Функции организации и руководства информационными технологиями

Поскольку работа выполняется ими самими или внешними организациями (по заказу), пользователи сами осуществляют контроль за внедрением информационных систем. Иногда важность этого момента недооценивается: считается, что внедрением системы могут успешно заниматься технические сотрудники, следующие инструкциям.

По мере того, как предприятие становится менее централизованным и более географически разбросанным, наблюдается передача отдельных функций развития ИТ его отделениям и филиалам.

В целом, приведенные четыре фактора дают мощный аргумент для признания важной роли пользователей в развитии информационных систем. Отдельные внешние разработки по заказу пользователей во многих случаях позволяют обеспечить быстрое решение конкретных проблем и создать благоприятный психологический климат. Однако, при таком подходе нередко можно получить лишь частные выгоды, которые мало что дают для информатизации предприятия в целом.

Помимо доводов в пользу доминирования пользователей в сфере использования и развития ИТ, существуют факторы, говорящие о целесообразности усиления роли специалистов подразделения ИТ предприятия. Главными из них являются следующие:

профессионализм персонала подразделения ИТ;

эффективный контроль реализуемости систем;

возможность создавать корпоративные базы данных;

соответствие всех нововведений структуре и стратегии предприятия;

реалистическая оценка издержек на поддержку и развитие ИТ.

Подразделение ИТ на предприятии имеет возможность набирать персонал, обладающий соответствующей специализацией и квалификацией. Помимо проблем развития информационного обеспечения предприятия в целом, такое подразделение обеспечивает также обслуживание функциональных подразделений, которые не имеют в своей среде специалистов в области ИТ, но нуждаются в доступе к информационным технологиям.

Одно из преимуществ создания подразделения ИТ заключается в том, что его легче модернизировать, чем разрозненные группы специалистов, разбросанные по всему предприятию. Подразделение ИТ, состоящее из профессионалов, «подзаряжает» пользователей и помогает им переключиться на современные, принципиально новые технологии.

Опыт квалифицированного персонала особенно важен для поддержки профессионально ориентированных информационных пользовательских систем. Покупка программных средств у нескольких поставщиков или даже у одного из них, но в несколько этапов, создает большие проблемы в эксплуатации систем, с которыми пользователи без помощи специалистов подразделения ИТ справиться не могут.

Исследования возможностей информационных систем, проводимые пользователями самостоятельно, могут содержать грубые ошибки. В результате, растущие требования к скорости и качеству обработки данных оказываются не выполнены и возникают значительные трудности в эксплуатации систем.

Неопытный персонал предприятия может недооценить как необходимую информацию для проведения расчетов, так и уровень сложности программного обеспечения.

Часто при анализе возможностей ИС пользователь фокусирует внимание на на одной из функций и не видит дальнейших возможностей развития системы, не сознает, что успех первого приложения может создать предпосылки для внедрения последующих. Кроме того, пользователь недооценивает, что такие переходы потребуют дополнительных инвестиций, поэтому всеобъемлющий анализ всех издержек не проводится. Таким образом перспективные разработки становятся невозможными, если анализ преимуществ информационной системы проведен недостаточно тщательно.

Пользователи часто не прислушиваются к предупреждениям о нестабильном положении многих поставщиков новых ИТ на рынке программного и технического обеспечения, в то время как это — один из важнейших сдерживающих факторов модернизации. Банкротство производителя оборудования или программного обеспечения может привести к дорогостоящим перебоям в обеспечении его услуг, если не используется принцип открытости систем. Ситуация обостряется, если пользователи настаивают на покупке систем, работающих в очень узких, специфических ситуациях, в связи с чем могут возникнуть сложные проблемы, связанные с их поддержкой и модернизацией.

Когда обостряются вопросы внедрения ИС в отдельных подразделениях предприятия, первое, что волнует руководителей — не потеряет ли предприятие способность контролировать потоки информации. Существует опасность, что важные данные будут находиться в нестандартизированном формате и в местах, недоступных для всех, кроме «авторов» этих данных.

Есть еще один фактор, которому часто не уделяют внимания, но который помогает разрешить проблему обеспечения данными всех, кто в них нуждается. Речь идет о возможности периодически, с плановой частотой анализировать и обобщать данные, используемые в отдельных подразделениях.

Локальные базы данных могут оказаться слишком дорогими с точки зрения их эксплуатации. Поэтому необходимо четко определить, какую информацию следует хранить на местах, а какую передать в центральную базу данных, чтобы обеспечить доступ к ней другим подразделениям. При этом нужно не забывать о проблемах секретности и безопасности хранения.

Имея опыт разработки ИС, подразделение ИТ может давать квалифицированную оценку потребностей в программном обеспечении и его стоимости. Лишь немногие пользователи имеют такие навыки, поэтому расходы подразделения ИТ кажутся им завышенными, что создает у специалистов функциональных подразделений определенный стимул самим закупать информационные системы.

Однако такая экономия обычно бывает иллюзорной, тем более, что подразделения стараются приобретать «на всякий случай» избыточное оборудование и программное обеспечение. В целях сокращения издержек следует разрабатывать соответствующие стратегии. Причем попытки отдельных пользователей снизить свои издержки могут вызывать увеличение издержек для предприятия в целом.

Разногласия между специалистами в области ИТ и пользователями можно значительно смягчить, четко устанавливая, что должны делать пользователи, что — службы ИТ и что — высшее звено управления. Высшее звено управления должно играть существенную роль в формировании такой политики и гибко менять ее со временем. И службы ИТ, и пользователи должны понимать смысл своих ролей и отдавать себе отчет в возможных конфликтах интересов.

Основными для подразделений ИТ являются следующие задачи:

-Разработка ИТ-стратегии в увязке с бизнес-стратегией и долгосрочного плана развития информационной архитектуры предприятия, обеспечение максимального соответствия ИТ-проектов этому плану.

-Создание процедур сравнения потенциальных ИТ-проектов различных масштабов и принятие решений о целесообразности разработки ИС своими силами или приобретения их у стороннего поставщика.

-Обеспечение учета планируемых и уже внедренных информационных услуг.

-Формирование набора нормативов, в число которых входят:

а) обязательные коммуникационные стандарты;

б) стандартное программное обеспечение;

в) документация для различных систем и др.

 Скачать реферат