Организация труда менеджера

Организационная структура является «продуктом» процесса организационного проектирования и представляет собой формальные правила, разрабатываемые менеджерами для эффективного разделения труда и распределения официальных обязанностей среди отдельных сотрудников и групп. Структура характеризует устойчивые связи между элементами организации, позволяет определить сферы контроля управляющих и скоординировать все функции.

Мотивация – основной элемент функции регулирования и представляет собой процесс стимулирования человека или группы людей к деятельности, направленной на достижение целей организации. Это особый вид управленческой деятельности, имеющий целью активизировать людей, работающих в организации, и побуждающий их эффективно трудиться. Стимулирование – процесс использования различных стимулов для мотивирования людей. Стимулирование имеет различные формы. В практике управления одной из самых распространенных его форм является материальное стимулирование.

Контроль – количественная и качественная оценка и учет результатов работы. Контроль является элементом обратной связи, так как на основании его данных производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов.

Контроль связывает воедино все функции управления, так как позволяет менеджерам поддерживать приемлемое положение дел и корректировать неверные шаги путем перепланирования, реорганизации и переориентации. Контроль основывается на обратных связях.

Существует три разновидности контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль позволяет проверить готовность объекта (фирмы) к началу работу. При этом проверяется состояние материальных и финансовых ресурсов, готовность к работе персонала.

Текущий является основным видом контроля. Он проводится в процессе функционирования фирмы. При этом контролируется работа подчиненных и выполнение технологии производства. При текущем контроле фактическое ведение дел сравнивается со стандартами и нормативами.

Стандарты (нормативы) - критерии, по которым можно оценить результаты деятельности.

Существует три вида нормативов: натуральные, стоимостные и временные.

К натуральным относятся нормы расхода материалов на единицу продукции. К стоимостным нормативам можно отнести смету предстоящих расходов. Временные стандарты определяют время, необходимое для осуществления той или иной задачи.

Измерения – самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Затраты, связанные с измерениями, зачастую предопределяют, стоит ли вообще заниматься контролем. Ведь основная цель контроля стоит не только в том, чтобы установить, что же происходит на самом деле, а в том, чтобы снизить расходы на производство и увеличить прибыль.

Заключительный (итоговый) контроль с оценкой выполнения фирмой своих планов требует всестороннего анализа сильных и слабых сторон деятельности организации за истекший период с целью получения необходимой информации для последующих этапов планирования. Заключительный контроль осуществляется, когда работа уже закончена, при этом могут быть два типа контроля: внешний и внутренний (самоконтроль).

Контроль оказывает сильное влияние на поведение людей. Неудачно спроектированная система контроля может сделать поведение работников ориентированными на нее, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей, что может к выдаче искаженной информации.

Контроль эффективен, если он носит стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, проводится своевременно и экономично.

Координация также является элементом функции регулирования, обеспечивающим достижения согласования в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

Любой вид совместной деятельности людей подразумевает отношения между ними, т.е. обмен той или иной информацией.

Коммуникация – это процесс передачи и получения информации между двумя и более людьми.

Этот процесс следует назвать связующим. Именно он позволяет людям координировать свои усилия, действовать согласованно, достигая целей организации. Чем лучше организован процесс коммуникации, тем организация более устойчива, производительна и конкурентоспособна. Недооценка важности этого процесса некоторым менеджерам обычно ведет не только к убыткам фирм и компаний, но и порой к полному прекращению их деятельности на рынке.

В соответствии с выработанными целями коммуникации можно подразделить на:

- формальные, способствующие достижению целей организации и выполнению официальных распоряжений руководителей;

- неформальные, способствующие удовлетворению потребности людей в общении.

По направлению передачи информации коммуникации бывают:

- вертикальные – между людьми, стоящими на различных управленческих уровнях;

- горизонтальные – между людьми, находящимися на одном уровне управления.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, можно разделить на:

- нисходящие, когда информация передаются от руководителя к подчиненному:

- восходящие, когда информация передается от подчиненного к руководителю.

Также коммуникации следует подразделять на:

- внутренние – организационные и межличностные – когда обмен информацией происходит внутри отдельно взятой организации, не выходя за ее пределы;

- внешние, когда информация осознанно направляется за пределы организации (реклама, public relations и т.д.).

Для осуществления эффективной коммуникации необходимо наличие следующих элементов и процессов:

- отправитель – сторона, посылающая обращение или информацию другой стороне;

- кодирование – процесс предоставления информации в символической форме;

- обращение – набор символов, передаваемых отправителем;

- средства распространения информации – каналы коммуникации, по которым обращение передается от отправителя к получателю (здесь следует отметить растущую сегодня популярность электронной коммуникации: телевидение, радио, различные виды компьютерной связи и т.д.);

- расшифровка – процесс, в ходе которого получатель придает значение символам, переданным отправителем;

- получатель, получающий обращение, переданное другой стороной;

- ответная реакция – набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением;

- обратная связь – часть ответной реакции, которую получатель доводит до сведения отправителя;

- помехи – появление в процессе коммуникации незапланированных вмешательств среды или искажений. В результате получателю поступает обращение, отличное от того, что посылал отправитель.

Необходимая информация или сообщение передается по каналу передачи информации в устной, письменной или наглядной форме. Выбор формы зависит как от самой информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации может быть:

- односторонним, когда информация передается только в одном направлении;

 Скачать реферат