Управление общежитием

Описание постановки задачи.

Наименование организация:

Общежитие института.

Наименование предметной области:

Управление общежитием, учет прибывших, убывших студентов, контроль над своевременной уплатой сумм за проживание в общежитие.

Цель разработки ИС (БД):

Оперативное слежение за прибытием и отъездом студентов.

Учет свободных мест в общежитие. Организация оперативного, своевременного учета оплаты студентами проживания в общежитии.

Точка зрения:

Комендант общежития.

Перечень процессов составляющая деятельность общежития:

1. При поступлении в учебное заведение абитуриент обозначает в договоре то, что он нуждается в общежитии или не нуждается. На основе всех договоров подготавливаются места в общежитии.

2. Когда абитуриент зачислен (далее студент), он пишет заявление на место в общежитии. На основе данных заявлений (ФИО студента, курс, специальность, факультет) студентов расселяют по комнатам. Распределение заключается в том, что каждому студенту в соответствие записывается комната в журнале коменданта общежития.

3. В период экзаменационных сессии в общежитие прибывают студенты-заочники, их, так же как и студентов дневного отделения, записывают в журнале коменданта.

4. Каждому студенту объявляется сумма оплаты за проживание в месяц. Студент расписывается в журнале коменданта общежития.

5. Комендант общежития подает отчет в деканат факультета о заселении студента в общежитие.

6. Об отъезде из общежития студент должен сообщить коменданту заранее, не позднее 20-ти дневного срока. В этот срок он должен оплатить (погасить) задолженности.

7. Если студент не вносит плату за комнату более чем в 30-ти дневный срок, то рассматривается вопрос об его выписке из общежития.

8. При нарушении режима общежития студентом, рассматривается вопрос об исключении его из института.

9. Если студента исключают из института, то в 10-ти дневный срок он обязан освободить комнату и съехать из общежития.

10. При выезде студента из общежития, комендант отмечает в журнале дату выезда.

Описание процессов, поддерживаемых в рамках данного исследования:

· учет прибывших, выбывших студентов, относительно общежития;

· ведение журнала коменданта общежития;

· учет своевременной оплаты сумм за комнату студентами;

· оперативный учет свободных мест в общежитии для заселения студентов;

· информирование деканата о въехавших в общежитие студентах.

На рис. 1 показана схема взаимосвязи компонент с информационным обеспечением.

заявление (ФИО, курс и тд.)

паспортные данные, оплата

квитанция об оплате

определяет

информация о комнатах

сумма условия

списки студентов

данные о комнате

Общежитие:

Комендант

Рис.1. Схема взаимосвязи процессов и информационных потоков

Описание регламента для процессов:

· учет прибывших, выбывших студентов – постоянно;

· ведение журнала коменданта общежития – постоянно;

· учет своевременной оплаты сумм – ежемесячно;

· оперативный учет свободных мест – постоянно, по мере прибытия (выбытия) студентов;

· информирование деканата о въехавших в общежитие студентах – постоянно.

Уточнение правил для выполнения процессов для ПО:

ü за первый месяц проживания студент обязан внести сумму оплаты в течении 10-ти дней со дня выезда;

ü студент должен погасить имеющиеся задолженности в 30-ти дневный срок со дня, установленного как день оплаты. Если студент не оплачивает проживание в данный (отведенный) срок, то рассматривается вопрос об отчислении студента из института. При условии, что студент имел ранние задолженности и был оставлен в общежитии по каким-либо причинам (подача заявления о невозможной уплате долга, семейные и др. обстоятельства), которые обосновываются соответствующими документами.

ü если при отъезде из общежития студент не погасил все задолженности по оплате, то он не может снова въехать в общежитие, до полной уплаты задолженности.