного использования приложений автоматизации управления в качестве источника знаний о работе компании - наличие в них интегрированных средств поиска информации. Необходимо, чтобы средства поиска системы позволяли искать данные во всей системе, вне зависимости от приложений, в которых порождалась информация, и месторасположения информации. Необходимо обеспечить комбинированные средства поиска, включающие структурированные запросы, полнотекстовый поиск, поиск по классификаторам. Система должна обеспечивать сохранение типичных запросов в качестве шаблонов, а также возможность разграничения прав доступа на разные типы поисковых запросов.

6.Поддерживать единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации документов.

Приложения автоматизации управления и документооборота обеспечивают автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет судить об эффективности тех или иных бизнес процессов в организации. В связи с этим, крайне важно обеспечить интегрированные средства управления жизненным циклом приложений этой группы. Наличие таких механизмов обеспечит:

· Наблюдаемость процессов

· Накопление и доступ к информации об эффективности процессов

· Экономию за счет сокращения простоев

· Возможность организации схем распределенной обработки информации, включение клиентов компании в бизнес процесс

· Обеспечение удобства пользователей за счет использования унифицированного доступа к заданиям

7.Обеспечивать интегрированные средства управления и администрирования приложений.

Интегрированные средства управления приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости владения информационной системой. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталлировать дополнительное программное обеспечение, средств резервного хранения данных. Существенно упрощается аудит работы системы и изменение конфигурации приложений.

8.Обеспечивать общее пространство адресации всех объектов системы.

При внедрении приложений автоматизации управления крайне важно обеспечить возможности их интеграции с системами электронной почты и календарного планирования средствами управления контактами и другими базовыми приложениями, уже функционирующими в информационной системе организации. Подобного рода интеграция возможна в том случае, если приложения системы автоматизации управления обеспечивают средства адресации к объектам, таким как отдельные файлы документов и их версиям, учетным карточкам объектов, табличным представлениям и отчетам, папкам приложений и записям справочников.

 Скачать реферат