Проблемы и функции закупочной логистики

1. Полный перечень товаров;

2. Количество товара, имеющегося на складе;

3. Требуемое количество товара.

Преимущество: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

§ Количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

§ Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

§ Оплачивается только поставленное количество товара;

§ По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупки определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода – покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода – в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

Оформление и получение заказа.

Выбор поставщика.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) – распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.

2. Разработка тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта.

Организация Конкурсных торгов – сложная и многоплановая работа.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры меду поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано 2 способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара; количество и качества товара; цену; условия и срок поставки; условия платежа; характеристику тары и упаковки; порядок приемки-сдачи.

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа равноценно отказу покупателя от поставки.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных покупателей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров – инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получения оферты. В запросе указывается все необходимые реквизиты, кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Оценка предложений, поступивших к потенциальном потребителю может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура.

Основные требования, предъявляемые к поставщику.

Имеется 2 основных критерия выбора поставщиков (1)стоимость приобретения продукции или услуги и (2) качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д. надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Кроме основных критериев существует еще ряд дополнительных: удаленность поставщиков от потребителей; риск забастовок у поставщика; наличие у поставщика резервных мощностей и др.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников информации. Ими могут быть например: собственные расследования; местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или “осведомители” официальных органов; банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика; торговые ассоциации; информационные агентства; государственные источники.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, в независимости от объема и глубины предоставляемой им информации.

2. Как минимум 1 из используемых источников должен быть независимым.

Окончательный выбор поставщиков производится лицом, принимающим решение, и может быть полностью формализован.

Документальное оформление заказа.

В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить:

1. Название документа.

В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами “Заказ” или “заказ на поставку”.

2. Порядковый номер.

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название и адрес компании.

Эти сведение информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ.

В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

 Скачать реферат