Информационное обеспечение управления в современной организации

Существует так называемый "информационный барьер", при котором возможности традиционных (бумажных) приемов управления в социально-экономических системах оказываются исчерпанными. Пропускная способность человеческого мозга как преобразователя информации хотя и велика, но все-таки ограничена. Мощь и совокупный интеллект управленческого аппарата в настоящий момент обеспечиваются только на основе комплексной информатизации управленческого труда, при которой значительная часть информационных потоков замыкается вне человека - через ЭВМ.

Система информационного обеспечения управления организации должна учитывать специфику региона - отраслевую структуру производства, приоритетные направления развития экономики, наличие ресурсов, демографические и миграционные особенности региона. На территории региона осуществляют свою деятельность многочисленные организации. На современном этапе при их взаимодействии координируется информационно-аналитическая деятельность, создаются информационные ресурсы общего пользования, обеспечивается информационная безопасность, осуществляется информационный обмен. Если привести в пример органы государственной власти и местного самоуправления, то информационные потребности федерального и регионального уровня обычно находятся в различных плоскостях, поэтому важной задачей является оптимизация информационных связей, усилий и затрат на обеспечение сбора, обработки и предоставления информации.

Процесс управления в современной организации корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

В зависимости от преобладающих механизмов подготовки решений можно также выделить в качестве возможных форм управления балансное, оптимизационное и политическое управление.

Балансное управление основано на поиске решений, при которых потребности для решения какой-либо задачи сбалансированы с реальными ресурсами, находящимися в ведении организации. При оптимизационном управлении решается задача выбора предпочтительного варианта действий или оптимального использования ресурсов. В отличие от балансной и оптимизационной форм управления, при которых используются расчетные алгоритмы или иные количественные методы для подготовки и принятия решения, политическое управление носит преимущественно волевой характер, отражая субъективные представления лица, принимающего решения.

Несмотря на множество реально работающих информационных систем управления в современных организациях, пока нет примеров исчерпывающего решения задачи интеграции всех информационных ресурсов территории, то есть создания поля данных, на котором можно было бы ставить и решать математически корректную оптимизационную задачу. Такое положение будет меняться в процессе развития и усиления значимости информационно-аналитической деятельности организации.

Сегодня эти процессы проявляются в функциональном (идет переход от автоматизации информационно-справочной деятельности к автоматизации аналитической обработки данных), технологическом (от централизации информации к распределенной системе хранения и аналитической обработки данных) и организационном аспектах (лица принимающие решения все чаще доверяют информационно-аналитическим технологиям).

В настоящее время нередка такая ситуация, когда компьютер имеется практически у каждого работника организации, а документооборот как внутри организаций, так и при их взаимодействии был и остается полностью бумажным. При этом, как правило, уровень информированности руководства и аналитической деятельности в организации не претерпевает заметных изменений.

Такое состояние информатизации является прямым следствием нарушения известных принципов информатизации, сформулированных основоположником информатизации управления академиком В. М. Глушковым:

Первый принцип - первого лица. Суть этого принципа состоит в том, что все цели и задачи совершенствования управления, решения острых проблем, возникающих в деятельности организации должны формулироваться руководителем организации. К примеру, известные попытки создать единую информационную модель региона (города, района, муниципального образования) чаще всего наталкиваются на стремление различных звеньев управления (в пределах одного органа государственной власти) максимально отобразить в ней ведомственные интересы. Это, в свою очередь, приводит к такой степени энтропии модели, что она перестает быть обозримой и практически полезной. На фоне не менее 2-3 тысяч показателей социально-экономического развития, 5-6 тысяч показателей, отражающих текущее состояние населенной территории, и не менее 500 сводных областей и направлений деятельности органов местного самоуправления должны быть выделены главные направления, подконтрольные секторы экономики и общества, а также проблемы, требующие максимального внимания со стороны первого руководителя в целом. На этой основе могут быть определены необходимые информационные ресурсы (информация и данные), которые адекватно отображают необходимые параметры (процессов, явлений и объектов управления), и только при этих условиях можно предполагать, что финансовые средства на информатизацию будут потрачены не впустую.

Второй важный принцип информатизации - принцип автоматизации документооборота. Соблюдение этого принципа состоит в том, что компьютер как универсальный инструмент обработки любого вида информации (алфавитно-цифровой, графической или голосовой) должен использоваться соответствующим способом.

Рис. 1

Если информационные потоки, циркулирующие между органами управления, будут осуществляться по схеме, показанной на рис. 1, можно быть уверенным, что компьютер используется органом управления как пресловутые "счеты". Если схема движения информации осуществляется так, как показано на рис. 2, то достигается одна из важнейших целей совершенствования управления - повышение достоверности и скорости обработки информации, снижение трудоемкости обработки данных, усиление аналитической деятельности, многократное использование данных.

 Скачать реферат