Деловая беседа

Деловая беседа является «генератором», движущей силой бизнеса. Почти все дела начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различны деловых бесед. Их значение для деятельности человека можно сравнить со значением речи для всего человечества и его развития.

Деловая беседа – система целесообразно подобранных мыслей и слов, посредством которых один или несколько собеседников хотят оказать определенное влияние на другого собеседника или на группу собеседников в целях изменения существующей деловой ситуации, то есть с целью создания новой деловой ситуации или нового делового отношения.

Беседа является благоприятной и часто единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем , чтобы он согласился ней.

Подготовка к проведению деловой беседы.

Чем важнее предмет беседы, тем тщательнее следует готовиться. В этом помогает планирование. Цель планирования состоит в нейтрализации, смягчении влияния непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка позволяет предусмотреть возможные неожиданности, снизить эффективность выпадов партнера, повысить результативность беседы.

К деловой беседе предлагается составлять следующие планы:

ü Генеральный план (указываются виды деятельности , сроки и исполнители.

ü Стратегический план – программа действий и пути достижения намеченных задач.

ü Тактический план – перечень способов поэтапного достижения целей, ведущих к решению стратегических задач.

ü Оперативный план – программа действий по каждому отдельному пункту беседы.

ü План сбора материалов и информации – указываются источники информации, собираемые сведения, исполнители, сроки.

ü План систематизации и отбора рабочих материалов – определяет структуру организации собранного материала, критерии его отбора.

ü План изложения по времени – время беседы в общих чертах распределяется на фазы, элементы беседы.

ü Рабочий план – устанавливает структуру изложения беседы в целом с учетом имеющегося времени.

ü План использования вспомогательных средств – предусматривает включение наглядных технических средств в ходе беседы: графики, проекторы, аудио- и видеосистемы, компьютеры и т. п.

ü План приспособления к собеседникам и обстановке – учитывает потенциальные требования и намерения партнеров, особенности обстановки, в которой будет проходить беседа.

Важность беседы является фактором, определяющим от какого из предложенных планов можно отказаться

Добиться успеха в деловой беседе позволяют учет и творческое использование следующих качеств, требований и правил:

ü Профессиональные знания способствуют высокой объективности, достоверности, глубине изложения.

ü Ясность позволяет логично связать факты и детали , избежать путаницы, двусмысленности и недосказанности.

ü Наглядность – максимальное использование технических средств, образов, ассоциаций, параллелей – снижает абстрактность изложения.

ü Постоянная направленность – нацеленность на основные задачи беседы, частичное ознакомление с гними партнеров.

ü Ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу, контроль над проработкой ключевых вопросов.

ü Повторение позволяет акцентировать внимание на основных положениях и идеях , способствует лучшему усвоению собеседником нашей информации.

ü Внезапность – продуманная, но неожиданная и необычная для партнера увязка деталей, фактов и выводов.

ü Интенсивность – наличие в ходе беседы «взлетов», когда информация насыщенна и от партнеров требуется максимальная концентрация, и «спадов», используемых для передышки и «закрепления» мыслей и ассоциаций у собеседника.

ü Объем передачи информации – оптимальные рамки содержания беседы.

Начало беседы.

Собеседники обычно более внимательны именно в начале разговора. Первые три-пять предложений создают внутреннее отношение к беседе, рабочую атмосферу. Цель начальной стадии – вызвать интерес к беседе. Поэтому можно рекомендовать обращение за советом к партнеру, обсуждение проблем, тенденций, актуальных событий в рассматриваемой сфере, демонстрация информированности о потребностях и проблемах партнера, включение в начальную фазу беседы какого-либо профессионального вопроса.

Передача информации.

Фаза передачи информации состоит из информирования собеседника, постановки вопросов, слушания собеседника, наблюдения за его реакциями и их учета в деловой беседе. Информация, передаваемая партнеру, должна быть точной, ясной, содержательной, наглядной, профессионально убедительной. Особое внимание следует уделить краткости изложения. Всегда, если это возможно, сообщайте источники информации, подчеркивайте их надежность. Важно демонстрировать, как ваши сведения соотносятся с другой информацией. Придерживайтесь формулы «60-40»: 60% времени слушайте и 40 – говорите. Внимательный слушатель получает возможность узнать мнение и позицию партнера, его проблемы, что облегчает ведение деловой беседы.

Аргументация.

Чтобы быть убедительным в своей аргументации, необходимо соблюдать ряд условий:

ü Оперируйте простыми, точными, убедительными понятиями.

ü Выбирайте способ и темп аргументации, соответствующий особенностям характера собеседника.

ü Ведите аргументацию корректно по отношению к партнеру

ü Избегайте неделовых выражений и формулировок, затрудняющих аргументирование и понимание.

ü Стремитесь как можно нагляднее донести до партнера свои аргументы.

Принятие решений и завершение беседы.

Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных и запланированных целей. Для этого на последнем этапе беседы, в фазе принятия решений необходимо:

ü Достижение основной или альтернативной цели.

ü Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий

ü Обеспечение благоприятной атмосферы.

ü Поддержание в случае необходимости дальнейших контактов с партнерами.

Заключительную фазу деловой беседы принятие решений – следует начинать с резюме и сделанных на его основе выводов. Резюме должно быть понятно для всех присутствующих , с четко выраженным выводом. Переводить беседу в завершающую фазу следует не на спаде, а на подъеме, например, когда мы исчерпывающе ответили на замечание собеседника или когда его удовлетворенность ответами очевидна. Важно отделить заключительную часть беседы от других фаз, например с помощью таких выражений как «давайте подведем итоги», «мы подошли к концу нашей беседы» и др. Завершение беседы не должно быть слишком длинным. Поблагодарите собеседника, поздравьте его с удачным решением, заверьте, что он будет доволен своим выбором и удалитесь.

Основным фазам деловой беседы соответствуют пять принципов ее проведения:

1. Привлечь внимание собеседника (начало беседы).

2. Пробудить в собеседнике заинтересованность (передача информации).

3. Детально обосновать свои доводы (аргументация).

4. Устранить сомнения собеседника.

 Скачать реферат