Роль и значение деловых совещаний

Введение

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

Глава1.Деловое совещание.

Роль деловых совещаний

Деловые совещания-одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не все­гда приносят должный эффект из-за того, что многие руководи­тели неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного ра­зума к выработке оптимальных решений по актуальным и наи­более сложным вопросам, возникающим на предприятии. Про­цесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

сбор и переработка информации;

координация деятельности всех служб фирмы и всех со­трудников;

принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально орга­низованное совещание решает и важную учебно-воспитатель­ную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в кол­лективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совеща­нии руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера допол­няются коллективными совещаниями, на кото­рых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

Классификация деловых совещаний

Деловые совещания представляют собой особый вид органи­зации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифициру­ют по следующим основным признакам.

. По назначению:

вырабатывающие и принимающие решения;

разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее ре­шениям;

оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

разовые;

регулярные;

периодические.

По количеству участников:

узкий состав (до пяти человек);

расширенные (до двадцати человек);

представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

с фиксированным составом;

с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

комбинированные.

По принадлежности:

партийные (и других общественных организаций);

административные;

научные и научно-технические;

объединенные.

Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух. Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования.

Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

Преимущества и недостатки совещания:

Совещание как форма принятия коллективного решения имеет положительные стороны и недостатки.

Преимущества совещания:

Коллективное решение учитывает различные точки зрения и позиции, имеющиеся в среде сотрудников.

Устраняются индивидуальные решения, и у многих появляется чувство, что принято справедливое решение.

Принятие коллективного решения значительно уменьшает риск формулирования неправильного или ошибочного решения.

Коллективное решение — это решение публичное; а значит, ориентированное на принятые юридические нормы и имеющиеся инструкции.

Коллективное решение, как правило, это решение рациональное, аргументированное.

Недостатки совещания:

При коллективном решении тратится больше времени, нежели этого требует принятие индивидуального решения «сверху».

Если на совещании присутствует большое количество людей, решение вообще может быть не принято.

На совещании появляется реальная опасность «заговорить» решение.

При коллективном решении отсутствует авторство и ослабевает ответственность за возможные последствия.

Коллективное решение может быть излишне компромиссным.

Решение, принятое на совещании, часто ориентировано на поддержание функционирования фирмы и редко направлено на принципиальное изменение ее деятельности и развитие.

Глава2.Организация деловых совещаний

Основные правила ведения делового совещания.

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени.

Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания.

Следующим шагом в проведении совещания является выбор времени.

Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину дня.

 Скачать реферат