Анализ и совершенствование системы коммуникации в организации (МГТС)

Схема управления ОАО "МГТС"

Рис 3. Структура управления ОАО «МГТС»

Расшифровка сокращений рисунка №3 НТУ - Научно-техническое управление УАСиТ — Управление автоматизированных систем и технологий УИРиС — Управление информационных ресурсов и систем УИТО "Сервис" — Управление инженерно-технического обеспечения "Сервис" УСПД — Управление систем передачи данных УТС — Управление таксофонной сети УТЭТ — Управление технической эксплуатации телекоммуникаций УЦ— Учебный центр УЭФ — Управление экономики и финансов СБ — Служба безопасности ЗмТУ — отделение ОАО "МГТС" "Замоскворецкий телефонный узел" ЛбТУ — отделение ОАО "МГТС" "Люблинский телефонный узел" МТУ — отделение ОАО "МГТС" "Миусский телефонный узел" ОТУ — отделение ОАО "МГТС" "Останкинский телефонный узел" ПрТУ — отделение ОАО "МГТС" "Преображенский телефонный узел" ПтТУ — отделение ОАО "МГТС" "Петровский телефонный узел" СвТУ — отделение ОАО "МГТС" "Севастопольский телефонный узел" ТуТУ — отделение ОАО "МГТС" "Тушинский телефонный узел" ФТУ — отделение ОАО "МГТС" "Филевский телефонный узел" ЦрТУ — отделение ОАО "МГТС" "Царицынский телефонный узел" СпТУ — отделение ОАО "МГТС" "Специальный телефонный узел"

Теперь рассмотрим одну из сторон коммуникации, вертикальную.

Вертикальная коммуникация

Здесь все в принципе достаточно понятно. Коммуникации проходят сверху вниз. Т. е. аппарат управления издает поручения или иную форму сообщения и спускает её ниже на отделения. Сверху вниз от генерального директора до служащих более низкого звена.

Горизонтальная коммуникация

Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате управления и на уровнях находящихся ниже, под аппаратом управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся в независимости от генерального директора. К примеру можно взять Учебный центр, где отношения происходят только между сотрудниками.

Основные виды коммуникации

Если брать вертикальную форму коммуникаций, то это в первую очередь относится к нормативным документам, приказам, устной форме. Помимо этого информация от аппарата управления рассылается, как и в письменной форме, так и по электронной почте, на телефонные узлы. В письменной форме обычно рассылаются утверждающие формы, нормативы и документы. Причем для сбора информации снизу вверх, т. е. с телефонных узлов, и прочих отделений существует подразделение «УАСИТ», которое занимается сбором статистических данных в электронной форме, и уже готовые данные отсылаются в аппарат управления.

В горизонтальной форме, все намного проще. Нет никаких преград и подразделений собирающих информацию. Коммуникации здесь происходят по давно уже известным схемам. Т. е. это телефон, по которому сотрудники могут общаться друг с другом не отходя от своего рабочего места, причем если рассматривать аппарат управления, то здесь в каждом кабинете у каждого сотрудника есть свой телефон. Т. е. существует некая офисная АТС, с привязкой номера к каждому сотруднику.

Далее идет электронная почта(e-mail), что уже в наше время не является нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Причем электронной почтой пользуются как и в аппарате управления, так и на телефонных узлах, общаясь между собой.

Дальше идут личные встречи. Ведь иногда для передачи информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения или какого то указания.

Еще одним средством передачи/получения информации является факс, по нему пересылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и т. д.

Еще одним видом коммуникации в «МГТС» является «Кольцевая Почта». Т.е. существует канцелярский отдел, занимающийся своевременным обеспечением канцелярскими товарами(ручки, бумага, и .д.) Так вот помимо своей главной обязанности, канцелярский отдел ведет «Кольцевую почту». Т.е. на каждого сотрудника в организации есть свой почтовый ящик. По этим ящикам рассылают корреспонденцию, а также различные документы, приватную почту и т. д. Этот вид коммуникации можно отметить тем, что документы можно передавать и по внутренней почте сохраняя важность документа без затрачивания времени на поиски человека, которому этот документ предназначается. Этот вид можно отнести к плюсу, так как я считаю, что это очень удобный способ передачи информации, документов и т. д.

Из неофициальных способов коммуникации стоит отнести локальную компьютерную сеть, в которой существует «чат». Сотрудники в свободное от работы время, да и во время работы общаются посредством чата. Это вид коммуникации тоже можно отнести к плюсу т. к. он исключает походы например, к своему другу, который находится в другом крыле здания.

Коммуникационные стили

То, как ты выглядишь, общаешься, ведешь себя на работе, от этого зависит твоя успеваемость и понимание со стороны сотрудников и начальства и должнейшее продвижение по службе. Давайте рассмотрим виды организационных обязанностей для каждого сотрудника:

1) Официальный. Сюда входит обязательное ношение строгой одежды, правильное поведение и общение.

2) Деловой. Во многом похож на официальный, но более раскрепощенный в поведении, манере общения. Не имеется ввиду мат, оскорбление, громкая речь и . т. д.

3) Свободный. Больше подходит для свободной удобной одежды. Не имеется ввиду грязная рванная одежда, джинсы, или то в чем вы привыкли ходить дома.

Помимо этих стилей в компании сложились некие традиции общения. Ведь компании уже больше 100 лет. Существует некая культура поведения, традиции, праздники, семинары и т. д. На которых сотрудники собираются и в неформальной форме за чашечкой кофе обсуждают насущие проблемы.

Трудности в развитии коммуникационных отношений

Как и в любой другой компании в «МГТС» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным компаниям является психологический настрой. Это может быть следствием например, плохого настроения или отношения к сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками. Всеми этими недостатками занимается отдел «по работе с резервами». Но этот уже тема другого предмета как андрагогика.

Заключение

Задание по моей курсовой работе по теме «Процесс коммуникаций в организации» очень помогло мне выявить необходимые аспекты работы этих коммуникации в организации такой как «МГТС». Понимание самого процесса коммуникации в будущем очень поможет в сферы менеджмента, налаживания связей и успешного бизнеса и развития своей фирмы или в работе. Так как выше было сказано, что успех в достижении организации или фирмы в любой сфере бизнеса во многом зависит от правильного понимания процессов коммуникаций и налаживания связей.

 Скачать реферат