Организация работы с документами

¨ исполнение документа;

¨ контроль исполнения документа;

¨ подшивку исполненного документа в дело.

Регистрация документов

Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят ее регистрацию.

Регистрация документа включает:

¨ проставление даты;

¨ проставление регистрационного номера;

¨ запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Главное назначение регистрации документов:

¨ придание им юридической силы;

¨ подтверждение факта их создания;

¨ подтверждение факта их поступления или отправления;

¨ создание регистрационно-справочного аппарата;

¨ давать количественные характеристики документам. <

Цель регистрации документов:

¨ учет;

¨ контроль;

¨ быстрый поиск.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исключа­ется повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового номера при передаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одного подразделения в другое или из одной базы данных в другую.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел. К ин­струкции прилагают перечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.

Классификаторы информации, используемые при регистрации:

¨ номенклатура дел;

¨ классификатор корреспондентов;

¨ классификатор структурных подразделений учреждения;

¨ классификатор руководителей и специалистов;

¨ классификатор видов документов;

¨ классификатор вопросов деятельности организации.

В конкретных организациях состав классификаторов может быть до­полнен.

Документы регистрируют в день поступления. При регистрации на до­кументе проставляют номер (см. реквизит "Регистрационный номер документа") и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).

Поступившим ответным документам новый номер не присваивают. Факт их поступления фиксируют в зоне "Отметка об исполнении" регистрацион­ной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваи­вают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу ини­циативного документа.

Номер ставят в регистрационном штампе на документе и в регистраци­онной форме учета.

Номером документов, формируемых в дела только по названиям и авто­рам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.), служат порядковые номера в пределах регистрируемого массива за год.

Номером документов, формируемых в дела по вопросам, корреспонден­там, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенкла­туре дел, который и определяет место хранения документа.

Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав докумен­тов организации, распределение функций между структурными подразделе­ниями, разделение обязанностей между руководителем и его заместителями.

 Скачать реферат