Направления развития информационных систем и систем документооборота в современных организациях

Проекты квартальных бюджетов представляются в планово-экономический и финансовый отделы на рассмотрение ответственными распорядителями бюджетных средств в срок не позднее 25 числа последнего месяца квартала, предшествующего планируемому.

Проекты месячных бюджетов представляются на рассмотрение отделом планирования не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому месяцу, только в случаях отклонения прогнозных значений статей, предусмотренных квартальным бюджетом, от фактического исполнения более чем на 5 %. При отклонении прогнозных значений менее 5 %, квартальные бюджеты не пересматриваются и корректировки в месячных бюджетах не производятся.

Переброска средств внутри квартала по месяцам и между статьями возможна при предоставлении подробных обоснований заместителю генерального директора по финансам и экономике плановым отделом не позднее указанных выше сроков.

Переброска средств между кварталами одного года возможна в исключительных случаях, вызванных чрезвычайными форс-мажорными обстоятельствами, приведшими к неисполнению запланированных значений.

Коммерческий директор представляет, помимо сведений по расходной части бюджета, данные по планируемой отгрузке готовой продукции потребителям в указанные сроки в следующем разрезе: отгрузка в разрезе контрагентов; в разрезе вид оплат; в разрезе контрактов; в разрезе продуктов.

Главный бухгалтер ООО представляет на утверждение заместителя Генерального директора по финансам и экономике в указанные выше сроки, данные по планируемой уплате налогов - налоговый бюджет, в разрезе видов налогов и налоговых периодов, а также прогнозный баланс по состоянию на отчетную дату 31 декабря планируемого года, с целью прогнозной финансовой оценки состояния предприятия.

Начальник финансового отдела представляет на утверждение заместителя Генерального директора по экономике и финансам сведения по планируемым расходам по кредитам и по услугам банков по экспортно-импортным операциям, по расходам на расчетно-кассовое обслуживание и по другим услугам финансового характера и формирует в указанные выше сроки проект бюджета движения денежных средств.

Ответственные распорядители денежных средств представляют заместителю Генерального директора по финансам и экономике в утвержденном формате данные для последующего составления бюджетов предприятия.

Проект бюджета движения денежных средств разрабатывается, исходя из утвержденной Генеральным директором схемы поступления денежных средств и плана отгрузок готовой продукции и утверждает его у заместителя Генерального директора по финансам и экономике.

Заместитель Генерального директора по финансам и экономике проводит консультации с каждым ответственным распорядителем бюджетных средств, на предмет выяснения обоснованности тех или иных затрат в проекты бюджетов. Утвержденные заместителем Генерального директора проекты бюджетов служб, курируемых ответственными распорядителями денежных средств, направляются в планово-экономический отдел и финансовый отдел для консолидации и предварительного анализа, исправления ошибок и недочетов, а также приведения полученных данных в утвержденные форматы.

В срок не позднее 3-х рабочих дней до начала отчетного прогнозного периода заместитель генерального директора по финансам и экономике представляет проект бюджета на утверждение Генеральному директору ООО.

Анализ исполнения бюджета производится на заседании бюджетного комитета ежемесячно в срок не позднее 25 числа.

На заседании бюджетного комитета анализируются причины отклонений фактических значений от плановых, принимаются решения в отношении корректировки планов и бюджетов.

Система бюджетирования эффективно работает на ООО и обеспечивает устойчивую работу предприятия: обеспечивает полную взаимосвязь между интересами отдельного подразделения и интересами предприятия в целом, укрепляет финансовую дисциплину, стимулирует руководителей и сотрудников структурных подразделений предприятия к повышению рентабельности осуществляемых ими видов деятельности, повышению ответственности за связанные с этим доходы и расходы, за конечные финансовые результаты.

С 01 января 2003 года на ООО в промышленную эксплуатацию введена корпоративная информационная система на базе программного обеспечения Oracle Applications. Опыт работы системы за прошедший период показывает, что внедрение системы Oracle Applications позволило ряд бизнес-процессов предприятия поставить на более высокий уровень.

Технологические процедуры работы с финансово-экономическими документами связаны с работой сотрудников ООО в данной системе, которая была внедрена на предприятии с целью создания инструмента управленческого учета, планирования и анализа движения материальных и финансовых потоков. Такой инструмент предоставляет руководству предприятия возможность эффективно управлять ресурсами и минимизировать непроизводительные расходы, оперативно управлять затратами и расходами и в целом улучшить основные финансово-экономические показатели. Система управления максимально интегрирована, т.е. информация для учета, планирования и принятия решений должна вводиться в систему один раз и быть доступной для всех авторизованных пользователей.

Функциональные автоматизированные области финансового управления следующие: расчет себестоимости готовой продукции; обеспечение своевременности отражения всех хозяйственных операций в бухучете и своевременности получения финансовой информации; контроль дебиторской задолженности; контроль кредиторской задолженности; обеспечение консолидации финансовой информации в Главной книге при сохранении информации об источнике ее происхождения.

Система Oracle Applications позволяет бухгалтерии хранить информацию о хозяйственных операциях, позволяет в любой момент получить необходимые данные по требуемым запросам; обеспечивает всех пользователей единой информацией, что предотвращает рассогласованность данных: благодаря созданному подробному плану счетов можно получать различные аналитические данные.

Планово-экономическому отделу система позволяет планировать себестоимость готовой продукции, услуг вспомогательных цехов, производить расчет смет общехозяйственных расходов, смет обслуживающих производств. Разработаны отчеты, позволяющие получать достоверные данные для анализа основных технико-экономических показателей работы структурных подразделений и предприятия в целом за отчетный период, а также отчеты, позволяющие своевременно получать данные для контроля и анализа выполнения бюджетов.

В финансовом отделе система применяется для ввода, корректировки и просмотра входящих и обработки исходящих счетов-фактур; создания, просмотра и корректировки платежей; ввода и корректировки данных по банкам, банковским счетам ООО и поставщиков; обработки банковских выписок, создания, корректировки и просмотра поступлений денежных средств на счета в банках, в кассу, поступления векселей; закрытия дебиторской задолженности.

Проблемы, с которыми сталкивается финансовый отдел, в процессе работы с системой, можно назвать следующие: недоработка некоторых отчетов, имеющих важное значение для эффективности работы финансового отдела, сбои в работе системы, не всегда своевременно вносятся изменения в отчеты в связи с изменениями в организационной структуре предприятия (появление новых статей затрат), что искажает отчетные данные, возникают сложности по проведению счетов-фактур и др.

 Скачать реферат