Автоматизация управления предприятием

Анализ проблемы

Зачем нужна система автоматизации административных процессов и в чем ее специфика

В настоящее время на рынке информационных систем наблюдается потребность в решении проблемы автоматизации бизнес-процессов обработки документов. Прежде всего, это связано с изменением стиля управления в новых условиях для отечественного бизнеса. Традиционное директивное управление, опирающееся на контроль отдельных фактов управленческого процесса и не содержащего механизмов детального контроля за его ходом, сменяются на более современные методики процессного управления, при котором деятельность организации воспринимается как композиция взаимосвязанных процессов. Подобный подход, помимо большей формализации и соответственно более детализированного контроля, позволяет поддержать возможность непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов, и соответственно обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения.

Подобный подход (получивший на западе название Total Quality Management тотальное управление качеством) закреплен в стандарте ISO 9000, приобретающем в последнее время все большую популярность в отечественных компаниях.

Однако для реализации на практике подобного подхода к управлению, требуется наличие инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна возможность непрерывного улучшения и внесения изменений в их структуру.

С другой стороны, информационные системы достигли необходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации не только очевидных участков деятельности (например, расчетные операции в бухгалтерии), но и процессов, связанных с общим управлением организацией. Но данный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень гибкости приложений, возможность внесения изменений в уже внедренные в компании приложения без остановки их работы, накопление консолидированной статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единого рабочего пространства.

Современная информационная система более или менее крупной организации может быть весьма условно разделена на три базовые функциональные компоненты:

• Подсистема управления ресурсами. Эта подсистема обеспечивает автоматизацию сопровождения основного процесса производства и оптимизацию ресурсов, используемых в этом процессе. С автоматизации такого участка деятельности, как правило, и начинается внедрение информационной системы предприятия. В минимальном варианте это может быть набор изолированных модулей, таких как бухгалтерия, склад, управление персоналом, в идеальном случае это комплексное внедрения интегрированной ERP-системы.
• Подсистема управления взаимодействиями. Подсистема включает в себя задачи информационного обмена с контрагентами (SCM (Supply Chain Management) системы) и покупателями (CRM (Customer Relationship Management) системы), а также разного рода порталы, обеспечивающие непосредственное взаимодействие организации с внешним миром.
• Подсистема управления административными процессами. В функциональность этой подсистемы входит автоматизация общего контура управления организацией. Обычно такая подсистема представлена приложениями, автоматизирующими канцелярский документооборот и разного рода системами контроля исполнительской дисциплины (АСКИД).

Вот краткий перечень задачи, автоматизация которых может быть реализована с помощью подсистемы управления административными процессами:

• Традиционное делопроизводство
• Контроль исполнения распоряжений
• Автоматизация реализации управленческих регламентов
• Автоматизация бюджетного процесса
• Автоматизация договорного процесса
• Автоматизация менеджмент качества
• Процедуры современных управленческих практик (Management by Objective, Balanced Score Cards и т.д.)
• Средства создания интегрированного архива документов компании
• И пр.

Все вышеперечисленные задачи имеют определенную технологическую специфику, а именно:

• Документоцентричность – основным объектом обработки в них является документ в различных формах представления (бумажный, образ документа, электронный документ), и, как следствие:
• Большое количество работы с неструктурированными данными
• «Полубумажные» технологии, то есть находящиеся на стыке работы с бумагой и компьютерными данными
• Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической гибкости, в силу высокой изменчивости автоматизируемых процессов
• Активность приложений. Пользователи подсистемы могут участвовать в большом количестве процессов и играть в них разные роли, в связи с чем, приложение само должно информировать пользователя о необходимости выполнения работы и предоставить пользователю данные в необходимом контексте.
• Процессы данной группы могут включать необходимость интеграции обработки данных из других подсистем (например, финансовых модулях).
• Отсутствие стандартов организации подобного рода процессов

Таким образом, система для автоматизации подобных задач должна соответствовать следующим требованиям:

• Поддерживать высокоуровневый инструментарий для автоматизации различных бизнес процессов,
• Содержать компоненты необходимые для работы со слабоструктурированной информацией,
• Обеспечивать возможность быстрой модификации процессов без остановки системы,
• Реализовывать принцип единой очереди заданий для различных процессов обработки информации,
• Обеспечивать возможность интеграции для обработки данных из подсистем информационной системы,
• Содержать стандартные блоки для автоматизации типовых бизнес процессов

Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота, является попытка автоматизировать отдельные задачи, не учитывая возможной перспективы развития системы. Давайте кратко остановимся на задачах, которые должна решать система автоматизации документооборота компании.

Точка зрения на функции системы может существенно отличаться в зависимости от того, какой специалист будет формулировать требования к системе.

Так например, руководитель воспитанный в рамках советской системы директивного управления будет требовать реализации таких функций как, регистрация корреспонденции, контроль исполнения резолюций и распоряжений, получения отчетов об исполнении документов, то есть задач автоматизации традиционного делопроизводства.

 Скачать реферат