Информационные технолгии

По времени активного использования информации в процессе управления ее можно разделить на постоянную и переменную. Постоянная информация часто используется в форме нормативных и регламентационных актов, долгосрочных заданий и пр., которую называют также условно постоянной, так как она через определенное время может измениться (пересматриваются нормативы, акты и т.п.). Переменная -это текущая информация, оперативная, используемая сравнительно небольшой про­межуток времени.

Каждое звено (структурное подразделение) системы управления работает со своей, специфической для выполняемой функции информацией. Поэтому информа­цию можно разделить по ее функциональной принадлежности, причем это деление можно произвести как по основным, так и по конкретным функциям управления. Та­кое деление информации имеет большое значение в проектировании систем управле­ния, обеспечивая выравнивание трудоемкости работ по различным звеньям системы управления.

По возможности продуктивного использования можно выделить информа­цию: полезную, избыточную и ложную. В информационном обеспечении процесса управления присутствуют все эти виды информации. Избыточность информации п информационном обеспечении процесса управления создает дополнительные трудно­сти его осуществления, обуславливая дополнительные затраты времени и средств, т.е. снижает эффективность менеджмента. Необходимо стремиться сводить до минимума объем информации. В каждом конкретном случае информация должна быть релевантной. Ложная информация затрудняет разработку управленческих решений и оп­ределение рационального объема необходимой информации. Ложная информация может формироваться в результате ошибок в процессе сбора, фиксации, хранения и обработки первичной информации. Искажение информации может носить случайный и преднамеренный (умышленный) характер, в этом случае она называется дезинформацией. Ошибки при сборе первичной информации могут быть механическими, обу­словленные неисправностью (недостаточной точностью) фиксирующих устройств и приборов, невнимательностью или низкой квалификацией соответствующих сотруд­ников, низким уровнем технологии и организации сбора информации и т.п. По анало­гичным причинам возможно искажение информации в процессах ее фиксирования, хранения, обработки и передачи.

Документационное обеспечение управления

Деятельность организации характеризуется сведениями в

документированном или ином виде. Документы являются основным носителем информации в организации. Документы можно классифицировать по разным признакам, прежде всего их можно разделить на: систематизированные и несистематизированные (деловая переписка).

Систематизированные документы делятся на:

-Т<иповые ><унифицированные, ><используемые ><на ><всех ><предприятиях. Это счета-фактуры, акты выполненных работ, кассовые ордера и т.д.>

-<индивидуальные, имеющиеся только в рассматриваемой организации. Это приказы, акты и т.д.

По источникам формирования документы делятся на внешние и внутренние. Внешние документы разрабатываются вне данной организации и характеризуют ее деятельность (взаимоотношения с другими организациями: счета-фактуры, рекламации и т.п.). Внутренние документы составляются в организации и отражают внутренние операции (ведомости на оплату труда, приказы и т.д.).

Документы, связанные с внешней средой, как правило, типовые и утверждаются соответствующими структурами (по форме, содержанию, срокам и т.д.), поэтому они изменяются только централизованно.

Внутренние документы могут быть изменены как по форме и содержанию, так и по маршрутам их движения.

Документы, отражающие процессы функционирования структурных подразделений, различны по своему назначению и делятся на: учетно-отчетные, плановые, нормативные и пр.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные. Примерами разовых документов являются счета, платежные требования, накладные, кассовые ордера, авансовые отчеты, приемные и сдаточные акты и т.д. Накопительные документы применяются для многократной записи данных о ряде однородных операций, выполняемых постепенно в течение некоторого периода времени. По способу охвата хозяйственных операций:

Разовые документы применяют для оформления одной или нескольких хозяйственных операций, информацию о которых записывают одновременно.

Накопительные документы содержат информацию об однородных, периодически повторяющихся хозяйственных операциях за определенный промежуток времени (смену, сутки, неделю).

Большое значение при изучении производственной информации имеет периодичность составления и обработки документов на предприятии. По периодичности разработки документы разделяются на текущие, ежемесячные, ежегодные, еженедельные, полумесячные, месячные, квартальные, полугодовые, годовые.

 Скачать реферат