Новые информационные технологии в документационном обеспечении управлении

Внутримашинная информационная база располагается на жестком диске компьютера, а резервные копии — на жестком диске или гибких дисках.

При создании и функционировании внутримашинной БД общие ограничения целостности контролируются средствами СУБД MS Access, в системе присутствуют частные ограничения целостности, с помощью которых осуществляется контроль некоторых параметров. Система обеспечивает контроль следующих параметров:

- поставка не должна быть меньше 10 кг;

- дата для приходной накладной может вводиться только текущая;

- дата для расходной накладной может вводиться только текущая.

База данных бухгалтерии предприятия включает в себя следующие объекты:

- главную кнопочную форму, которая позволяет работать с формами, отчетами и осуществлять выход из приложения;

- таблицы, которые предназначены для хранения записей;

- формы, предназначенные для внесения новых записей в таблицы;

- запросы, предназначенные для объединения данных из таблиц;

- отчеты, которые предназначены для просмотра и вывода оформленных документов на печать (Приложение 1).

С ее помощью пользователь может работать либо с формами, либо с отчетами. Если необходимо внести какие-либо данные, надо щелкнуть по кнопке "Работа с формами", после чего появятся названия форм, из которых пользователь должен выбрать нужную ему в данный момент форму (Приложение 2).

Для того чтобы внести новые данные в таблицу "приходная накладная", надо открыть форму "Приходная накладная 1" и заполнить все поля, при этом № приходной накладной присваивается бухгалтером на основе существующей нумерации, Форма имеет поле "№ патента", это необходимо, чтобы сделать ссылку на поставщика, так как каждая приходная накладная оформляется на каждую конкретную поставку этого поставщика. Это поле представляет собой поле со списком с номерами всех патентов и соответствующими этим номерам названиями поставщиков.

Для того чтобы составить документ "Приходная накладная, надо открыть кнопочную форму "Приходная накладная". Поля № склада и № сырья представляют собой поля со списком с соответствующими этим номерам наименованиями сырья. Номер приходной накладной также представляет собой поле со списком. В этом списке указаны номера приходных накладных и даты, в которые эти накладные были составлены? Дата соответствующего номера должна совпадать с датой, указанной в поле "дата приходной накладной".

Для того чтобы оформить документ "Расходная накладная", заполняем все поля формы "Расходная накладная". Поля № сырья и № склада представляют собой поля со списком. В этом списке указаны номера и соответствующие этим номерам наименования. Поле № требования-накладной также для удобства пользователя представлено полем со списком. В списке указаны номера всех составленных требований-накладных и даты, соответствующие дням составления накладных.

Для того чтобы оформить документ "Требование-накладная", нужно заполнить все поля формы "Требование-накладная". Чтобы помочь пользователю правильно указать номер требования-накладной, это поле оформлено полем со списком. В список входят номер требований и даты, когда были созданы эти требования. Если подвести курсор к этому полю, то появится подсказка "Введите N;: требования-накладной, дата которого соответствует дате, указанной в поле дата требования-накладной". Также для удобства пользователя поля № сырья, код цеха представлены в форме полей со списком с номерами и соответствующие этим номерам наименованиями сырья и цехами.

Для того чтобы составить новый договор, нужно заполнить форму "Договор". При этом поле № заказчика представлено полем со списком с номерами заказчиков и соответствующим этим номерам названиями заказчиков.

Чтобы оформить документ "Заборный лист", нужно заполнить форму "Заборный лист". Поле № договора представляет собой поле со списком с номерами договора и указанием в этом договоре даты поставки. При заполнении этого поля появляется подсказка "Введите № договора, дата поставки которого совпадает с датой заборного листа". Поле № готового продукта также представлено полем со списком. В список для удобства пользователя внесены все номера готового продукта и соответствующие этим номерам названия готового продукта.

После внесения данных в форму пользователь может просмотреть и, если необходимо, распечатать нужный документ. Для этого в главной кнопочной форме нужно выбрать кнопку "Работа с отчетами".

Таким образом, внедрение автоматизированной системы на предприятии «Модель» поможет выполнять наиболее трудоемкие и требующие повышенного внимания операции с минимальными усилиями, повлечет за собой увеличение оперативности обработки и получения информации, рост производительности труда. Теперь для оформления документации бухгалтеру потребуется несколько минут, тогда как раньше на это уходили часы и дни. Автоматизированная система гарантирует сохранность и защиту данных от несанкционированного доступа.

Заключение

Итак, подводя итоги в курсовой работе нужно отметить, что информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

Автоматизированная информационная технология управления- система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ. Автоматизированные информационные технологии классифицируются: по степени охвата задач управления; по классу реализуемых технологических операций АИТУ; по типу пользовательского интерфейса; по способу построения сети АИТУ; по обслуживаемым предметным областям.

Информационное обеспечение управления – это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, то есть процесс предоставления информации отдельным лицам или группам – информационными потребностями. Смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.

 Скачать реферат