Microsoft Project в управлении проектами
5
Бюджетные риски. Анализ бюджетных рисков происходит в Microsoft Project с помощью анализа освоенного объема. Анализ освоенного объема – это способ определения производительности проекта. Он показывает, какая часть бюджета должна бы была быть потрачена на данный момент, в виде количества труда, тратящего на данный момент, и базовых расходов на задачи, назначения и ресурсы.
В Microsoft Project общие значения освоенного объема отображаются в трех таблицах: «Освоенный объем», «Показатели затрат для освоенного объема» и «Индикаторы календарного плана освоенного объема». Расчет освоенного объема зависит от избранного способа (по проценту завершения или по физическому проценту завершения), а также, если используется несколько базовых планов, от избранного базового плана, по которому рассчитывается освоенный объем.
Ресурсные риски. Риски ресурсов в Microsoft Project можно проанализировать следующим образом (табл. 13.6).
Таблица 13.6.Определение ресурсов с большим риском
|
Вид ресурсов |
Инструмент |
Комментарий | |
|
Ресурсы, которые владеют специальными навыками |
Представление «Лист ресурсов» |
В большинстве проектов нужные ресурсы, которые владеют специальными навыками. Для удобства поиска таких ресурсов можно прибавить поле со сведениями об умении и навыках ресурсов. | |
|
Ресурс, для которого есть только один поставщик |
Представление «Лист ресурсов» |
Даже если большинство поставщиков заслуживает доверия, материальный ресурс, для которого существует только один поставщик, несет в себе потенциальный риск. Материалы, для которых есть только один поставщик, необходимо определить для планирования риска, чтобы быть готовым использовать материалы-заменители или найти альтернативных поставщиков. | |
|
Полностью выделенные ресурсы. Ресурсы с превышением доступности |
Представление «Лист ресурсов» |
Полностью выделенные ресурсы и ресурсы с превышением доступности могут вызвать осложнение и отодвинуть дату окончания проекта. Определив такие ресурсы, можно, например, уменьшить количество часов, когда эти ресурсы задействованы в задачах, задержать или перепланировать для них некоторые задачи или отыскать резервы. | |
Отслеживание изменений
В Microsoft Project легко осуществлять отслеживание хода выполнения проекта. Основным критерием оценки изменений проекта является базовый план.
Базовый план является набором предыдущих оценок начальных и конечных дат, длительностей, затрат труда и расходов, сбереженных после завершения и настройки плана проекта, но к началу выполнения работ проекта. Кроме того, в базовом плане хранится около 20 наборов данных, включая итоги и почасовые сведения для задач, ресурсов и назначений (табл. 13.7). Можно сберечь до 11 базовых планов.
Таблица 13.7. Данные, которые хранятся в базовом плане
|
Группа данных |
Данные | ||
|
Сведения о задачах |
начальная и конечная даты длительности затраты труда расходы прерванные задачи почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах | ||
|
Сведения о ресурсах |
затраты труда расходы почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах | ||
|
Сведения о назначении |
начальная и конечная даты затраты труда расходы почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах | ||
По ходу выполнения проекта можно сравнить сбереженные в базовом плане значения с фактическими. При анализе освоенного объема можно также указать, какие значения базового плана необходимо использовать для расчетов освоенного объема. При каждом сохранении базового плана записывается дата и время. Это облегчает отслеживание использования базового плана, а также момента последнего сохранения.
Промежуточный план – это набор текущих данных проекта, сбереженный после начала проекта, что сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном проекте хранятся два набора данных (начальные и конечные даты текущих задач). Можно сберечь до 10 промежуточных планов.
Обмен данными между участниками проекта
Для успешной работы над проектом его участники должны обмениваться информацией, необходимой для работы: изменениями в назначениях, ресурсах, задачах и тому подобное. Обмен может быть организован как с использованием современных коммуникационных технологий, так и без них.
Для обмена сведениями о проекте между участниками может быть использован сервер Microsoft Project Server. Это сопутствующий Microsoft Project программный продукт, что устанавливается на сервере организации и обеспечивает возможности общего планирования и обмена сообщениями о состоянии для членов рабочей группы, руководителей проектов и других заинтересованных сторон за счет обмена и обработки информации проекта. При использовании Microsoft Project Server участники проекта могут пересматривать последние текущие сведения этом проекте.
Если пользователи не используют сервер Microsoft Project Server, но имеют доступ к Интернету, сведения о проекте могут экспортироваться в формате HTML путем сохранения их как веб-страницы. Также можно пользоваться специальным веб-сервисом www.projectcentral.com.
Если для связи используется сетевой сервер или система электронной почты, например Microsoft Exchange или Microsoft Outlook, возможно простое направление, отправление или передача данных о проекте с помощью Microsoft Project.
В случае, когда при работе над проектом не используются электронные коммуникации, возникает необходимость в отправлении печатных отчетов о текущем состоянии участникам проекта и заинтересованных лиц. Microsoft Project позволяет печатать сведения о задачах, ресурсы, расходы и поступи выполнения проекта в отчетах, которые отвечают требованиям пользователей (рис. 13.9). Пользователи могут изменять данные в отчетах, применяя разные таблицы и фильтры.
Скачать реферат