Современный электронный документооборот
2
6. Описание жизненного цикла обработки документа;
7. Управление процессом маршрутизации и средства мониторинга процессов.
Наличие подобных средств управления процессами контроля, движения и обработки документов делает систему применимой для решения гораздо более широкого круга задач, нежели только ведение архива документов. Именно функциональность DMS-систем позволяет добавить в СЭД столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных.
GroupWare
Данная концепция зародилась где-то в начале 90-х годов прошлого столетия. Основной её идеей было создание удобной среды доступа к разнородной информации и организация групповой работы с ней. Необходимо отметить, что термин GroupWare так и не получил формального толкования. В качестве примера можно назвать такие разные системы, как Link Works и Lotus Notes. В своё время к GroupWare относили и средства организации досок объявлений, и системы календарного планирования, и средства взаимодействия в реальном времени, организации телеконференций и группового пространства для доступа к файлам документов и многое другое. Однако с появлением таких продуктов, как Lotus Domino, Exchange и Novell GroupWise, границы данной технологии определились довольно отчётливо.
На GroupWare-компонент возлагают следующие задачи:
1. Создание баз данных группового доступа, в которых может храниться разнородная структурированная и неструктурированная (слабоструктурированная) информация;
2. Унифицированное клиентское рабочее место, обеспечивающее навигацию по всем приложениям, созданным в рамках системы;
3. Встроенные средства разработки электронных форм, обеспечивающих доступ к информации в базах данных системы;
4. Средства организации представлений (View), позволяющие создавать различные визуальные представления данных, хранящихся в БД, в зависимости от конкретных потребностей пользователей;
5. Встроенные возможности маршрутизации электронных форм, интеграция с электронной почтой и средствами группового планирования;
6. Широкие возможности управления гиперссылками и их использования в приложениях.
Наличие описанных функций позволило разработчикам решений создавать самые разнообразные приложения на базе систем класса GroupWare. Эти приложения, как правило, имеют унифицированный интерфейс и средства навигации, базируются на общем каталоге пользователей и образуют общую среду взаимодействия пользователей с информацией. Важную роль в развитии GroupWare-систем сыграла концепция универсального почтового ящика (Inbox), предназначенного для получения в виде электронных форм разнородной информации (сообщений электронной почты, факсов, приглашений, поручений, документов и др.), а также средства управления персональным расписанием. Таким образом, наличие в общей информационной среде организации комплексной системы автоматизации документооборота, объединяющей функции Workflow, DMS и Groupware, позволяет повысить прозрачность процессов, оптимизировать структуру организации, качество принятия решений и гибкость управления, скорость процессов формирования и обработки документов, качество услуг и производительность работы персонала и пр.
Большинство современных СЭД рассчитаны на применение в условиях одновременного функционирования бумажного документооборота. Это несколько задерживает развитие отрасли, однако позволяет организациям внедрять такие системы постепенно, не нарушая установленный режим работы. Обновления также происходят «прозрачно» за счет совместимости различных версий. Важной особенностью всех СЭД является открытость: все АР1-интерфейсы открытые, что позволяет добавлять новые функции, а также подстраивать работу всей системы под конкретные бизнес-процессы. Это весьма существенно, поскольку количество бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, очень велико. При внедрении СЭД в определенную организацию речь может идти фактически о двух исполнителях: первый предоставляет платформу (Lotus Notes/Domino, Oracle Workflow), второй (интегратор) — расширяет эту платформу в соответствии с требованиями заказчика и внедряет ее.
Ключевым элементом СЭД является наличие интеграционных возможностей: решения могут действовать «в связке» с различными программными приложениями и технологиями работы с документами. В процессе движения документов нет необходимости использовать непосредственно утилиты СЭД: необходимые функции появляются в стандартных приложениях. Кроме того, в некоторых СЭД предусмотрены возможности интеграции с наиболее распространенными ERP-системами (ERP Галактика, Oracle), что позволяет системам электронного документооборота выступать в качестве связующего звена между элементами информационной системы организации.
Основные особенности и проблемы
Организация, решившая перейти на электронный документооборот, сталкивается со многими вопросами и проблемами. Первая заключается в том, что выбрать.
При выборе СЭД необходимо обратить внимание на несколько важных моментов:
1. Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения;
2. Опыт компании в разработке и внедрении СЭД в аналогичных организациях;
3. Возможность доработки СЭД под специфику предприятия;
Следующий этап — внедрение системы — также предполагает решение некоторых проблем, от которых зависит успех проекта. Все проблемы реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором — недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы — это в первую очередь необходимость вложения значительных средств при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложность интеграции с уже действующими системами. Важно помнить, что СЭД — это не только и не столько техническое решение, сколько организационное. Поэтому при подготовке к внедрению электронного документооборота на первом месте находятся организационные вопросы. На этом этапе нужно выполнить по крайней мере три шага:
1. Анализ бизнес-процессов организации, состояние используемого оборудования и технологий;
2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг бизнес-процессов;
3. Анализ возможных конфигураций аппаратно-программных средств, необходимых для внедрения СЭД.
Основные тенденции развития СЭД
Наиболее заметными изменениями в тенденциях развития СЭД можно назвать переход от чисто «канцелярских» или просто «архивных» СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции с другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и структур, в том числе неструктурированных форматов: аудио-, видео-, документального и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе. Интеграция корпоративных систем — одна из важнейших проблем современных крупных организаций. Через некоторое время эта проблема придет в SMB. По мнению ЮС, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией. Таким образом, возможность интеграции СЭД с другими приложениями критически важна и ее важность только возрастет со временем.
Скачать реферат