Информационное обеспечение управленческого решения

2. Суггестивный (доверительный) барьер, когда адресат сомневается в компетентности автора и не верит его концепциям. В быту каждый индивидуум охотно следует логике собственных рассуждений и проявляет антипатию к идеям со стороны. Эта врожденная склонность возражать чужим доводам рассеивает внимание на поиск возражений в пользу собственной ориентации, мобилизуя волю на подавление неудовлетворенных потребностей, что резко повышает затраты умственной энергии и снижает восприимчивость сознания к поступающей извне информации. В сфере управленческой деятельности руководитель, давший задание на экспертизу, заведомо ставит себя в положение ожидания информации. Такая направленная заинтересованность обеспечивает положительный настрой к ожидаемому материалу и, чтобы не растерять авансированного доверия, следует вести изложение в уважительной форме без менторства (поучения) и зазнайства (подчеркивания собственного превосходства). Главное надо стремиться обострить состояние ожидания, так излагая содержание, чтобы оно как можно лучше вписывалось в рамки жизненного опыта и профессиональной подготовки адресата, тогда он будет внимательно следить за своим понятийным аппаратом, сопоставляя собственные знания с содержанием изложения и воспринимая текст как приятную беседу с мудрым собеседником.

3. Есть еще ситуативный (конъюнктурный) барьер. Он возникает тогда, когда меняется ориентация вышестоящих инстанций по данной проблеме. Если это произошло на этапе чернового изложения, то можно еще попытаться переориентировать авторские концепции в новом направлении. Но если ориентация изменилась после составления предварительного вари­анта изложения итогового документа, то целевой подбор фактуры уже не обеспечит решения задачи, условия которой радикально изменились.

Основная цель составления предварительного варианта - критическая оценка чернового изложения аналитического материала, его композиционное расположение, заполнение пробелов, соблюдение делового стиля, смысловое уточнение используемых терминов, особенно в заголовках, в разделе, формирующем задачу, в выводах и предложениях. Если автор и читатель будут по разному толковать термины, то взаимопонимание исключено.

Помогает овладеть вниманием и запечатлеть в памяти читателя компоновка (композиция) экспертизы. В деловой практике преимущественно распро­странено деление материала на три композиционно – логические части: вступление, изложение и заключение. Такое построение деловой информации сразу вводит потребителя в суть вопроса, последовательно разъясняет ему все положения экспертизы и в итоге дает четко сформулированные рекомендации для решения поставленной задачи. Оно наиболее соответствует основной цели документа – создать и логически разрешить проблемную ситуацию, уста­новив непосредственную связь между объяснением закономерностей функ­ционирования и развития явления и практическим разрешением проблемной ситуации.

Вступление - это введение читателя в суть рассматриваемой проблемы с раскрытием ее значения для решения поставленной задачи. В последнее время роль вступления повысилась. Ранее считалось, что начало и конец печатного текста усваиваются одинаково хорошо, однако к настоящему времени однозначно установлено, что лучше понимается и запоминается именно начало, а хуже всего конец. Поэтому надо уже в начале заручиться доверием адресата к документу, как к надежному источнику достоверной информации, и заинтриговать его, вызвав тем самым ощу­щение сопричастности к неразрешенной пока ситуации.

Это достигается изложением краткой, но емкой характеристики проблемы в целом, составленной на основе впечатляющих фактов, цифр и ссылок на авто­ритетные источники - постановления, распоряжения, приказы и другие руко­водящие документы директивного характера. Чувство большой ответственно­сти за практическое разрешение конфликтной ситуации психологически под­готовит читателя к эффективному восприятию содержания последующего из­ложения, в котором он будет искать выход из возникшего у него тревожного состояния неопределенности.

Учитывая высокий авторитет руководящих документов, на которые дела­ются ссылки, надо особенно тщательно фиксировать их названия, номера и даты выпуска, не допуская ни малейшего искажения содержания. Даже незна­чительные отклонения или ошибки, в том числе грамматические, могут вы­звать резко негативное отношение к документу и не исключено, что он будет возвращен на доработку не дочитанным.

Вступление - это визитная карточка, которой специалист представляет подготовленный документ руководителю, давшему ответствен­ное задание, и которая представляет также и самого специалиста.

Главная часть экспертизы – изложение деловой информации, которая достаточно подробно, обстоятельно и всесторонне раскрыва­ется суть рассматриваемой проблемы.

Деловая информация – документ сме­шанного состава, включающий повествование, описание и рассуждение.

1. Повествование - последовательный рассказ о событии в той хронологи­ческой последовательности, в какой они происходили в действительно­сти;

2. Описание – характеристика события путем перечисления его признаков, свойств и особенностей;

3. Рассуждение - раскрытие внутренних причинно – следственных связей события.

Первые два раздела строятся на фактическом материале, поддающемся объ­ективной (количественной и качественной) оценке, независимо от позиции автора.

В повествовании, чтобы оно легче воспринималось и оценивалось читателем, необходимо строго придерживаться хронологического принципа, а если хронология нарушается, то это должно быть логически оправданным и обяза­тельно мотивированным в тексте.

При составлении описания надо стремиться к тому, чтобы его эле­менты раскрывали действительно важные признаки и свойства и располагались по степени важности – сначала наиболее существенные для данного момента в сло­жившейся ситуации и далее по убывающей.

В рассуждении дается в логической по­следовательности ряд определений, суждений и умозаключений, доказывающих положения рабочей гипотезы.

В целом деловая информация – документ целенаправленного действия, за тек­стом которого стоит автор, преследующий цель добиться согласия читателя со своим мнением и побудить его к действию в направлении, описанном в подготовленных им рекомендациях. Процесс воздействия деловой информации на потребителя состоит из трех последовательных стадий:

1. Информирование. Повествуя о предмете изложения, особенно в форме, возбуждающей интерес, автор стимулирует читателя к размышлению (включение сознания);

2. Убеждение. Убедительно рассуждая о структуре события, автор побуждает чи­тателя к осмыслению информации и включению ее в систему собственных взглядов путем закрепления в памяти главного (обретение уверенности в правильности приводимых доводов);

3. Побуждение. Обретя уверенность в правильности приведенных автором рас­суждений, читатель испытывает стремление к активным действиям (выработка алгоритма поведения).

Иногда выделяют еще одну стадию (фазу) – внушение, но это частный случай побужде­ния, когда довод (факт, пример) настолько ошеломляет читателя своей неожи­данной очевидностью, что воспринимается, минуя фазу осмысления, как бес­спорное утверждение.

 Скачать реферат