Контроль

Понятие “контроль”

Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях.

В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Рассматривая контрольную деятельность в управлении предприятие, А.Файоль разделял ее на шесть основных групп:

1. с точки зрения административной необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;

2. с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;

3. с точки зрения технической нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;

4. с точки зрения финансов необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;

5. с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемы для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);

6. с точки зрения учета необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.

Таким образом, по А.Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

В настоящее время под термином “контроль” подразумевают:

· органическую функцию управления;

· набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;

· функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.

Реализация контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выяснить как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.

Контроль в социальном управлении

Совместная, коллективная деятельность людей объективно требует управления в общественной жизни. В социальном управлении можно выделить три основных этапа (с точки зрения временной компоненты).

1. Предварительное управление.

2. Оперативное управление

3. Управление на заключительном этапе.

Предварительное управление заключается в выработке цели управления, прогнозировании, т.е. предвидении результатов развития, планирования, т.е. система мер, необходимых для преодоления отклонения прогнозируемых итогов от намеченной нами цели. На этапе предварительного управления уже присутствуют элементы контроля. Они заключаются в обеспечении соответствия планов целям, оценке реальности и напряженности планов.

Оперативное управление предусматривает реализацию функций организации и мотивации (иногда говорят и о распорядительства или руководстве как конкретной управленческой функции этого временного этапа процесса управления). Содержательно данный этап предполагает формирование организационной структуры управления, специализацию различных структурных частей, делегирование полномочий на разные уровни управленческой вертикали и выбор соответствующих стимулов для исполнителей. Контроль здесь также необходим для обеспечения стыковки при переходе от одного управленческого действия к следующему и замыкания всех действия на выработанный план и сформулированные цели.

На заключительном этапе управленческого цикла контроля тесно содействует с учетом и анализом. Поясним данные понятия.

Учет означает наблюдение за фактами и явлениями, их измерение, регистрацию на различных носителях, хранение полученных данных и их обработку.

Анализ представляет собой систему специальных познавательных шагов, связанную с исследованием явлений и процессов в их взаимосвязи и взаимообусловленности.

И учет и анализ предоставляют ценный материал, но его надо соотнести с целями управления. Данную задачу решает контроль на заключительном этапе.

Как относительно обособленная часть социального управления контроль заключается:

· в наблюдении за соответствием деятельности подконтрольного объекта предписаниям (нормативам);

· в выявлении результатов воздействия субъекта на объект;

· в определении допущенных отклонений и их оценке.

Контроль включает анализ причин отклонений, устранение негативных явлений, определяет способы воздействия на управляемый объект с целью преодоления отклонений.

Существует ряд отличий контроля от учета и анализа. Например:

· если учет и анализ отражают деятельность всей управляемой системы в целом, то контроль проводится строго целенаправленно, т.е. контролируются воздействия на систему, проводится их сортировка и оценка с точки зрения влияния на запрограммированный результат и с точки зрения ответной реакции на возмущения;

· учет заканчивается выдачей соответствующего значения измеряемой величины, анализ - исследованием явления, факторов и причин их обусловивших. Контроль позволяет определить пути преодоления неблагоприятных воздействий;

· в процессе учета и анализа изучаются в основном количественные показатели. Контроль предполагает получение не только количественной, но и качественной информации;

· учет и анализ изучают, прежде всего, уже свершившиеся факты, контроль же в значительной части ориентирован на будущие события.

Таким образом, контроль наряду с учетом и анализом является частью заключительного этапа управления. Однако ему присуща и определенная самостоятельность как функции управления.

Контроль как система

Система контроля включает в себя следующие блоки:

Þ цели контроля;

Þ методы контроля;

Þ принципы контроля;

Þ процесс контроля.

Подробнее остановимся на каждом блоке - элементе системы контроля.

 Скачать реферат