Требования, предъявляемые к оформлению текстов документов

Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построе­ние делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длин­ным введениям и сложным системам мотивировок.

В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное мес­то для указания связи между предыдущим и последующим пись­мом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необ­ходимости указывать наименование предприятия рядом с долж­ностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

Синтаксические ошибки - это ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предло­жении. В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетель­ствующие о том, что их составители не знают правила порядка слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, его информационная роль возрастает к концу предложения. Так, например, из предложения «Для определения фонда оп­латы в конце года уточняются расценки за продукцию» непонят­но, «расценки уточняются в конце года» или «расценки уточня­ются для определения фонда оплаты в конце года».

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием.

Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот мож­но передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению про­ект, Совет директоров считает .»

Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформули­ровать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая .» «, «Считая .», «Принимая во внимание .», «Руководствуясь .» и т. д.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетруд­но исправить, заменяя предложения с деепричастными оборота­ми предложениями с обстоятельствами, выраженными сочета­ниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обсто­ятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном за­логе.

Неправильно: «Изучая проблемы городского транспорта, учеными были полу­чены интересные результаты». Правильно: «При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры слож­ного предложения. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как».

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, перечислениями, сложно построенными конст­рукциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимич­ными причастными и деепричастными оборотами. Этим дости­гается сжатость и лаконизм текста. Например: «Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государ­ственным комитетом .» (вместо: «которые одобрены»).

Неправильное использование предлогов. Наиболее частая ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существитель­ными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с .» и т. д. Однако наблюдаются случаи не­правильного использования предлога «о», что создает языковые помехи. Например: «Директор завода отметил о важности поставленной пробле­мы». Правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы».

«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы на­стоятельно требуем». Правильно: «Цех нуждается в ремонте, производства которого мы насто­ятельно требуем».

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В наше предприятие распределены на работу молодые специа­листы» (правильно: «На наше предприятие»).

Неправильное согласование в падеже. Наи­более частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Неправильно: «Согласно Вашей просьбы .»; «Согласно приказа .»; «Согласно решения .». Правильно: «Согласно Вашей просьбе .»; «Согласно приказу .»; «Согласно решению .».

Слово «руководство» требует после себя не родительного, а творительного падежа. Например, неправильно писать: «Руководство производственной практики осуществляется ве­дущими специалистами предприятия». Правильно: «Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия».

Морфологические ошибки. Согласование определений. Если определение относится к име­ни существительному, имеющему при себе приложение, оно со­гласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких со­четаниях обычно стоит на первом месте.

Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребитель­ны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказыва­ются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просто­речные. Неправильно: «Выводы комиссии обоснованные и справедливы»; «Данное решение обязательное для исполнения». Правильно: «Выводы комиссии обоснованны и справедливы»; «Данное решение обязательно для исполнения»

Ошибки при употреблении количественных имен числительных. При употреблении количественных числительных в деловых письмах следует помнить, что все количественные имена числи­тельные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семь­юдесятью семью рублями и т. д.

Лексические ошибки. Неправильное использование слов и терминов. Основное ко­личество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профес­сии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте.

Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отрас­лях промышленности имеют различное значение, например: «ре­дуктор» в химической промышленности означает «приспособле­ние для снижения давления газа», а в машиностроении - «при­способление, снижающее скорость вращения валов».

 Скачать реферат