Международная стандартизация в области управления документацией
2
Статья «Управление документами» содержит обзор европейского законодательства в сфере информации и документации. Автор акцентирует внимание на стандартах делопроизводственных метаданных, как на особом типе стандартов, призванных обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации.
В статье, посвященной метаданным в делопроизводстве, Рысков подробно останавливается на том, что метаданные «служат для описания как бумажных, так и электронных документов, придают структуру неструктурированной информации или еще более структурированный вид структурированной информации».
Также при написании работы использовалась статья Волковой Д.В. «Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО)», в которой достаточно полно и объективно рассмотрена организационная структура ИСО, ее назначение и цели, дан подробный анализ порядка разработки стандартов ИСО, перечислены и дана характеристика международным стандартам в ИСО в сфере информации и документации.
Кроме того, руководствовались материалами различных конференций, посвященных отдельным сторонам управления документами. Для характеристики понятия гармонизации информационного сотрудничества между странами использовалась Концепция информатизации сферы образования РФ. С целью анализа структуры и содержания ИСО 15489:2001 «Информация и документация — Управление документацией» были взяты материалы Второй Всероссийской практической конференции «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в органах власти»
Что касается структуры работы, то она состоит из введения, оглавления, 7 глав, включая разделы, заключения, списка использованных источников и литературы.
Введение содержит тему исследования, ее актуальность, структуру работы, подробный разбор использованных источников и литературы. Во введении поставлены цель и задачи работы.
Первая глава содержит разбор понятия международной стандартизации. Рассмотрены цели, аспекты, уровни стандартизации. Сделан акцент на том, что требования международных стандартов не являются обязательными для всех стран-участниц ИСО. Указан порядок внедрения таких стандартов в РФ: прямое внедрение или использование аутентичного текста.
Вторая глава полностью посвящена международной организации по стандартизации (ИСО). Первый раздел описывает деятельность ИСО, как негосударственной организации. Во втором разделе детально прописана структура ИСО, состав руководящих и рабочих органов. Третий раздел касается порядка разработки стандартов ИСО. Установлено, что комитет № 46 занимается стандартизацией в сфере информации и документации.
В третьей главе дана характеристика стандартизации в области управления электронной документацией, а именно международному стандарту по управлению деловой документацией ИСО 15489 "Информация и документация — Управление документацией", разработанному в 2001 году.
Важно отметить, что этот стандарт призван обеспечить единую функциональную систему управления документацией в условиях глобализации.
Четвертая глава посвящена понятию метаданных и анализу ИСО 15836:2003 (Dublin Core). Необходимо отметить, что «в электронной среде аутентичные документы всегда сопровождаются метаданными, точно определяющими их основные характеристики»[3], вследствие чего управление метаданными является обязательной частью управления электронными документами, а следовательно и стандартизации.
Второй раздел четвертой главы включает описание 15 элементов описания информации. Дублинское ядро определяет формальную структуру и семантику элементов метаданных.
В пятой главе рассмотрены информационные технологии как объект стандартизации в Российской Федерации. Последовательно описываются составляющие ИТ: процессы, продукты и услуги, методы, средства, качество, АСУ, системы.
Шестая глава затрагивает вопрос отечественной стандартизации массивов метаданных информационных ресурсов. Выясняется соответствие требований национального стандарта 7.70-2003 ИСО 15836:2003.
Заключительная глава посвящена проблематике соотнесения требований международных и национальных стандартов. Внимание обращено на тот факт, что на настоящем этапе следует достичь гармонизации терминологии и совместимости объектов стандартизации на международном уровне. В этой связи чрезвычайно важно учесть Методические рекомендации по гармонизации терминологии на национальном и международном уровне (1993 г.).[4]
Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения.
Понятие международной стандартизации
Стандартизация является инструментом обеспечения качества продукции, работ и услуг – важного аспекта многогранной коммерческой деятельности.
Цель стандартизации – достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.
Аспект стандартизации – направление стандартизации выбранного объекта
стандартизации, характеризующее определенное свойство ( или группу
свойств) данного объекта.
Стандартизация осуществляется на разных уровнях:
. международная стандартизация;
. региональная стандартизация;
. национальная стандартизация – в одном конкретном государстве;
. административно-территориальная стандартизация.
Международная стандартизация – это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности – стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации – ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия – МЭК (IEC), международный союз электросвязи – МСЭ (ITU).
Международная организация по стандартизации – самая крупная и авторитетная из вышеназванных. Основная ее цель сформулирована в Уставе ИСО: “…содействие развитию стандартизации в мировом масштабе для обеспечения международного товарообмена и взаимопомощи, а также для расширения сотрудничества в областях интеллектуальной, научной, технической и экономической деятельности”.
О масштабе деятельности организации свидетельствуют следующие факты: свыше 30 тыс. экспертов участвуют в технической работе, которая
осуществляется в рамках 187 технических комитетов, 576 подкомитетов, 2057 рабочих групп. Ежегодно в разных странах мира проводятся более 800 заседаний упомянутых выше технических органов. Парк стандартов ИСО превышает 14 тыс. единиц, ежегодно публикуется свыше 800 новых и пересмотренных стандартов.
Основная задача международных стандартов – это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.
Международные стандарты ИСО не имеют статуса обязательных ради всех стран-участниц. Любая сторона мира вправе приспособлять либо не приспособлять их. Решение вопроса о применении международного стандарта ИСО связано в основном со степенью участия страны в международном разделении труда и состоянием ее внешней торговли. В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО.
Скачать реферат