Бизнес-презентации: подготовка и проведение
3
Зачастую используют несколько из перечисленных целей одновременно.
Анализ аудитории
Как только поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается?
Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.
Можете добиться лучшего результата, если знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к бизнес-презентации.
Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.
Психологи составили график изменения уровня внимания аудитории в течение сорокаминутного периода (Рис. 1). Сначала уровень внимания высок, в следующие 10 минут он снижается очень медленно, потом быстрее, пока не достигнет самого низкого значения (примерно 30 минут). Затем он начинает круто подниматься и в последние 5 минут опять становится довольно высоким.
 |
Внимание
Начало 10 20 30 40 Продолжительность
Рис. 2. Типичная кривая внимания.
Исходя из этого, можно дать следующие рекомендации:
ü те факты, которые аудитория должна запомнить, следует излагать в начале и в конце выступления;
ü в связи с тем, что кривая после первых 10 минут падает, - как раз после этого момента и до тех пор, пока она начнет опять возрастать, наибольшее внимание следует уделить различным «домашним заготовкам», призванным повысить интерес аудитории;
ü внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если присутствующие не будут знать, что она уже приближается к завершению.
Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.
Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией:
Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?
Заботят ли их темы, через которые хотите убедить их принять участие в конкретном действии?
Какой у аудитории уровень понимания, образованность?
Сколько они знают о том, что им собираются преподнести?
Знают ли они вашу организацию?
Уважают ли они вашу организацию?
Ответы на эти вопросы помогут выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации.
Анализ аудитории можно проводить в соответствии с вопросами, приведенными в таблице 1
Вопросы для анализа аудитории
Таблица 1
|
Основные разделы вопросов по характеристике аудитории |
Конкретные вопросы по обозначенным темам. |
|
Размер и состав аудитории. |
· Сколько человек придет на презентацию. · Выяснить, есть ли у них какие-либо политические, религиозные, национальные, профессиональные особенности. Соотношение мужчин и женщин, возраст присутствующих |
|
Анализ возможной реакции публики |
· Зачем конкретные люди пришли на переговоры. · Определите отношение публики к предмету переговоров: 1. Заинтересована ли в переговорах аудитория или равнодушна. 2. Как аудитория реагировала на аналогичные рассматриваемые вопросы на прошлых переговорах 3. Какие вопросы, и в каком свете лучше представить данной аудитории. 4. Будут ли затруднения в понимании выступления · Настроение публики в момент выступления: будут ли они уже уставшими, будут ли они голодны, и ожидать скорого обеда и т. д. · Какой способ преподнесения информации будет наиболее эффективным, выгодным и произведет наибольшее впечатление на присутствующих: предоставление технической информации, статистического анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т. д. · Предугадайте ответ публики: пропишите пути реакции на ваши действия. · Смоделируйте, возможно, наихудшую аудиторию и попытайтесь попробовать действовать в такой ситуации. · Предугадайте возможные уточнения и вопросы. Проанализируйте наихудшее, что может произойти на презентации. |
|
Уровень понимания аудитории. |
· Определите, знает ли аудитория, что-нибудь об объекте презентации, например, проанализируйте, есть ли среди присутствующих кто-либо с таким же набором знаний по данному вопросу. · Проанализируйте, знакома ли аудитория с вашим словарем. Спрогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите. Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории для лучшего понимания предмета. Подумайте о конкретных цифрах и спецификациях, которые вас могут попросить предоставить или вам нужно будет сказать. Проанализируйте, включает ли в себя объект презентации рутинное, длительное предоставление информации, знакома ли тема присутствующим. |
|
Отношения презентующего с публикой. |
· Проанализируйте, как такая аудитория обычно реагирует на выступления ораторов. · Определите, насколько аудитория дружественна, открыта, гостеприимна вашей точке зрения, вашему стилю презентации. Определите, как аудитория настроена по отношению к вам. Проанализируйте, чего присутствующие от вас хотят. Подумайте о ваших прежних отношениях с аудиторией. Определите вашу роль и статус. Определите, есть ли у аудитории склонности, которые могут работать против вас. Проанализируйте возможное отношение публики к построению вашей презентации. · Определите, какие аспекты поддерживающей информации будут выглядеть для данной аудитории наиболее надежно. |
Планирование презентации
Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если не сделать презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для образом и можно потерять потенциально выгодный контракт или инвестора в проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты выступления.
Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение.
Скачать реферат