Анализ организации контроля исполнения документов

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: «Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией».

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:

- поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

- указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

- если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

- запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;

- обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Говоря о типовых сроках исполнения, необходимо отметить, что часть сроков исполнения зафиксировано в приложении 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:

- письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;

- протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д.

Кроме этого в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

- типовые сроки – принятием нового акта;

- индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора [7, 104].

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

- постановка документов на контроль;

- проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

- снятие документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов [8, 134].

Постановка документов на контроль

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен в приложении А.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

 Скачать реферат