Организация секретарской службы

Передаваемые на рассмотрение руководству документы вместе с подобранными к ним материалами следует дометать в папки со специальными надписями (например, на рассмотрение), в которых должна проставляться дата передачи доку­ментов.

После получения документов от руководства секретарь вносит в регистрационно-контрольные карточки соответствующих документов следующие сведения:

резолюцию руководителя (записывается под текстом крат­кого содержания документа, отделяемого от него словом «резолюция» и указанием должностного лица, составившего эту резолюцию);

дату направления документа на исполнение;

наименование структурного подразделения, куда направля­ется документ на исполнение;

фамилию и инициалы должностного лица, которому пору­чается исполнение документа;

установленный срок исполнения;

дату передачи документа на исполнение.

После заложения регистрационно-контрольных карточек документы передаются исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из экземпляров карточек, из которых секретарь формирует, комплектует и ведет контрольную картотеку.

Если работа над документом требует участия двух и более исполнителей, то ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное в резолюций первым. При необ­ходимости секретарь может скопировать документ в нужном количестве экземпляров. По требованию ответственного ис­полнителя секретарь предлагает другим соисполнителям представлять ответственному исполнителю материалы, необходимые для обобщения и подготовки ответа. Передача документов на исполнение от одного должностного лица другому должна проводиться только через секретаря, который делает отметки об этом в регистрационных документах. В ходе приема и регистрации исходящих документов секретарь проверя­ет соответствие бланка, правильность оформления, наличие виз, подписей и приложений, а также отметок об исполнителе.

Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то в регистрационно-контрольной кар­точке на этот документ делается соответствующая запись, в которой содержатся номер, дата исходящего документа и фамилия подписавшего его лица. На инициативный исходя­щий документ составляется регистрационно-контрольная кар­точка в количестве экземпляров, предусмотренном действую­щей в данной организации инструкцией по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется учетно-контрольная картотека.

Отправка исходящих документов в случае отсутствия в организации специализированного подразделения осуществля­ется секретарем в соответствии с почтовыми правилами Минсвязи СССР. Вид почтового отправления (простое, заказное, ценное) и степень срочности предлагаются исполнителем. При­чем секретарь может по согласованию с ним внести изменения в эти предложения (например, изменить форму «ценное» на «заказное» и т.п.). Основанием для таких изменений мо­жет быть отсутствие достаточных средств на почтовые расхо­ды, изменение содержимого отправления и т.д.

На конвертах проставляются почтовые адреса получателя и отправителя. Перед упаковкой (конвертованием) проверя­ется правильность заполнения почтовых реквизитов (в этой связи при наличии группы постоянных адресатов рекомендуется изготовление конвертов или ярлыков с заранее отпеча­танными адресами), наличие приложений. На заказную почту составляются реестры в установленном порядке. При наличии в организации франкировальных, номенклатурно-адресовальных, маркировальных машин эксплуатация их осуществляет­ся секретарем или лицом, ответственным за техническое состояние средств оргтехники во всей организации.

Срочная корреспонденция в пределах данной местности доставляется специально выделяемым сотрудником, делаю­щим запись о вручении в разносной книге.

Прием документов от сотрудников организации секретарь осуществляет в течение всего рабочего дня или по специально­му расписанию в зависимости от характера передаваемой документации. Так, прием документов для размножения может быть регламентирован порядком работы соответствующего подразделения и т.п.

Принимая от работников документы для последующей пе­редачи их руководителю, секретарь обязан выяснить харак­тер выполненной по данному документу работы, а при необ­ходимости предложить исполнителю внести требующиеся до­полнения (например, резолюция требовала помимо составле­ния ответа представления графика работ, а этот график не прилагался к тексту ответа). О результатах передачи доку­мента (принят ли он как исполненный, нуждается в доработ­ке, передан на машинопись и т.п.) секретарь оперативно сооб­щает исполнителю. В этих целях секретарю следует вести со­ответствующие записи в своем рабочем блокноте (оргблокноте и т.п.).

Если работники передают секретарю документы для их последующего машинописного оформления, то необходимо при этом учитывать распорядок работы специализированного машинописного подразделения, степень его конкретной заг­рузки в рассматриваемый период и связанные с этим возмож­ности передачи документов для машинописи. Вместе с тем следует проверить качество черновика с точки зрения соблю­дения правил подготовки документов к машинописи, в част­ности наличие в черновике мест, трудных для зрительного восприятия (например, написанных мелким или неразборчи­вым почерком), а также латинских знаков, формул, сокраще­ний; фрагментов текста, написанных карандашом, зелеными или красными чернилами и т.п. В случае выявления подобных недочетов текст возвращается для переоформления исполни­телю. Желательно направить во все подразделения организа­ции, имеющие отношение к документированию ее деятельнос­ти, краткие памятки с требованиями к черновикам, подлежа­щим передаче в машбюро.

Учет машинописи, выполненной машбюро или отдельными лицами, секретарь ведет в специальном журнале, где отме­чаются даты исполнения заказа, его объем в листах и количество экземпляров, качество исполнения. Передача работ для машинописи может также вестись и путем оформления зака­зов на специальных бланках. Форма организации машинопис­ных работ должна быть оговорена в инструкции по делопро­изводству конкретной организации и доведена до сведения заинтересованных специалистов.

В случае приема от сотрудников документов для копиро­вания (размножения) секретарь обязан проверить эти доку­менты с точки зрения их пригодности для копирования, т.е.

четкость шрифтовых знаков и линий, отсутствие цветов, не воспроизводимых при копировании, и т.п. Как и в случае с машинописными работами, в организации (во всех подраз­делениях, ведущих документационные операции) должен иметься перечень требований к оригиналам, подлежащим ко­пированию.

Копирование (размножение) небольших объемов докумен­тации может осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем мес­те (например, путем использования термокопировального ап­парата). При необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет осуществ­ляться силами специализированного подразделения или сто­ронней организации, заинтересованное подразделение подго­тавливает заказ, где указываются количество листов, подле­жащих копированию, тираж, масштаб, характер размножае­мой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые дру­гие сведения. Такой заказ передается руководителю органи­зации или лицу, ответственному за копирование (размноже­ние) материалов, и после получения разрешения направляется на исполнение. Может быть организован и другой порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который должен быть зафиксирован в инструк­ции по делопроизводству данной организации. Следует обяза­тельно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных документационных подразделений (машбюро, копироваль­ной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения заказа.

 Скачать реферат